Tin tức

Hướng dẫn chi tiết báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mẫu 01/PLI) theo NĐ 145/2020.

Posted on by Tư vấn viên
Post Views: 6

Hướng Dẫn Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động 2025: Những Điểm Mới Doanh Nghiệp Cần Biết

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, trong năm 2025, với sự thay đổi lớn về cơ cấu hành chính tại TP.HCM (Sở LĐTBXH sáp nhập vào Sở Nội vụ), nhiều doanh nghiệp không khỏi lúng túng về nơi nộp và quy trình thực hiện. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình báo cáo theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và cập nhật những lưu ý quan trọng nhất trong bối cảnh mới.

  1. Căn cứ pháp lý và Thay đổi cơ quan quản lý

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ về biến động lao động. Do thực hiện chủ trương tinh gọn bộ máy, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã sáp nhập vào Sở Nội vụ.

  • Các văn bản hướng dẫn, đôn đốc báo cáo hiện nay sẽ do Sở Nội vụ ban hành (Ví dụ: Công văn số 3367/SNV-VLATLĐ).
  • Nơi nhận báo cáo: Sở Nội vụ (thay vì Sở LĐTBXH như trước đây).
  • Biểu mẫu: Vẫn giữ nguyên theo quy định của Bộ luật Lao động.

  1. Thời hạn nộp báo cáo

Doanh nghiệp cần ghi nhớ 02 mốc thời gian này trong năm để tránh bị xử phạt hành chính:

  • Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/06.
  • Báo cáo hằng năm: Nộp trước ngày 05/12.

Mức phạt: Nếu chậm nộp hoặc không nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10.000.000đ – 20.000.000đ (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

  1. Nội dung và Biểu mẫu báo cáo

Rất nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu giải trình do điền sai lệch các cột phân loại lao động. Theo Mẫu số 01/PLI, doanh nghiệp không chỉ báo cáo tổng số lượng nhân sự mà phải phân tách chi tiết theo 3 nhóm tiêu chí sau tại thời điểm báo cáo (cuối kỳ):

Nhóm 1: Phân loại theo Vị trí việc làm

Đây là phần thường gây nhầm lẫn nhất. Doanh nghiệp cần căn cứ vào mô tả công việc và quy định nội bộ để xếp loại:

  • Nhà quản lý: Bao gồm các chức danh lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty (Ví dụ: Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng…).
  • Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Người lao động có trình độ từ Đại học trở lên, các chuyên gia.
  • Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Người lao động có trình độ Cao đẳng, Trung cấp, hoặc Kỹ thuật viên.
  • Khác: Các vị trí còn lại (Lao động phổ thông, nhân viên phục vụ, bảo vệ, tạp vụ…).

Nhóm 2: Phân loại theo Loại Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Cần rà soát kỹ lại các phụ lục hợp đồng đã ký để phân loại chính xác:

  • HĐLĐ không xác định thời hạn: Hợp đồng không ấn định thời điểm chấm dứt hiệu lực.
  • HĐLĐ xác định thời hạn: Hợp đồng có thời hạn (12 tháng, 24 tháng, 36 tháng…).
  • Khác: Các trường hợp như hợp đồng thử việc, hợp đồng đào tạo nghề, học việc… (những đối tượng chưa ký HĐLĐ chính thức).

Nhóm 3: Phân loại theo Nguồn gốc lao động

  • Người lao động Việt Nam: Tách riêng số lượng Nam/Nữ.
  • Người lao động nước ngoài: Tách riêng số lượng Nam/Nữ.

Lưu ý: Tổng số liệu của các cột con trong từng Nhóm phải bằng đúng Tổng số lao động của doanh nghiệp. Ví dụ: Tổng (Quản lý + Chuyên môn cao + Chuyên môn trung + Khác) = Tổng nhân sự toàn công ty.

  1. Hướng dẫn 02 cách nộp báo cáo chuẩn nhất 2025

Để đảm bảo tính liên thông và thuận tiện, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện theo Cách 1.

Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia 

Đây là phương thức tối ưu, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ với cả cơ quan quản lý lao động và cơ quan BHXH cùng lúc.

  • Bước 1: Truy cập dichvucong.gov.vn.
  • Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.
  • Bước 3: Tìm thủ tục: “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html?fbclid=IwY2xjawOd0XBleHRuA2FlbQIxMABicmlkETE2Q2ZGVGpHWVhvYWxqeUFuc3J0YwZhcHBfaWQQMjIyMDM5MTc4ODIwMDg5MgABHvMhbSkeRrEoibyi9Xgudlmu6hOTE9g_O3z1WVOanAr1vkb6wA9-Pw8a6BUD_aem_sEaVTC2HRXlrH9LzvwhG2w

  • Bước 4: Kê khai trực tuyến hoặc đính kèm file số liệu và gửi hồ sơ.

Cách 2: Nộp trực tiếp/Trực tuyến về Sở Nội vụ 

  1. Gửi file mềm: Truy cập link Google Form hoặc quét mã QR do Sở Nội vụ cung cấp để điền thông tin và tải lên file Excel dữ liệu.
  2. Gửi file scan: Đính kèm bản scan báo cáo (Mẫu 01/PLI) đã có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu đỏ (định dạng PDF).

Việc tuân thủ chế độ báo cáo lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi về BHXH cho người lao động. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin từ Sở Nội vụ để thực hiện đúng quy trình.

_______________

Công ty TNHH Manabox Việt Nam
Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Facebook: https://www.facebook.com/ManaboxVietnam
Nhóm Zalo để thảo luận Miễn phí và hỗ trợ mùa quyết toán: https://zalo.me/g/ryjjoq044

    Liên hệ với chúng tôi




    You cannot copy content of this page.

    Please contact with Manabox for more support.