Địa điểm kinh doanh hay Chi nhánh – Ưu và Hạn chế

Manabox Việt Nam xin gửi tới Quý doanh nghiệp phần phân tích làm rõ các ưu điểm và hạn chế của hai mô hình “Chi nhánh” và “Địa điểm kinh doanh”. Qua đó giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp nhất với quy mô hoạt động, yêu cầu quản trị và nghĩa vụ pháp lý.

Địa điểm kinh doanh

Địa điểm Kinh doanh (ĐĐKD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân độc lập và có phạm vi hoạt động hẹp nhất so với chi nhánh. Về mặt kế toán, ĐĐKD thực hiện hạch toán phụ thuộc hoàn toàn vào trụ sở chính hoặc đơn vị chủ quản, không có bộ máy kế toán riêng và mọi hoạt động kinh tế đều được hạch toán tập trung.

Theo quy định mới nhất (từ 17/01/2021), ĐĐKD không được cấp Mã số thuế (MST) 13 số riêng mà phải sử dụng MST 10 số chung của trụ sở chính, đồng thời không được đăng ký và sử dụng hóa đơn riêng (ngoại trừ một số trường hợp đặc thù về bán hàng và hạch toán riêng).

Về nghĩa vụ thuế, ĐĐKD là mô hình đơn giản nhất, không có bộ phận kế toán riêng, các nghiệp vụ liên quan đến tiền/ chứng từ (nếu có) do nhân viên bán hàng, Thủ quỹ hoặc thủ kho kiêm nhiệm. ĐĐKD tuân thủ nguyên tắc kê khai thuế tập trung tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính (trừ Lệ phí Môn bài). Cụ thể, hồ sơ khai Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được nộp tại trụ sở chính. Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế phải được phân bổ về địa phương nơi có ĐĐKD trong các trường hợp sau:

i) Thuế TNDN và GTGT: Phải phân bổ số thuế phải nộp về địa phương nếu ĐĐKD là cơ sở sản xuất (Áp dụng tỷ lệ chi phí để phân bổ TNDN và tỷ lệ doanh thu sản xuất để phân bổ GTGT).

ii) Lệ phí Môn bài: Phải kê khai và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi có ĐĐKD.

iii) Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN): Phải thực hiện phân bổ nghĩa vụ thuế TNCN về địa phương nơi có ĐĐKD nếu trụ sở chính là đơn vị trực tiếp trả lương cho nhân viên làm việc tại ĐĐKD.

Nguyên tắc phân bổ này được quy định chi tiết tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC nhằm đảm bảo nguồn thu ngân sách nhà nước được hưởng tại đúng địa bàn phát sinh hoạt động kinh doanh.

Phân tích Ưu điểm	Phân tích Nhược điểm
Tính Tối giản cao nhất: Thủ tục thành lập, vận hành và giải thể đơn giản, nhanh chóng hơn nhiều so với chi nhánh.	Thiếu quyền hạn: Không được ký hợp đồng. Điều này giới hạn ĐĐKD chỉ trong các hoạt động bán lẻ, trưng bày, hoặc kho bãi, không phù hợp cho các giao dịch B2B quy mô lớn.
Kế toán tập trung tuyệt đối: Hạch toán tập trung hoàn toàn. Công ty mẹ không cần bận tâm về MST hay báo cáo riêng cho ĐĐKD.	Không có hóa đơn riêng: Giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn của đơn vị chủ quản, gây phức tạp trong việc quản lý dải số hóa đơn.
⭐ Chi phí Quản trị thấp nhất: Chi phí nhân sự và chi phí tuân thủ pháp luật thuế là thấp nhất.	❌ Rủi ro về Nhận diện Thương hiệu/Pháp lý: Do không có con dấu, việc thực hiện các thủ tục hành chính tại ĐĐKD bị hạn chế.

Chi nhánh phụ thuộc

Chi nhánh Hạch toán Phụ thuộc là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân độc lập và hoạt động dưới sự kiểm soát tài chính tập trung của trụ sở chính. Về mặt kế toán, chi nhánh chỉ có vai trò tập hợp chứng từ, hóa đơn phát sinh và chuyển về trụ sở chính để hạch toán chung; do đó, chi nhánh không phải lập Báo cáo tài chính hay tự quyết toán Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN). Về hóa đơn, chi nhánh có thể sử dụng hóa đơn riêng hoặc chung với trụ sở chính.

