Hướng dẫn hoàn thuế TNCN online và tự nộp hồ sơ quyết toán (Có hình ảnh minh họa)

Theo luật thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 4/2024. Tuy nhiên riêng đối với trường hợp người lao động có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn (theo khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Đây là bài chia sẻ kinh nghiệm hoàn thuế TNCN online cho những cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN và có đủ điều kiện để hoàn tiền thuế.

Tài liệu cần chuẩn bị

1, MST cá nhân

Link truy cập quyết toán online: https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/

• Lưu ý: Nếu bạn nào đã chuyển đổi sang CCCD thì nên cập nhập thông tin của MST để việc quyết toán được suôn sẻ.

Tham khảo: Thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân

2, Tài liệu khấu trừ thuế:

Từ 1/7/2022 chứng từ khấu trừ thuế điện tử đã được áp dụng. Tuy nhiên vì hiện tại phần chứng từ đính kèm chỉ chấp nhận các file có định dạng PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX…không quá 5MB nên nếu trường hợp nhận được chứng từ khấu trừ thuế điện tử quá nặng, mọi người có thể in ra sau đó chụp ảnh/scan lại trước khi đẩy lên hệ thống.

Chứng từ khấu trừ thuế Mẫu:

 

2, Tài khoản trên hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế:

Hiện tại sẽ có 2 cách để tạo tài khoản trên hệ thống thuế điện tử.

Cách 1: Tạo tài khoản online sau đó đến cơ quan Thuế gần nhất để duyệt và kích hoạt tài khoản hoặc bạn cũng có thể cầm Tờ khai mẫu 01/ĐK-TĐT và Giấy tờ tùy thân như CMND hoặc Thẻ CCCD tại bộ phận Một cửa để được hướng dẫn mở tài khoản trên hệ thống

Cách 2: Tạo tài khoản qua cổng dịch vụ công theo hướng dẫn sau

Hướng dẫn tự quyết toán

Bước 1: Truy cập hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế

Đăng nhập Tại đây

Người nộp thuế vào phân hệ “CÁ NHÂN”.

Bước 2: Nhập thông tin mã số thuế, nhập mã kiểm tra để đăng nhập

• – Nhập Mã số thuế
• – Nhập Mã kiểm tra
• – Nhập mật khẩu do Tổng Cục Thuế cung cấp qua tin nhắn điện thoại (mã đăng ký kê khai thuế điện tử)
• – Nhấn “ Đăng nhập”

Điền mật khẩu được cấp

Bước 3: Vào “Quyết toán thuế”, người nộp thuế chọn “Kê khai trực tuyến”

• – Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*)
• – Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thông tư 80/2021/TT-BTC)
• – Chọn Cơ quan thuế Quyết toán: Chọn 1 trong 3 trường hợp

Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn)

NNT kê khai trực tiếp với Cơ quan thuế (không khấu trừ tại nguồn)

– Ghi chú: không khấu trừ tại nguồn nghĩa là công ty/DN/tổ chức chi trả thu nhập không khấu trừ thuế của NNT trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân, mà NNT tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế và nộp thuế trực tiếp theo MST cá nhân nộp vào NSNN. Sau đó NNT lựa chọn lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế

Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ:

Sau đó NNT tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan

Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.

Sau đó khai thông tin về:

+ Nếu có thay đổi nơi làm việc: khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2

+ Nếu không thay đổi nơi làm việc: khai thông tin vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5

Tiếp tục chọn Trường hợp quyết toán :

• + Chọn quyết toán theo năm dương lịch
• + Năm kê khai 2023
• + Từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2023

(Trường hợp người nước ngoài thì chọn Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch hoặc quyết toán không đủ 12 tháng và chọn tiếp từ tháng đến tháng phù hợp với trường hợp của người nộp thuế)

• + Loại tờ khai chính thức (Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng người nộp thuế khai sai muốn khai lại thì chọn tờ khai bổ sung)

 

Chọn Kê khai trực tuyến

Đến phần NHẬP DỮ LIỆU TỜ KHAI

Nhấn Tiếp tục. Sau đó nhập phụ lục: 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC)

• Cá nhân có đề nghị miễn giảm do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo cùng với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công thì tích chọn vào ô trống.
• NNT kiểm tra lại thông tin:  Tên Người Thuế, địa chỉ, quận huyện, tỉnh; Điện thoại, Fax, Email hệ thống tự chạy, nếu chưa chính xác thì điều chỉnh cho đúng.

