Chuẩn bị trước khi tiếp đoàn thanh tra Bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiếp đoàn thanh tra bảo hiểm xã hội. Cùng Manabox tìm hiểu các công việc, hồ sơ giấy tờ doanh nghiệp cần thu thập trước các đợt thanh tra. Việc nắm bắt được các hồ sơ thủ tục cũng giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp công việc của bộ phân chuyên trách.

Chuẩn bị về thành phần nhân sự làm việc

Doanh nghiệp cần cử đại diện làm việc với Đoàn, bao gồm:

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Trong không thể có mặt làm việc với Đoàn thanh tra, Doanh nghiệp phải cử người được ủy quyền hợp pháp thay mặt. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản. Nội dung ủy quyền cần thể hiện: “Thay mặt người đại diện theo pháp luật của đơn vị cung cấp hồ sơ, chứng từ, tài liệu, dữ liệu và ký các biên bản, giấy tờ liên quan đến nội dung thanh tra, kiểm tra”
2. Người phụ trách lập hồ sơ tham gia, chuyển nộp tiền đóng và hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN của đơn vị nếu có.

Chuẩn bị về hồ sơ, chứng từ và dữ liệu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ theo yêu cầu của Trưởng đoàn Thanh tra. Hồ sơ gồm có:

• Hồ sơ pháp lý:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC); Giấy phép đầu tư (IRC), Quyết định thành lập.
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc: chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có).
  • Trường hợp đơn vị được thanh tra, kiểm tra là Chi nhánh, Văn phòng đại diện: ngoài giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, đơn vị cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đơn vị chủ quản.

• Hồ sơ lao động, tiền lương:

  • Hợp đồng lao động; Phụ lục Hợp đồng lao động; các văn bản thông báo, quyết định về việc tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng lao động;
  • Giấy phép lao động; Giấy xác nhận miễn cấp giấy phép lao động (nếu có) của người nước ngoài;
  • Thang lương, bảng lương;
  • Khai trình sử dụng lao động, Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
  • Bảng chi tiết tiền lương hàng tháng; Bảng chấm công hàng tháng (kèm file dữ liệu);
  • Các chứng từ chi trả lương cho người lao động;
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS hoặc D02-LT);
  • Chứng từ nộp tiền BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN;
  • Báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân và các phụ lục đính kèm, các hồ sơ khác liên quan đến tiền lương, thu nhập làm căn cứ trích nộp BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN.
• Hồ sơ chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội ngắn hạn: Ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, dưỡng sức phục hồi sức khỏe

• • Danh sách lao động có phát sinh chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, dưỡng sức – phục hồi sức khỏe đã được cơ quan BHXH duyệt nhưng đơn vị chưa chi.
  • Danh sách lao động có phát sinh chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, dưỡng sức – phục hồi sức khỏe nhưng chưa được lập hồ sơ giải quyết. Chứng từ chi trả các chế độ BHXH cho người lao động (chứng từ có ký nhận của người thụ hưởng hoặc chứng từ chuyển khoản).
• Hồ sơ cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế:

• • Hồ sơ bàn giao sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
  • Hồ sơ công khai kết quả đóng BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN của người lao động.
  • Danh sách người lao động đã nghỉ việc chưa được xác nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN (nếu có).
  • Danh sách người lao động đã nghỉ việc chưa đến nhận sổ bảo hiểm xã hội đã được xác nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN đang còn lưu giữ tại đơn vị (nếu có).
  • Sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH chưa bàn giao cho người lao động đang lưu trữ tại đơn vị (tổng hợp danh sách kèm theo).

• Hồ sơ đã được thanh tra, kiểm tra tại đơn vị:

Các Biên bản, Kết luận, Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và của cơ quan bảo hiểm xã hội trong hai năm trước liền kề đến thời điểm thanh tra, kiểm tra (nếu có).

Theo đó, Doanh nghiệp có cơ sở chuẩn bị, sắp xếp công việc, tổ chức nhân sư và lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết và khoa học để phục vụ công việc thanh tra có thể có trong tương lai.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________