Mượn nhà kinh doanh có phải nộp thuế? Thủ tục hạch toán 2026

Khi cá nhân có nhà riêng cho người thân mượn để thành lập hoặc vận hành doanh nghiệp, việc thiết lập hồ sơ không chỉ đơn thuần là sự thỏa thuận miệng mà cần tuân thủ các quy định khắt khe của Bộ luật Dân sự và Luật Thuế để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

1. Bản chất của Hợp đồng mượn tài sản 

Theo Điều 494 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng mượn tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho mượn giao tài sản cho bên mượn sử dụng trong một thời hạn mà không phải trả tiền.

• Đặc điểm: Bên mượn phải trả lại tài sản khi hết thời hạn mượn hoặc mục đích mượn đã đạt được.

• Lưu ý: Việc mượn nhà phải đảm bảo các điều kiện về nhà ở tham gia giao dịch (không tranh chấp, có quyền sở hữu…) theo Luật Nhà ở 2023.

2. Doanh nghiệp có được hạch toán chi phí khi mượn nhà miễn phí?

Đây là câu hỏi cốt lõi của chị Trúc. Để Công ty có đủ cơ sở hạch toán chi phí liên quan đến địa điểm kinh doanh (như tiền điện, nước, sửa chữa), doanh nghiệp cần:

• Hợp đồng mượn nhà: Phải được lập thành văn bản rõ ràng giữa cá nhân (chị Trúc) và pháp nhân (Công ty).

• Chứng minh quan hệ nhân thân: Trong trường hợp này là quan hệ mẹ con giữa chủ sở hữu nhà và người đại diện doanh nghiệp để giải trình tính hợp lý của việc mượn không thu phí.

• Quy định về chi phí được trừ: Doanh nghiệp chỉ được trừ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ sản xuất kinh doanh có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo tên, mã số thuế của công ty tại địa chỉ mượn.

3. Vấn đề khai thuế thay cho người khác

Nếu mẹ chị Trúc (70 tuổi) là chủ sở hữu nhà và muốn con cái hoặc doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kê khai thuế thay, pháp luật hoàn toàn cho phép:

• Phương pháp tính thuế: Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong các trường hợp có thỏa thuận bằng văn bản.

• Ủy quyền: Dựa trên cơ sở ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự, Công ty có thể đứng ra thực hiện các nghĩa vụ về thuế thay cho mẹ chị Trúc để đảm bảo hồ sơ thuê/mượn nhà luôn đúng quy định.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________