Vì sao nên thay đổi giấy tờ theo địa giới mới

Post Views: 6

Quốc hội Việt Nam đã thông qua nghị quyết sắp xếp lại đơn vị hành chính từ ngày 01/7/2025, qua đó 63 tỉnh, thành được sáp nhập còn 34 và chuyển đổi mô hình chính quyền hai cấp. Sự thay đổi lớn này đồng nghĩa với việc địa chỉ trụ sở pháp lý của doanh nghiệp (trên Giấy đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan) cần được cập nhật theo tên đơn vị hành chính mới. Vậy Vì sao nên thay đổi giấy tờ theo địa giới mới?

Thảo luận Topic tại: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan/

Nội dung bài viết

1 Vì sao nên cập nhật lại Đăng ký doanh nghiệp?

Vì sao nên cập nhật lại Đăng ký doanh nghiệp?

Việc sắp xếp, điều chỉnh địa giới hành chính từ ngày 01/7/2025 đã khiến nhiều tỉnh, thành phố và quận/huyện tại Việt Nam được sáp nhập hoặc đổi tên. Hệ quả là địa chỉ đăng ký trên giấy tờ pháp lý của nhiều doanh nghiệp không còn khớp với tên địa danh hành chính mới. Mặc dù Bộ Tài chính đã hướng dẫn rằng doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư chỉ vì lý do thay đổi địa giới, trong thực tế việc không cập nhật địa chỉ có thể dẫn đến nhiều vướng mắc và khó khăn. Ví dụ với Manabox

Sau khi cập nhật

Phòng 701, Tầng 7, Tòa Nhà 3D center, Số 3 Duy Tân,

P. Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

Trước khi cập nhật

Phòng 701, Tầng 7, Tòa Nhà 3D Center, Số 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu,

Q. Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

Thiếu chính xác, thống nhất trong hồ sơ pháp lý

Địa chỉ doanh nghiệp là thông tin quan trọng xác định danh tính và tư cách pháp lý của doanh nghiệp đối với cơ quan nhà nước và các bên thứ ba. Nếu địa chỉ trên giấy đăng ký vẫn là địa danh cũ (trước sáp nhập) trong khi thực tế Nhà nước đã đổi tên địa phương, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp sẽ không thống nhất. Sự không khớp này có thể gây nghi ngờ về tính hợp pháp của giấy tờ, hợp đồng. Thậm chí, một số chuyên gia cảnh báo hiệu lực của hợp đồng kinh doanh có thể bị đặt dấu hỏi hoặc gây tranh chấp nếu địa chỉ pháp lý của doanh nghiệp ghi trong hợp đồng không còn đúng với thực tế hành chính hiện hành, đặc biệt trong giao dịch thương mại quốc tế khi đổi tác nghi ngờ thông tin sai lệch

Khó khăn khi làm việc với khách hàng, đối tác

Trong giao dịch hàng ngày, sự không nhất quán về địa chỉ có thể khiến khách hàng và đối tác bối rối. Ví dụ, trên hóa đơn điện tử và chứng từ giao dịch, cơ quan thuế yêu cầu sử dụng địa chỉ mới theo danh mục địa bàn hành chính mới khi lập hóa đơn. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp phải xuất hóa đơn với địa chỉ mới, trong khi thông tin trên đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ cũ. Khách hàng nhận hóa đơn hoặc ký hợp đồng có thể thắc mắc tại sao địa chỉ trên chứng từ khác với địa chỉ trên Giấy phép. Doanh nghiệp sẽ mất thời gian giải thích, xuất trình thông báo của cơ quan thuế về việc thay đổi địa giới để chứng minh hai địa chỉ thực chất là một. Đối với các đối tác mới, sự chênh lệch thông tin này có thể làm giảm uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt họ.

Vướng mắc trong giao dịch quốc tế

Đối với doanh nghiệp FDI hoặc các công ty có giao dịch xuyên biên giới, việc địa chỉ pháp nhân không trùng khớp với danh xưng hành chính hiện tại có thể gây trở ngại trong khâu đối chiếu hồ sơ và thủ tục quốc tế. Chẳng hạn, khi mở L/C (thư tín dụng) hoặc thanh toán quốc tế, ngân hàng và đối tác nước ngoài thường đối chiếu thông tin doanh nghiệp trên hợp đồng, hóa đơn với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư. Nếu địa chỉ không trùng, họ có thể yêu cầu giải trình bổ sung, dẫn đến trì hoãn thanh toán.

Tương tự, hàng hóa xuất nhập khẩu ghi địa chỉ công ty theo tỉnh mới, nhưng chứng từ đăng ký kinh doanh vẫn ghi tỉnh cũ có thể gây nhầm lẫn trong quá trình làm chứng từ hải quan. Việc này đặc biệt bất tiện đối với các công ty nước ngoài tại Việt Nam, khi trụ sở chính ở nước ngoài phải giải thích cho kiểm toán hoặc cơ quan quản lý tại nước họ về sự khác biệt địa chỉ do yếu tố hành chính địa phương.

