Xuất Hóa Đơn Phí Chung Cư Chuẩn 2026 | BQT vs ĐVQLVH

Tại Hội nghị đối thoại về chính sách thuế năm 2025, Bộ Tài chính đã có văn bản trả lời rõ ràng về vấn đề này.  Nếu không nắm rõ quy định mới, BQT và Đơn vị vận hành có thể đang đối mặt với rủi ro phạt vi phạm hành chính rất lớn.

1/ Chủ thể có trách nhiệm xuất hoá đơn

Sai lầm trong việc xác định “chủ thể” xuất hóa đơn là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các khoản phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế. Dựa trên câu trả lời của Bộ Tài chính, chúng ta cần phân biệt 2 mô hình vận hành:

• Mô hình thuê Đơn vị Quản lý vận hành (ĐVQLVH) chung cư trọn gói: ĐVQLVH là bên trực tiếp cung cấp dịch vụ cho cư dân. Do đó, ĐVQLVH phải là bên lập hóa đơn GTGT cho cư dân.
• Mô hình BQT chung cư tự quản lý: BQT phải đăng ký mã số thuế, có bộ máy kế toán và trực tiếp lập hóa đơn cho các khoản thu dịch vụ (chỉ áp dụng nếu BQT đủ năng lực theo Luật Nhà ở 2023).

2/ Quy trình 4 bước chuẩn hóa hóa đơn, chứng từ chung cư 

Để đảm bảo tính minh bạch và đúng luật, kế toán tòa nhà cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Phân loại các khoản thu (Phân loại dòng tiền)

Không phải khoản thu nào cũng xuất hóa đơn giống nhau:

• Nhóm phải xuất hóa đơn GTGT: Phí quản lý vận hành, phí trông giữ xe, phí sử dụng tiện ích (gym, hồ bơi), tiền nước sinh hoạt (nếu mua đi bán lại qua đồng hồ tổng).
• Nhóm chỉ cần chứng từ thu (Thu hộ thuần túy): Tiền điện (nếu điện lực xuất hóa đơn tên cư dân), các khoản đóng góp quỹ hội hoặc đóng góp tự nguyện của cư dân.

Bước 2: Tập hợp hóa đơn đầu vào

Đơn vị vận hành cần thu thập đầy đủ hóa đơn từ các nhà thầu phụ:

• Hóa đơn dịch vụ bảo vệ, vệ sinh.
• Hóa đơn bảo trì thang máy, máy phát điện.
• Hóa đơn mua nước từ công ty cấp nước.
• Lưu ý: Các hóa đơn này phải mang tên và mã số thuế của Đơn vị vận hành/BQT để được khấu trừ thuế đầu vào.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử cho cư dân

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Xuất hóa đơn theo định kỳ tháng hoặc khi thu tiền.
• Nội dung: Ghi rõ từng hạng mục (Ví dụ: Phí quản lý căn hộ A tháng 01/2025).
• Áp dụng thuế suất GTGT theo Luật Thuế 2024 (Thường là 8% hoặc 10% tùy thời điểm và mặt hàng).

Bước 4: Kê khai và nộp thuế

• Kê khai thuế GTGT đầu ra dựa trên hóa đơn đã xuất cho cư dân.
• Quyết toán thuế TNDN đối với phần chênh lệch (lợi nhuận) sau khi trừ đi các chi phí vận hành thực tế.

3/ Giải đáp: Tiền nước sinh hoạt hạch toán thế nào cho đúng? 

Đây là điểm nóng trong văn bản gửi Bộ Tài chính. Nếu tòa nhà mua nước qua đồng hồ tổng và thu lại tiền của dân theo đồng hồ riêng:

• Quy định: Đây được coi là hoạt động cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
• Hành động: Đơn vị vận hành/BQT bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT tiền nước cho cư dân. Việc chỉ lập phiếu thu tiền nước là không đúng quy định về chứng từ năm 2025.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________