Chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử bị phạt như thế nào?

Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về các quy định và phạt liên quan đến quá trình chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, cũng như các giải pháp để giảm thiểu rủi ro bị phạt.

Quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ thì: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

Như vậy chỉ có người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mới phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì không phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử. Hệ thống ứng dụng hóa đơn điện tử sẽ tự động tiếp nhận dữ liệu hóa đơn thông qua việc cấp mã, người nộp thuế không phải gửi thêm báo cáo nào về việc sử dụng hóa đơn như trước đây.

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn, ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã. Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi. Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu hóa đơn đã lập cho cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ngày ký khác ngày lập hóa đơn điện tử có hợp lệ không? Ngày làm việc tiếp theo là gì?

Phương thức chuyển dữ liệu

Theo quy định tại khoản 3 điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì có hai phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp và phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã theo bảng tổng hợp mẩu 01/TH-HĐĐT chỉ áp dụng đối với 8 ngành nghề, lĩnh vực chính sau: : bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Ngoài ra trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân, không lấy hóa đơn thì có thể lập bảng tổng hợp theo mẫu 01/TH-HĐĐT và gửi ngay trong ngày. Lưu ý đối với bảng tổng hợp dữ liệu xăng dầu chỉ áp dụng đối với các trường hợp đã xuất hóa đơn cho cá nhân và khách hàng không lấy hóa đơn đó. Các trường hợp còn lại phải gửi dữ liệu đầy đủ từng hóa đơn đến cơ quan thuế đồng thời với thời điểm gửi cho khách hàng.

Ngoài các trường hợp đã quy định nêu trên, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã phải gửi đầy đủ nội dung từng hóa đơn đến cơ quan thuế đồng thời vời việc gửi hóa đơn cho người mua.

Thời hạn gửi dữ liệu hóa đơn điện tử?

Đối với 8 trường hợp được gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp 01/TH-HĐĐT (Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng): Thời hạn gửi theo thời hạn nộp tờ khai thuế Giá trị gia tăng (Theo quý hoặc theo tháng). Riêng đối với bảng tổng hợp dữ liệu xăng dầu mẩu 01/TH-HĐĐT phải gửi ngay trong ngày.

Đối với các trường hợp còn lại (gửi đầy đủ nội dung từng hóa đơn), thời hạn gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cùng thời điểm gửi hóa đơn cho người mua.

Mức xử phạt chậm chuyển dữ liệu

Mức xử phạt chậm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

• Quá hạn 01 – 05 ngày làm việc: 02 – 05 triệu đồng
• Quá hạn 06 – 10 ngày làm việc 05 – 08 triệu đồng
• Quá hạn 11 ngày làm việc trở lên: 10 – 20 triệu đồng
• Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ: 05 – 08 triệu đồng
• Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế: 10 – 20 triệu đồng

Theo Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về mức xử phạt hành vi vi phạm quy định về chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử so với thời hạn quy định, mức phạt tối đa đến 20 triệu đồng.

Chính vì vậy đề nghị người nộp thuế nghiên cứu các quy định nêu trên để thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đầy đủ, đúng thời gian quy định./.

Giải pháp giảm thiểu rủi ro bị phạt

Qua giám sát việc sử dụng hóa đơn điện tử trên ứng dụng quản lý hóa đơn điện tử thấy rằng việc chậm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, chậm gửi hóa đơn để cấp mã đang diễn ra phổ biến. Cá biệt có nhiều trường hợp chậm gửi trong thời gian dài.

Nguyên nhân chủ yếu do người nộp thuế đơn giản, nghỉ rằng muốn gửi dữ liệu hay gửi hóa đơn cấp mã lúc nào cũng được, có số ít thì khi lập hóa đơn xong, người mua chưa trả tiền nên chưa gửi hóa đơn đến cơ quan thuế, chưa xin cấp mã và chưa gửi hóa đơn cho người mua. Tuy nhiên cũng không loại trừ người bán lập hóa đơn xong gửi cho người mua và cố tình không gửi cho cơ quan thuế. Ngoài ra cũng có nguyên nhân khách quan do đường truyền, do sự cố kỹ thuật…

Tuy nhiên, dù bất cứ lý do gì thì việc chậm, hoặc không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, không cấp mã hóa đơn hoặc chậm cấp mã hóa đơn đều dẫn đến rủi ro về thuế, ảnh hưởng đến người mua và vi phạm pháp luật về sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp cần cập nhật và tuân thủ các thời hạn quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.