Khó khăn trong các thủ tục thuế, ngân hàng và đấu thầu

Với thủ tục đăng ký kinh doanh, hiện nay, khi tạo hồ sơ để nộp thay đổi thì tất cả những thông tin địa giới sẽ bị cảnh báo và bắt buộc cập nhật thì mới nộp được các hồ sơ tiếp theo

Mặc dù cơ quan thuế đã tự động cập nhật dữ liệu và chấp nhận cả địa chỉ cũ và mới cho mã số thuế doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn nên đồng bộ thông tin khi làm việc với ngân hàng và cơ quan khác. Ví dụ, khi mở tài khoản ngân hàng mới hoặc vay vốn, ngân hàng có thể yêu cầu hồ sơ doanh nghiệp khớp với thực tế (nhiều ngân hàng cập nhật danh mục tỉnh/thành mới trong hệ thống). Nếu GCN đăng ký kinh doanh chưa đổi, doanh nghiệp có thể phải nộp kèm công văn giải thích, gây mất thời gian. Tương tự, khi tham gia đấu thầu, hồ sơ mời thầu thường yêu cầu bản sao Giấy đăng ký kinh doanh. Địa chỉ không khớp với thực tế có thể khiến bên mời thầu đặt câu hỏi, và doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu chứng minh, ảnh hưởng đến tính cạnh tranh hồ sơ. Cập nhật địa chỉ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi giao dịch, ký kết hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ thuế và tham gia đấu thầu theo khuyến nghị của cơ quan chức năng

Địa chỉ người mua trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính

Bản thân khi trả lời, các cơ quan Nhà nước cũng thường đề cập để bảo đảm tính đồng bộ, công ty cần hiện thủ tục thay đổi, cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh (địa chỉ) tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong thời gian sớm nhất.

Ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ và mở rộng về sau

Một số hoạt động nội bộ doanh nghiệp cũng chịu tác động nếu không cập nhật địa chỉ. Chữ ký số của doanh nghiệp, thông tin trên cổng dịch vụ công, các tài khoản hóa đơn điện tử… thường chứa dữ liệu địa chỉ. Địa chỉ cũ có thể gây lỗi hoặc đòi hỏi cập nhật thủ công trên những hệ thống này, dẫn đến gián đoạn nếu không để ý. Ngoài ra, khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư (IRC), cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu thực hiện cập nhật địa chỉ theo danh nghĩa hành chính mới trong hồ sơ mới. Việc dồn nhiều thay đổi cùng lúc có thể phức tạp; do đó, chủ động cập nhật địa chỉ ngay bây giờ sẽ giúp giảm tải công việc và tránh sai sót sau này.

Chúng tôi hiểu rằng Quý doanh nghiệp FDI có nhiều bận rộn và ưu tiên tập trung cho hoạt động kinh doanh cốt lõi. Để hỗ trợ Quý doanh nghiệp thuận lợi vượt qua giai đoạn chuyển đổi địa giới hành chính này, Manabox Việt Nam trân trọng giới thiệu Dịch vụ cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh trọn gói.

Xử lý nhanh gọn, đúng quy trình: Hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy phép đăng ký doanh nghiệp/đầu tư trong thời gian ngắn. Hồ sơ được chúng tôi soạn thảo và nộp trực tuyến toàn quốc, hạn chế tối đa việc đi lại cho Quý khách.
Chuyên nghiệp và chính xác: Đội ngũ chuyên viên pháp lý song ngữ (Việt – Anh/Nhật) của Manabox sẽ trực tiếp tư vấn và rà soát, đảm bảo thông tin địa chỉ mới được cập nhật đồng bộ trên mọi giấy tờ: từ ERC, IRC, con dấu, hóa đơn điện tử, chữ ký số đến hồ sơ ngân hàng, đấu thầu… Chúng tôi cũng hỗ trợ thông báo thay đổi địa chỉ tới các đối tác, cơ quan thuế nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu.
Tiết kiệm chi phí và thời gian: Quý doanh nghiệp chỉ cần chi trả chi phí dịch vụ ưu đãi trọn gói, đã bao gồm tất cả từ khâu tư vấn đến khi nhận kết quả mới. Manabox cam kết mức phí hợp lý, minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực so với tự thực hiện.

Sau khi hoàn tất, Quý doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy đăng ký kinh doanh mới với địa chỉ chuẩn xác, cùng danh sách kiểm tra để đảm bảo mọi thông tin đã cập nhật thống nhất trên các hồ sơ quan trọng. Hình ảnh doanh nghiệp của Quý vị sẽ được nâng cao khi tất cả tài liệu, hợp đồng đều thể hiện địa chỉ mới đúng quy định – tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác quốc tế.