Cách trích lập quỹ dự phòng tiền lương mới nhất

Dưới đây là nội dung chi tiết được trích dẫn từ phần hỏi đáp từ Cổng thông tin Bộ Tài Chính và các ví dụ tính toán cụ thể: TRÍCH LẬP QUỸ DỰ PHÒNG TIỀN LƯƠNG (CÓ VÍ DỤ)

HƯỚNG DẪN CỦA BỘ TÀI CHÍNH

Hỏi: Tại điểm c khoản 2.5 Điều 6 thông tư Số: 78/2014/TT-BTC quy định: “c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế). Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.” 

Theo tình hình tài chính của cty tại ngày 31/12/2025, đơn vị xác định số tiền lương chưa chi đến ngày 31/3/2026 là 300 triệu. Đơn vị thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương, để được kéo dài thời gian đến 30/6/2026 theo quy định. (Đáp ứng đủ các điều kiện về hồ sơ, tỉ lệ trích lập < 17% theo quy định) – Căn cứ chuẩn mực kế toán số 18, thông tư 200, thông tư số 48 hướng dẫn về trích lập ỹ dự phòng phải trả, 2 trong các điều kiện cần để được ghi nhận dự phòng phải trả là: + Đưa ra được 1 ước tính đáng tin cậy về giá trị nghĩa vụ đó + Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế khi thực hiện nghĩa vụ đó. Tuy nhiên tiền lương chưa chi đến 31/3 : + Chưa được ước tính tin cậy do khoản chi lương năm sau, đơn vị không chắc chắn có thực hiện dc theo đúng kế hoạch không (Phụ thuộc và tài chính công ty) + Bản chất là khoản nợ đơn vị phải thực hiện do còn nợ lương, và khi đơn vị thực hiện nghĩa vụ này sẽ không làm giảm sút về các lợi ích kinh tế của đơn vị (ko làm tăng chi phí, ko làm giảm lợi nhuận… vì Cp lương đã được tính vào Chi phí sản xuất năm 2025). Vì vậy không đủ điều kiện để đơn vị hạch toán quỹ dự phòng tiền lương này như những khoản dự phòng mà thông tư 48 đã hướng dẫn.

• BTC cho hỏi: Đối với trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo như quy định thông tư 78, thì đơn vị có mở sổ tài khoản và hạch toán kế toán không? Nếu có nhờ BTC hướng dẫn chi tiết cách mở sổ tài khoản và hạch toán kế toán đối với trường hợp này ak. Rất mong sớm nhận được câu trả lời của BTC. Tôi xin chân thành cám ơn./.

Trả lời:

• Tại điểm c khoản 2.6 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014, Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 và Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

… 2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: … 2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau: … c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế). Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau. …”;

• Tại Chuẩn mực Kế toán số 18 ban hành và công bố theo Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp kế toán các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng:

“Nghĩa vụ pháp lý: Là nghĩa vụ phát sinh từ: a) Một hợp đồng; b) Một văn bản pháp luật hiện hành. Nghĩa vụ liên đới: Là nghĩa vụ phát sinh từ các hoạt động của một doanh nghiệp khi thông qua các chính sách đã ban hành hoặc hồ sơ, tài liệu hiện tại có liên quan để chứng minh cho các đối tác khác biết rằng doanh nghiệp sẽ chấp nhận và thực hiện những nghĩa vụ cụ thể.”;

• Tại khoản 1 Điều 47, khoản 2 Điều 56 Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa:

“Điều 47. Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

1. Nguyên tắc kế toán a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có, tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp. b) Dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;

• Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ;

• Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó. … Điều 56. Nguyên tắc kế toán doanh thu …

2. Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất giao dịch để phản ánh một cách trung thực, hợp lý. …”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty thực hiện trích quỹ dự phòng tiền lương, tiền công theo điểm c khoản 2.6 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính thì Công ty mở sổ sách kế toán, hạch toán theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính.

CÁC VÍ DỤ TÍNH TOÁN

Ví dụ 1: Quỹ tiền lương năm 20X1 của Doanh nghiệp A (DNA) phải trả cho người lao động là 10 tỷ đồng:

+ Trường hợp 1: Trong năm 20X1 DNA đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động số tiền 8 tỷ đồng, như vậy đến cuối ngày 31/12/20X1 còn dư lại 2 tỷ đồng. Trong quý I năm 20X2 đơn vị tiếp tục sử dụng quỹ tiền lương năm 20X1 để chi trả tiền lương tiền công của năm 20X1 là 300 triệu đồng. Như vậy quỹ tiền lương thực hiện năm 20X1 đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán là 8,3 tỷ đồng. Để đảm bảo việc trả lương năm sau không bị gián đoạn, DN A được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa là: 8,3 tỷ đồng x 17% = 1,411 tỷ đồng. Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 20X1 = 8,3 tỷ đồng + 1,411 tỷ đồng = 9,711 tỷ đồng.

+ Trường hợp 2: Tính đến cuối ngày 31/3/20X2 DNA đã chi trả tiền lương, tiền công trong năm 20X1 và chi bổ sung trong 3 tháng đầu năm 20X2 tổng cộng là 9,5 tỷ đồng. Vậy để đảm bảo việc trả lương không bị gián đoạn, DNA được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa là: 9,5 tỷ đồng x 17% = 1,615 tỷ đồng. Tổng số tiền lương năm 20X1 nếu tính đúng 17% trên quỹ lương thực hiện bằng (=) 9,5 tỷ đồng + 1,615 tỷ đồng = 11,115 tỷ đồng. Tuy nhiên do quỹ lương phải trả cho người lao động là 10 tỷ đồng, do vậy tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 20X1 là 10 tỷ đồng.

Ví dụ 2: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 20X1 DN B có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 30/06/20X2, DN B mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 20X1 là 7 tỷ đồng thì DN B phải ghi giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 20X2) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 20X2 nếu DN B có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định

Trích lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào? (Có ví dụ minh họa bài tập có đáp án)

CƠ SỞ PHÁP LÝ

Nghị định 320/2025/NĐ-CP

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau;

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________