Nghĩa Vụ Khi Tạm Hoãn Hợp Đồng Lao Động

Khi doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động, nhiều câu hỏi được đặt ra về nghĩa vụ đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Bài viết này phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn thực hiện đúng quy định.

I. Nghĩa Vụ Đóng Bảo Hiểm Xã Hội Khi Tạm Hoãn Hợp Đồng Lao Động

1.1. Cơ Sở Pháp Lý

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, việc tạm dừng đóng BHXH được quy định rõ ràng như sau:

Đối tượng quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 và khoản 2 Điều 2 của Luật này mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội tháng đó, trừ trường hợp người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc có đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động tháng đó với căn cứ đóng bằng căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tháng gần nhất;

1.2. Phân Tích Quy Định

Điều kiện tạm dừng đóng BHXH:

•       Thời gian không hưởng lương: Người lao động phải không hưởng tiền lương trong thời gian từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Điều này có nghĩa là nếu thời gian tạm hoãn dưới 14 ngày làm việc, doanh nghiệp vẫn phải đóng BHXH đầy đủ cho tháng đó.
•       Bản chất pháp lý: BHXH bắt buộc dựa trên nguyên tắc chia sẻ trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động, với căn cứ tính là quỹ tiền lương thực tế chi trả. Khi hợp đồng lao động bị tạm hoãn, mối quan hệ về; cung ứng sức lao động; và ;trả công; bị gián đoạn, do đó nghĩa vụ đóng góp vào quỹ BHXH cũng tạm thời chấm dứt.

1.3. Quyền Thỏa Thuận Tiếp Tục Đóng BHXH

Luật BHXH 2024 đã bổ sung quy định mới về quyền tự nguyện thỏa thuận:

•       Doanh nghiệp và người lao động có quyền thỏa thuận để tiếp tục đóng BHXH trong thời gian tạm hoãn hợp đồng, ngay cả khi không có sự chi trả tiền lương.
•       Căn cứ đóng: Nếu hai bên thỏa thuận tiếp tục đóng, căn cứ tính BHXH sẽ là mức lương của tháng gần nhất trước khi tạm hoãn.
•       Ý nghĩa thực tiễn: Đây là quy định mới có lợi cho cả hai bên. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính sách này như một công cụ giữ chân nhân tài trong thời kỳ khó khăn, đồng thời người lao động không bị gián đoạn thời gian đóng BHXH, đảm bảo quyền lợi về lâu dài.

1.4. Kết Luận Về BHXH

Doanh nghiệp KHÔNG CÓ NGHĨA VỤ đóng BHXH bắt buộc nếu thời gian tạm hoãn từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng. Tuy nhiên, hai bên có quyền thỏa thuận bằng văn bản để tiếp tục đóng BHXH trong giai đoạn này.

II. Nghĩa Vụ Kê Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân

Nghĩa vụ thuế TNCN được phân tích theo hai giai đoạn khác nhau: khấu trừ thuế hàng tháng/quý và quyết toán thuế cuối năm.

2.1. Giai Đoạn Khấu Trừ Thuế Theo Tháng/Quý

1. Cơ sở pháp lý

Điểm b, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về thời điểm xác định thu nhập chịu thuế:

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế;

Khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về các loại thuế khai theo tháng/quý:

Thuế thu nhập cá nhân khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế;

1. Nguyên tắc áp dụng

•       Nghĩa vụ thuế chỉ phát sinh khi có sự chi trả thu nhập thực tế. Đây là nguyên tắc cơ bản của thuế TNCN từ tiền lương, tiền công: không có chi trả = không có nghĩa vụ thuế.
•       Trong thời gian tạm hoãn hợp đồng (ví dụ: người lao động nghỉ không lương 2 tháng), doanh nghiệp không chi trả bất kỳ khoản thu nhập nào cho người lao động.
•       Do không có hành vi;trả thu nhập;, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế chưa phát sinh. Vì vậy, doanh nghiệp không có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN của người lao động trong các tờ khai tháng/quý tương ứng.

1. Kết luận về khấu trừ thuế tháng/quý

Doanh nghiệp KHÔNG CÓ NGHĨA VỤ khấu trừ và nộp thuế TNCN trong các tháng/quý mà người lao động không nhận lương do tạm hoãn hợp đồng.

2.2. Giai Đoạn Quyết Toán Thuế Cuối Năm

1. Cơ sở pháp lý

Điểm d.2, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về ủy quyền quyết toán thuế:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;

1. Phân tích điều kiện ủy quyền
2.   Quan hệ lao động vẫn tồn tại: Việc tạm hoãn hợp đồng lao động không làm chấm dứt quan hệ lao động giữa hai bên. Tại thời điểm thực hiện quyết toán thuế (thường là tháng 1-3 của năm sau), nếu người lao động đã quay lại làm việc hoặc vẫn đang trong thời gian tạm hoãn nhưng hợp đồng chưa chấm dứt, họ vẫn được coi là nhân sự của doanh nghiệp.
3.   Điều kiện về thời gian hợp đồng: Người lao động đã ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên với doanh nghiệp, đáp ứng điều kiện ủy quyền quyết toán.
4.   Không làm việc đủ 12 tháng: Quy định cho phép ủy quyền ngay cả khi người lao động không làm việc đủ 12 tháng trong năm, bao gồm cả trường hợp có thời gian tạm hoãn.
5.   Điều kiện về thu nhập khác: Nếu trong năm đó, ngoài thời gian làm việc tại công ty và thời gian tạm hoãn, người lao động không có thu nhập vãng lai từ nơi khác (hoặc có nhưng dưới 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ 10%), họ hoàn toàn đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.
6. Cách thức kê khai quyết toán

Doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế trên Tờ khai Mẫu 05/KK-TNCN như sau:

•       Tổng hợp thu nhập thực trả: Ghi nhận tổng số tiền lương thực tế đã chi trả cho người lao động trong cả năm (không bao gồm các tháng tạm hoãn).
•       Thu nhập các tháng tạm hoãn: Ghi nhận là 0 đồng đối với các tháng không có chi trả lương.
•       Lợi ích của việc quyết toán: Hệ thống thuế sẽ tính toán thuế theo biểu lũy tiến từng phần dựa trên tổng thu nhập cả năm chia trung bình cho 12 tháng. Phương pháp này thường có lợi hơn cho người lao động, có thể dẫn đến việc được hoàn thuế hoặc giảm số thuế phải nộp so với việc chỉ tính riêng lẻ từng tháng làm việc.

1. Ví dụ minh họa

Tình huống: Người lao động có mức lương 10 triệu đồng/tháng. Làm việc 10 tháng trong năm, tạm hoãn hợp đồng 2 tháng.  

Cách tính: Tổng thu nhập chịu thuế cả năm = 10 triệu × 10 tháng = 100 triệu đồng Thu nhập tính thuế trung bình = 100 triệu ÷ 12 tháng = 8,33 triệu đồng/tháng  

Lợi ích: Nhờ chia trung bình cho 12 tháng, mức thu nhập tính thuế giảm xuống, giúp áp dụng bậc thuế thấp hơn theo biểu lũy tiến từng phần, từ đó giảm tổng số thuế phải nộp hoặc được hoàn thuế.

1. Kết luận về quyết toán thuế

Doanh nghiệp VẪN PHẢI kê khai thông tin của người lao động trong hồ sơ quyết toán thuế năm (nếu người lao động ủy quyền), với mức thu nhập của các tháng tạm hoãn được ghi nhận là 0 đồng.

III. Tổng Kết Và Khuyến Nghị

Bảng tổng hợp nghĩa vụ khi tạm hoãn hợp đồng lao động:

3.1. Khuyến Nghị Cho Doanh Nghiệp

1. Lập văn bản thỏa thuận rõ ràng: Doanh nghiệp cần có văn bản thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng lao động với người lao động, trong đó ghi rõ thời gian tạm hoãn, điều kiện quay lại làm việc, và thỏa thuận (nếu có) về việc tiếp tục đóng BHXH.
2. Theo dõi thời gian tạm hoãn chính xác: Cần tính toán chính xác số ngày làm việc trong tháng để xác định nghĩa vụ đóng BHXH (ngưỡng 14 ngày làm việc).
3. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Giữ lại các giấy tờ chứng minh về việc tạm hoãn hợp đồng, văn bản thỏa thuận, và giấy ủy quyền quyết toán thuế từ người lao động để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
4. Tư vấn cho người lao động: Giải thích rõ ràng cho người lao động về quyền lợi và nghĩa vụ của họ trong thời gian tạm hoãn, đặc biệt là về BHXH và thuế TNCN.
5. Phối hợp với kế toán: Đảm bảo bộ phận kế toán nắm rõ các quy định để thực hiện kê khai đúng hạn và chính xác, tránh bị xử phạt do kê khai sai hoặc thiếu.

3.2. Lưu Ý Quan Trọng

⚠ LƯU Ý: Các quy định pháp luật có thể được cập nhật theo thời gian. Doanh nghiệp nên theo dõi thường xuyên các văn bản pháp luật mới và tham khảo ý kiến của cơ quan thuế, BHXH hoặc chuyên gia pháp lý khi có thắc mắc cụ thể.

Kết Luận

Việc tạm hoãn hợp đồng lao động là một công cụ linh hoạt giúp doanh nghiệp và người lao động vượt qua giai đoạn khó khăn mà không cần chấm dứt quan hệ lao động. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, việc nắm vững các quy định về BHXH và thuế TNCN là vô cùng cần thiết.

Luật BHXH 2024 đã có những cải tiến quan trọng, đặc biệt là việc cho phép hai bên thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH trong thời gian tạm hoãn. Đây là điểm sáng giúp bảo vệ quyền lợi dài hạn của người lao động và tạo điều kiện cho doanh nghiệp giữ chân nhân tài.

Về thuế TNCN, nguyên tắc không chi trả = không khấu trừ; áp dụng rõ ràng trong thời gian tạm hoãn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quyết toán thuế cuối năm nếu người lao động ủy quyền, giúp tối ưu hóa lợi ích cho người lao động thông qua cơ chế tính thuế theo biểu lũy tiến trên tổng thu nhập cả năm.

Tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính, mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội và xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch, bền vững.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________