CHI PHÍ THUÊ XE CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV DO CÁ NHÂN LÀM CHỦ?

CHI PHÍ THUÊ XE CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV DO CÁ NHÂN LÀM CHỦ có được tính vào chi phí được trừ

Hợp đồng do chính chủ đứng tên

Công ty TNHH một thành viên (MTV) do một cá nhân làm chủ đang có nhu cầu sử dụng xe ô tô phục vụ hoạt động kinh doanh. Giám đốc công ty (đồng thời là chủ sở hữu) cho công ty thuê lại xe ô tô cá nhân của mình. Doanh nghiệp đã lập hợp đồng thuê xe, biên bản giao nhận xe và có chứng từ thanh toán tiền thuê đầy đủ. Vấn đề đặt ra là: Liệu chi phí thuê xe từ chính Giám đốc có được coi là hợp lý, hợp lệ và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Đồng thời, cần xem xét các căn cứ pháp lý, điều kiện áp dụng và rủi ro tiềm ẩn trong giao dịch này.

Đối với chi phí thuê tài sản của cá nhân (ví dụ thuê xe của Giám đốc – một cá nhân không kinh doanh), pháp luật thuế cũng có hướng dẫn cụ thể. Điểm 2.5 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định: hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với tiền thuê tài sản của cá nhân phải bao gồm

• Ký hợp đồng thuê tài sản giữa công ty và cá nhân chủ sở hữu
• Có chứng từ thanh toán tiền thuê, thanh toán đầy đủ tiền thuê xe theo nội dung hợp đồng
• Trường hợp trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, cần bổ sung chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân đó. Đặc biệt, nếu hợp đồng ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và doanh nghiệp nộp thuế thay, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ toàn bộ số tiền thuê bao gồm cả phần thuế đã nộp thay. 

Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn về thuế TNCN, cá nhân cho thuê tài sản có nghĩa vụ thuế tùy theo mức doanh thu. Hiện nay, ngưỡng doanh thu cho thuê tài sản trên 100 triệu đồng/năm sẽ phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT và thuế TNCN (theo tỷ lệ % trên doanh thu) đối với cá nhân cho thuê. Nếu tổng số tiền thuê xe ô tô trả cho Giám đốc vượt 100 triệu đồng trong năm, cá nhân cho thuê phải kê khai, nộp thuế đầy đủ; doanh nghiệp thuê có thể thỏa thuận nộp thuế thay và khoản thuế nộp thay này được tính vào chi phí được trừ như nêu trên

Trích công văn

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ký hợp đồng mượn xe ô tô theo quy định của pháp luật và thực tế có sử dụng vào mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng nếu các khoản chi phí được nêu cụ thể trong hợp đồng mượn xe và đáp ứng đủ các điều kiện về khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định của pháp luật.

Về việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với khoản lợi ích mà cá nhân chủ sở hữu xe (là giám đốc Công ty) nhận được thực hiện theo quy định…

Chất vấn của cơ quan thuế khi thuê xe giữa công ty và Giám đốc

Giao dịch thuê xe giữa công ty và chính Giám đốc tuy hợp pháp nhưng cũng tiềm ẩn một số rủi ro và cần lưu ý đặc biệt:

• Rủi ro về tính độc lập, giá thị trường: Vì đây là giao dịch với bên có liên quan (chủ sở hữu công ty), cơ quan thuế có thể xem xét liệu đơn giá thuê xe có hợp lý theo giá thị trường hay không. Nếu công ty trả tiền thuê xe cho Giám đốc với mức quá cao so với mặt bằng chung (nhằm mục đích giảm lãi chịu thuế chẳng hạn), chi phí có thể bị ấn định giảm xuống mức giá thị trường. Do đó, doanh nghiệp nên khảo sát giá thuê xe tương tự trên thị trường để xác định mức giá thuê hợp lý, tránh bị xuất toán phần chi vượt mức. Ngược lại, nếu giá thuê quá thấp không thực tế, cũng có thể bị coi chưa phản ánh đúng bản chất giao dịch.

• Phân biệt mục đích sử dụng xe – lợi ích cho cá nhân: Công ty cần lưu ý không sử dụng ngân sách doanh nghiệp để chi trả cho việc sử dụng xe vì mục đích riêng tư của Giám đốc. Theo quy định về thuế TNCN, khoản lợi ích do công ty chi trả để phục vụ cá nhân riêng lẻ (ví dụ: xe chỉ dùng để đưa đón riêng Giám đốc từ nhà đến công ty hằng ngày) có thể bị coi là thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó. Cụ thể, chi phí đưa đón từng cá nhân riêng sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người được đưa đón, trong khi nếu phương tiện đưa đón phục vụ tập thể nhân viên hoặc phục vụ công tác chung thì không tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân. Do đó, để an toàn, doanh nghiệp nên sử dụng xe vào mục đích công vụ chung; trường hợp xe có phục vụ một phần nhu cầu đi lại cá nhân của Giám đốc (như đưa đón từ nơi ở đến nơi làm việc), cần đánh giá tỷ lệ sử dụng và có thể phải phân bổ, loại trừ phần chi phí mang tính cá nhân ấy khi hạch toán. Việc này nhằm tránh rủi ro bị cơ quan thuế coi là công ty trả phúc lợi riêng cho Giám đốc và truy thu thuế TNCN hoặc không chấp nhận chi phí.

• Tuân thủ thủ tục nội bộ và nguyên tắc quản trị: Mặc dù công ty TNHH MTV chỉ có một chủ sở hữu, luật pháp vẫn yêu cầu minh bạch trong giao dịch giữa công ty với chính chủ sở hữu. Luật Doanh nghiệp hiện hành quy định chủ sở hữu công ty phải tuân thủ việc tách bạch tài sản cá nhân và tài sản công ty. Giao dịch thuê xe phải được lập thành hợp đồng rõ ràng như trên để đảm bảo tính độc lập về pháp lý giữa hai bên (công ty và chủ sở hữu với tư cách cá nhân). Nên có quyết định của chủ sở hữu (Giám đốc tự ra quyết định với tư cách chủ công ty) phê duyệt hợp đồng, nhằm tuân thủ quy định về quản lý giao dịch với người có liên quan. Việc này giúp tránh rủi ro pháp lý về sau, đặc biệt trong trường hợp có tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.

• Kiểm tra, thanh tra thuế: Chi phí thuê xe từ Giám đốc có thể sẽ được cơ quan thuế chú ý trong các kỳ kiểm tra, thanh tra thuế do tính đặc thù của mối quan hệ các bên. Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ và giải trình rõ ràng mục đích kinh doanh của việc thuê xe. Nếu tất cả giấy tờ hợp lệ, sử dụng xe đúng cho hoạt động công ty, và thuế liên quan đã nộp đúng quy định, thì khoản chi này sẽ được chấp nhận. Ngược lại, nếu thiếu hồ sơ hoặc có dấu hiệu lợi dụng để hạch toán chi phí không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xuất toán chi phí, truy thu thuế TNDN do khoản chi bị loại, đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Cơ sở pháp lý

Tại khoản 3, khoản 4 Điều 77 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 quy định: 

“Điều 77. Nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty

 …3. Phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty với tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với chi tiêu của Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

4. Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê, hợp đồng, giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty”.

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đồng thời đáp ứng đầy đủ ba điều kiện sau:

• Chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

• Đối với khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải được thanh toán không dùng tiền mặt.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________