Về nghĩa vụ thuế, chi nhánh phụ thuộc không cần bộ máy kế toán hoàn chỉnh vì chức năng hạch toán được chuyển về trụ sở chính. Bộ phận tại chi nhánh thường là Bộ phận Hành chính/ Tổng hợp hoặc nhân viên Kế toán nội bộ (số lượng ít, chỉ cần 1-2 kế toán viên). Nguyên tắc chung là kê khai tập trung tại trụ sở chính, nhưng phải thực hiện phân bổ nghĩa vụ thuế về tỉnh nơi có chi nhánh (nếu khác tỉnh) trong những trường hợp cụ thể theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Cụ thể:

i) Thuế TNDN và GTGT: Chỉ phải phân bổ về địa phương nơi có chi nhánh nếu chi nhánh đó là cơ sở sản xuất. Nếu chi nhánh chỉ hoạt động thương mại, dịch vụ (không phải sản xuất), thì kê khai và nộp thuế TNDN và GTGT tập trung tại trụ sở chính mà không cần phân bổ.

ii) Thuế GTGT (Tự kê khai): Chi nhánh được tự kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh nếu chi nhánh trực tiếp kinh doanh, sử dụng hóa đơn riêng và theo dõi hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào.

iii) Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN): Phải phân bổ và nộp thuế TNCN về tỉnh nơi người lao động làm việc nếu trụ sở chính là đơn vị chi trả lương tập trung. Việc phân bổ được thực hiện theo số thuế đã khấu trừ thực tế của từng cá nhân và không xác định lại khi quyết toán thuế cuối năm.

iv) Lệ phí Môn bài: Phải khai và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế nơi có chi nhánh.

Tóm lại, sự phức tạp của Chi nhánh Phụ thuộc nằm ở việc tuân thủ nguyên tắc “Khai tập trung, Nộp phân bổ” đối với các sắc thuế lớn như TNDN và TNCN khi có yếu tố sản xuất hoặc khác tỉnh.

 

Phân tích Ưu điểm	Phân tích Nhược điểm
Tiết kiệm Chi phí Kế toán: Ưu điểm lớn nhất là giảm chi phí nhân sự và quản lý. Chi nhánh chỉ cần nhân viên hành chính/thu ngân để thu thập chứng từ, công tác hạch toán được chuyển hoàn toàn về công ty mẹ.	Khó khăn trong Đánh giá Hiệu quả: Do không có bộ sổ sách riêng, việc phân tích lãi/lỗ thực tế của riêng chi nhánh trở nên khó khăn, dễ bị lẫn lộn chi phí quản lý chung của công ty mẹ.
Đơn giản hóa Quyết toán TNDN: Trụ sở chính chịu trách nhiệm quyết toán TNDN tập trung. Điều này giảm gánh nặng tuân thủ pháp luật thuế đối với chi nhánh.	Rủi ro Phân bổ Thuế (nếu khác tỉnh): Nếu chi nhánh khác tỉnh và là cơ sở sản xuất, công ty mẹ bắt buộc phải thực hiện phân bổ thuế TNDN và GTGT theo các công thức phức tạp của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Kiểm soát Dòng tiền: Công ty mẹ kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi và dòng tiền vì chi nhánh không tự lập tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản kế toán độc lập.	Kém linh hoạt: Mọi quyết định về kế toán và thuế đều phụ thuộc hoàn toàn vào tốc độ xử lý của trụ sở chính.

• Lưu ý:

Quy định về phân bổ Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) đối với Địa điểm Kinh doanh (ĐĐKD) là hoàn toàn giống với Chi nhánh Hạch toán Phụ thuộc khi trụ sở chính là đơn vị chi trả tiền lương, tiền công.

Cả ĐĐKD và Chi nhánh Hạch toán Phụ thuộc tại tỉnh khác nơi có trụ sở chính đều thuộc đối tượng được quy định chung là “đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác” phải thực hiện phân bổ nghĩa vụ thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Chi nhánh độc lập

Chi nhánh Hạch toán Độc lập là một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân nhưng hoạt động với mức độ tự chủ cao nhất về tài chính và kế toán. Chi nhánh này được xem như một người nộp thuế độc lập so với công ty mẹ, được cấp mã số thuế 13 số riêng, có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng riêng và phải sử dụng hóa đơn riêng.

