Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng

Một trong những điểm thay đổi đáng chú ý tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP là việc giảm mạnh ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt khi xác định chi phí được trừ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Quy định mới này tác động trực tiếp đến các khoản chi thường xuyên, giá trị nhỏ nhưng phát sinh nhiều trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.Quy định mới về điều kiện chi phí được trừ

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

• Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.

So với quy định trước đây tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP, ngưỡng thanh toán đã giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng, tương đương mức giảm tới 75%.

So sánh nhanh quy định cũ và mới

Sự thay đổi này khiến nhiều khoản chi nhỏ trước đây thường trả tiền mặt như tiếp khách, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ… nay cũng buộc phải chuyển khoản hoặc thanh toán qua thẻ nếu không muốn bị loại chi phí.

2. Quy tắc cộng dồn trong ngày: Điểm dễ bị bỏ sót

Một nội dung quan trọng là nguyên tắc cộng dồn giá trị mua hàng trong cùng một ngày với cùng một người bán.

Dù mỗi lần mua có giá trị dưới 5 triệu đồng, nhưng nếu tổng giá trị trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ thực tế:
Trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua văn phòng phẩm hai lần tại cùng một cửa hàng:

• Lần 1: 3 triệu đồng (tiền mặt);
• Lần 2: 2,5 triệu đồng (tiền mặt).

Tổng giá trị trong ngày là 5,5 triệu đồng.
Cả hai hóa đơn đều có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ do không đáp ứng điều kiện thanh toán.

3. Thanh toán hộ qua nhân viên: Được chấp nhận nhưng có điều kiện

Nghị định mới đã ghi nhận rõ ràng trường hợp nhân viên thanh toán hộ cho doanh nghiệp.

Theo đó, khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên vẫn được tính là chi phí hợp lệ nếu đồng thời đáp ứng:

• Doanh nghiệp có quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ cho phép nhân viên thanh toán hộ;
• Nhân viên thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, quẹt thẻ);
• Doanh nghiệp hoàn trả lại cho nhân viên bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Ví dụ: Nhân viên đi tiếp khách, hóa đơn 6 triệu đồng, thanh toán bằng thẻ cá nhân. Nếu doanh nghiệp trả lại bằng tiền mặt, khoản chi này có rủi ro cao bị loại, vì dòng tiền cuối cùng vẫn là tiền mặt.

4. Tác động từ chính sách mới

Đối với cơ quan thuế, việc hạ ngưỡng thanh toán:

• Tăng tính minh bạch của dòng tiền;
• Hạn chế gian lận hóa đơn;
• Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế.

Đối với doanh nghiệp, chính sách này vừa là thách thức, vừa là cơ hội:

• Áp lực lớn hơn cho bộ phận kế toán trong việc kiểm soát chi phí nhỏ;
• Rủi ro bị loại chi phí nếu vẫn duy trì thói quen chi tiền mặt;
• Đồng thời là cơ hội để chuẩn hóa quy trình chi tiêu nội bộ, hạn chế thất thoát và minh bạch hóa hoạt động tài chính.

Việc giảm ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống 05 triệu đồng cho thấy xu hướng quản lý thuế ngày càng đi vào chi tiết và dòng tiền thực tế, không chỉ dừng ở hóa đơn. Trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần chủ động:

• Điều chỉnh quy chế chi tiêu;
• Đào tạo lại bộ phận mua hàng, hành chính;
• Và thay đổi thói quen thanh toán, nếu không muốn mất chi phí hợp lệ và tăng gánh nặng thuế khi quyết toán

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________