Phụ cấp không đóng bảo hiểm

Đáng chú ý, Nghị định 158/2025 đã xác định rằng các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm “phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc” của người lao động sẽ không được tính vào lương đóng BHXH. Như vậy, chỉ những khoản có tính ổn định, đã được xác định mức tiền trong hợp đồng mới tính đóng bảo hiểm.

Thay đổi các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm

Những khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể cố định cùng với lương, trả thường xuyên hoặc không thường xuyên gắn liền với quá trình làm việc và kết quả (hiệu suất) thực hiện công việc của người lao động. Nói cách khác, các khoản thu nhập biến động theo năng suất, hiệu quả (như thưởng doanh thu, phụ cấp hiệu quả KPI…) sẽ không tính đóng BHXH. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các loại phụ cấp, trợ cấp phân loại theo việc có phải đóng BHXH bắt buộc theo quy định mới (từ 01/7/2025), kèm căn cứ pháp lý:

Tại Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Trong đó, mức lương theo công việc hoặc chức danh tính theo thời gian (theo tháng) của công việc, hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Khoản phụ cấp này không bao gồm khoản phụ cấp lương phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.

Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương theo quy định, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Khoản bổ sung này không bao gồm các khoản bổ sung khác phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.

Cập nhật chính sách lương và bảo hiểm theo Luật BHXH 2024

1.1. Mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

• Người Việt Nam: Bao gồm người lao động chính thức, bán thời gian, người quản lý có hoặc không hưởng lương, chủ hộ kinh doanh…

• Người nước ngoài: Phải tham gia BHXH nếu có HĐLĐ ≥ 12 tháng và không thuộc diện miễn trừ (đặc biệt, vợ/chồng người Việt Nam từ 01/07/2025 sẽ không còn được miễn BHXH).

1.2. Quy định mức lương đóng BHXH

• Toàn thời gian: Gồm lương, phụ cấp và các khoản bổ sung ổn định (không bao gồm khoản biến động).

• Bán thời gian: Tính dựa theo lương giờ/ngày/tuần x số giờ/ngày/tuần làm việc.

• Quản lý không hưởng lương: Đóng tự nguyện theo mức từ 1–20 lần lương tham chiếu, tự chịu toàn bộ 25% BHXH.

• Lương ngoại tệ: Quy đổi theo tỷ giá bình quân 4 ngân hàng quốc doanh (Agribank, Vietinbank, BIDV, Vietcombank) tại ngày 2/1 và 1/7 mỗi năm.

1.3. Lương tối thiểu vùng

• Từ 01/07/2025: Giữ nguyên mức hiện hành từ 2024 (Vùng I: 4.96 triệu đồng/tháng…).

• Từ 01/01/2026: Dự kiến tăng 7.2% trên toàn quốc (Vùng I: 5.31 triệu đồng/tháng…).

1.4. Xử lý vi phạm đóng BHXH

• Chậm đóng: Xử phạt + tiền lãi 0.03%/ngày.

• Trốn đóng: Có thể bị truy cứu hình sự.

Tối ưu chi phí lương cho doanh nghiệp

Rà soát lại cơ cấu hợp đồng và lương

• Chuyển đổi hợp đồng thời vụ/freelancer → hợp đồng dịch vụ/giao khoán có biên bản nghiệm thu.

• Tách bạch các khoản đóng và không đóng BHXH.

• Tối ưu hoá phụ cấp không tiền mặt: bảo hiểm sức khỏe, đào tạo, hỗ trợ học phí…

Tối ưu thuế TNCN

Áp dụng các khoản miễn trừ thuế như:

• Phụ cấp độc hại, làm thêm giờ, trợ cấp khám bệnh hiểm nghèo…

• Khoán chi văn phòng phẩm, trang phục, điện thoại…

• Phí bảo hiểm không bắt buộc (BH sức khỏe), học phí cho con, vé máy bay về nước…

Tránh sai phạm thường gặp khi thanh – kiểm tra

• Thưởng/phúc lợi không có trong HĐLĐ hoặc vượt quy chế nội bộ.

• Thiếu hồ sơ, giấy tờ chứng minh khoản chi.

• Hợp đồng lao động không phù hợp với giấy phép lao động của người nước ngoài.

• Đăng ký người phụ thuộc không đúng/hết hạn

Xây dựng thang bảng lương hiện đại

Nguyên tắc theo Luật Lao động (Điều 93)

• Phải công khai tại nơi làm việc, xây dựng cùng với định mức lao động, có sự tham khảo tổ chức công đoàn.

Phương pháp thiết kế hiện đại

• Theo vị trí: Dựa trên mức độ phức tạp, trách nhiệm, khảo sát thị trường lao động → xác định khung lương.

• Theo năng lực: Xây dựng khung năng lực chi tiết (kỹ năng chuyên môn, lãnh đạo, tư duy phân tích…) → đánh giá điều chỉnh lương định kỳ.

• Theo hiệu suất: Gắn KPI, % thưởng, % quỹ lương theo kết quả → tăng động lực.

Lồng ghép đãi ngộ với hiệu quả kinh doanh

• Cơ cấu thu nhập: Lương cơ bản + phụ cấp + thưởng.

• Phúc lợi linh hoạt: BH sức khoẻ, ăn trưa, đào tạo…

• Thưởng lợi nhuận: Thưởng thêm nếu vượt chỉ tiêu (tối đa 20% phần vượt).

• Cơ chế xét tăng lương rõ ràng, đánh giá 6–12 tháng/lần.

• Truyền thông nội bộ minh bạch.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________