Tổ chức bộ phận kế toán chi nhánh hạch toán độc lập có đặc điểm là hoạt động như một đơn vị kế toán độc lập và đầy đủ chức năng: có MST riêng, tự kê khai và nộp tất cả các loại thuế phát sinh (GTGT, TNCN, Lệ phí môn bài), và quan trọng nhất là phải tự lập Báo cáo tài chính và Quyết toán Thuế TNDN tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh. Chi nhánh có trách nhiệm Mặc dù chi nhánh hoạt động độc lập, vốn hoạt động được điều chuyển từ công ty mẹ và kết quả kinh doanh (lãi/lỗ) cuối cùng vẫn được tổng hợp vào kết quả chung của công ty mẹ.

Chi nhánh Hạch toán Độc lập là một đơn vị nộp thuế độc lập so với công ty mẹ, do đó, chi nhánh phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở:

i) Về Kê khai và Nộp Thuế

• Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN): Chi nhánh tự kê khai và quyết toán thuế TNDN hàng năm tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Kết quả kinh doanh (lãi/lỗ) của chi nhánh được xác định độc lập và sau đó được tổng hợp vào kết quả chung của công ty mẹ.
• Thuế Giá trị Gia tăng (GTGT): Chi nhánh tự kê khai và nộp thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý (nếu đủ điều kiện). Chi nhánh phải theo dõi đầy đủ thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh.
• Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN): Chi nhánh tự kê khai và nộp thuế TNCN của người lao động làm việc tại chi nhánh. Không áp dụng quy tắc phân bổ thuế TNCN về trụ sở chính như đối với chi nhánh phụ thuộc.
• Lệ phí Môn bài: Chi nhánh phải trực tiếp nộp Lệ phí Môn bài tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.
• Báo cáo Tài chính (BCTC): Chi nhánh phải tự lập BCTC cuối năm và nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

ii) Về Hóa đơn và Giao dịch Nội bộ

• Sử dụng Hóa đơn: Chi nhánh phải tự đăng ký, thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn riêng (không dùng chung dải số/ký hiệu hóa đơn với trụ sở chính).
• Giao dịch Nội bộ: Khi công ty mẹ và chi nhánh độc lập có giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ, cả hai bên phải sử dụng hóa đơn GTGT như giao dịch với một bên độc lập.
• Thanh toán Không dùng Tiền mặt (TTKDTM): Chi nhánh phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về TTKDTM. Cụ thể, đối với các hóa đơn mua hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, chi nhánh phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo điều kiện được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Phân tích Ưu điểm	Phân tích Nhược điểm
Quản trị Rủi ro và Hiệu suất: Sổ sách độc lập là lợi thế lớn nhất. Nó cho phép công ty mẹ lập báo cáo quản trị chi tiết (ví dụ: báo cáo lãi/lỗ theo khu vực, theo sản phẩm) mà không bị lẫn lộn với trụ sở chính, giúp ra quyết định kinh doanh chính xác.	Tăng Gánh nặng Kế toán (Compliance Burden): Phải tự lập BCTC và Quyết toán TNDN. Đây là nghĩa vụ phức tạp, đòi hỏi chi nhánh phải có kế toán trưởng/kế toán tổng hợp có chuyên môn cao và làm việc với cơ quan thuế địa phương như một thực thể độc lập.
Tính minh bạch về Thuế: Chi nhánh tự kê khai và nộp tất cả các loại thuế (TNDN, GTGT, TNCN). Điều này tránh được các thủ tục phức tạp về phân bổ thuế (TNCN, GTGT/TNDN nếu không phải sản xuất) theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, giảm thiểu rủi ro sai sót trong việc phân chia nguồn thu cho các địa phương.	Chi phí Vận hành (Overhead Costs) tăng: Bắt buộc phải duy trì bộ phận kế toán riêng, tăng chi phí lương, chi phí đào tạo, phần mềm kế toán, và chi phí làm việc với cơ quan thuế tại địa phương đó.
Quyền tự chủ Giao dịch: Có MST riêng, hóa đơn riêng, dễ dàng giao dịch và xuất hóa đơn ngay tại chỗ.	Rủi ro Quản lý nội bộ: Nếu quản trị kém, có thể dẫn đến việc kiểm soát lỏng lẻo các chứng từ gốc và dòng tiền do có tài khoản ngân hàng riêng.

Nên thành lập chi nhánh công ty hay địa điểm kinh doanh

Dựa trên mục đích hoạt động và định hướng phát triển, quyết định nên chọn Địa điểm Kinh doanh (ĐĐKD) hay Chi nhánh công ty phụ thuộc vào mức độ tự chủ và quy mô hoạt động mong muốn.

Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh toàn diện, xây dựng thương hiệu, cần sự tự chủ cao trong vận hành, ký kết hợp đồng và muốn linh hoạt trong hạch toán (độc lập hoặc phụ thuộc), đặc biệt tại các tỉnh thành lớn, nên chọn Chi nhánh. Mặc dù thủ tục thành lập và giải thể phức tạp hơn, chi nhánh mang lại uy tín và hiệu quả quản lý cao hơn, đồng thời có Mã số thuế riêng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cần mở rộng một điểm giao dịch, kho hàng hoặc thực hiện một hoạt động kinh doanh cụ thể, quy mô nhỏ, và muốn thủ tục thành lập, giải thể nhanh chóng, đơn giản, nên chọn Địa điểm Kinh doanh. ĐĐKD phải phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị chủ quản (không có con dấu, không ký hợp đồng riêng), nhưng đổi lại, nghĩa vụ kê khai thuế và chi phí quản lý cũng được giảm thiểu tối đa, thường được hạch toán tập trung hoàn toàn vào trụ sở chính.

Thành lập chi nhánh nên chọn hạch toán độc lập hay phụ thuộc

Việc lựa chọn hình thức hạch toán cho chi nhánh (độc lập hay phụ thuộc) là một quyết định chiến lược, phụ thuộc vào mục tiêu quản trị và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp thành lập chi nhánh khác tỉnh, có quy mô lớn, và muốn đánh giá hiệu quả hoạt động (lãi/lỗ) một cách chính xác, minh bạch, thì nên chọn Hạch toán Độc lập. Hình thức này cho phép chi nhánh tự chủ về sổ sách, tự quyết toán thuế TNDN và lập Báo cáo tài chính, mang lại sự rõ ràng trong quản lý. Tuy nhiên, đổi lại, chi nhánh sẽ phải chịu chi phí quản lý cao hơn do cần tổ chức bộ phận kế toán riêng và phải tự thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kê khai thuế độc lập.

Ngược lại, nếu chi nhánh có ít hoạt động, cùng tỉnh với trụ sở chính, hoặc mục tiêu là tiết kiệm tối đa chi phí nhân sự kế toán và muốn quản lý tập trung, doanh nghiệp nên chọn Hạch toán Phụ thuộc. Hình thức này giúp tinh giản đầu việc tại chi nhánh, chỉ cần tập hợp chứng từ gửi về trụ sở chính để hạch toán chung, nhưng sẽ khó khăn hơn trong việc đánh giá hiệu quả độc lập của chi nhánh đó. Doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức hạch toán sau này nếu nhu cầu hoạt động thay đổi

• Lưu ý:

Cả Chi nhánh Hạch toán Độc lập và Chi nhánh Hạch toán Phụ thuộc đều có quyền ký kết hợp đồng kinh tế (bắt buộc phải có giấy uỷ quyền hoặc quyết định có nội dung tương tự từ công ty mẹ).

Trưởng chi nhánh không có quyền đương nhiên ký kết hợp đồng, chỉ có thể nhân danh công ty và thực hiện trong phạm vi được uỷ quyền.

Do chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp (pháp nhân) và được cấp con dấu riêng cùng Mã số thuế riêng, người đứng đầu chi nhánh (hoặc người được ủy quyền) có thể ký hợp đồng với tư cách là người đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ. Quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ hợp đồng này sẽ do công ty mẹ chịu trách nhiệm.

Ngược lại, Địa điểm Kinh doanh (ĐĐKD) không được phép ký hợp đồng vì không có tư cách đại diện cần thiết và không có con dấu riêng; mọi giao dịch và hợp đồng phải được thực hiện thông qua đơn vị chủ quản (công ty mẹ hoặc chi nhánh quản lý).