Điền thông tin lên tờ khai

Hướng dẫn nhập các chỉ tiêu trên tờ khai Quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN (thông tư 80/2021

• Chỉ tiêu [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam (thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công); căn cứ vào chứng từ khấu trừ và thư xác nhận thu nhập do đơn vị chi trả cung cấp
• Chỉ tiêu [22]: Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ
• Chỉ tiêu [23]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có). Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. Ví dụ: Trong năm, H làm công ty M có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 108 triệu, làm công ty G ở dạng cộng tác viên có thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 18 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, H sẽ nhập 126.000.000 triệu đồng
• [24]: Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế; không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
• [25]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
• [26]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền)

Các khoản giảm trừ

• Chỉ tiêu [27]: Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai. Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai:
• + Chỉ tiêu [28]: Từ thiện nhân đạo, khuyến học (nếu có) Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước (Không có thì không điền)
• + Chỉ tiêu [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
• + Chỉ tiêu [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ (nếu có): Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền).
• Chỉ tiêu [31]: Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính
• Chỉ tiêu [32]: Tổng số thuế TNCN phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính.

Số thuế đã nộp trong kỳ:  điền vào chỉ tiêu sau

• Chỉ tiêu [33]: Tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính
• Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
• Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai với cơ quan thuế và đã nộp tại Việt Nam, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước của cá nhân).
• Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): số thuế đã nộp ở nước ngoài được (nếu có) Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập  nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%;
• Chỉ tiêu [37]: Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm. Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất.
• Chỉ tiêu [38]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất
• Chỉ tiêu [39]: Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: Hệ thống tự động tính
• Chỉ tiêu [40]: Tổng số thuế TNCN được giảm do làm việc trong khu kinh tế: Hệ thống tự động tính
• Chỉ tiêu [41]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước
• Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (0<[42]< 50.000 đồng) : NNT có số thuế còn phải nộp nhỏ hơn 50.000 đồng thì khai vào chỉ tiêu này để được miễn giảm.

Nếu có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn trả:

• -Số thuế hoàn cho người nộp thuế : nhập số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [46].
• -Nếu muốn bù trừ cho khoản phải nộp NSNN khác: nhập số bù trừ vào chỉ tiêu [47]

Trường hợp NNT đề nghị hoàn trả vào tài khoản của  người nộp thuế tại chỉ tiêu [46] Nhận tiền hoàn trả bằng

• + Chuyển khoản: chọn (click) vào ô chuyển khoản sau đó  điền thông tin  tên chủ tài khoản, tài khoản số mở tại ngân hàng ( lưu ý: Cục Thuế TP.HCM  khuyến nghị nên hoàn trả bằng chuyển khoản và ghi rõ tên ngân hàng theo 3 cấp tên ngân hàng, tên chi nhánh ngân hàng, tỉnh thành).

• + Hoặc chọn nhận tiền mặt: chọn click vào tiền mặt, sau đó điền thông tin Tên người nhận tiền, loại giấy tờ (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, hộ chiếu) số cmnd/cccd/hc, ngày cấp, nơi cấp,nơi nhận tiền hoàn thuế.

Trường hợp NNT đề nghị bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước đã nhập số thuế đề nghị bù trừ tại chỉ tiêu [47] thì ghi thêm các thông tin sau;

MST của NNT khác (nếu có) Tên NNT khác (nếu có) ghi rõ Chương, Tiểu mục, Tên CQT quản lý khoản thu, Địa bàn hành chính, Hạn nộp, số tiền còn phải nộp,Số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa.

3.2 Tại tab Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN

Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN: (nằm ở góc trái cuối màn hình):

Sau đó, khai thông tin người phụ thuộc để người nộp thuế được tính giảm trừ  thu nhập khi tính thuế.

Nhấp vào và kê khai đầy đủ thông tin bắt buộc.

Nhập bảng kê Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.như sau:

+Họ tên ngưởi phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc, chọn loại giấy tờ như CMND/ CCCD/ hộ chiếu/giấy khai sinh; số giấy tờcủa CMND..; Ngày sinh NPT

Lưu ý [16] Từ tháng: Là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh trong năm tính thuế,chỉ tiêu  Đến tháng [17] là thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế hoặc tháng 12 nếu trong năm chưa kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Lưu ý: Với những người đề nghị hoàn qua tài khoản thì bắt buộc phải điền chỉ tiêu 12 bao gồm cả số tài khoản, tên ngân hàng kèm chi nhánh rõ ràng. Ví dụ: Bạn H muốn được nhận tiền hoàn qua tài khoản của TP Bank được mở tại chi nhánh Phạm Hùng thì chỉ tiêu 12 điền số TK là 0172xxxxxx

Chỉ tiêu 12a: TP Bank Chi nhánh Phạm Hùng

Người nộp thuế bấm nút chọn vào ô “ Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiêm trước pháp luật về những số liệu đã kkhia và hồ sơ đính kèm”

Lưu ý: cần nhấn lưu bản nháp thường xuyên để không bị mất  thông tin đã nhập.

>> Nhấn nút Hoàn thành kê khai

Gửi tờ khai

Chọn Kết xuất xml (để lưu và nộp tờ khai đã kê khai) >> Nộp tờ khai

Kết xuất XML để lấy tờ khai, sau đó chọn ” Nộp tờ khai “

Gửi hồ sơ phụ lục đính kèm

+ Chọn phụ lục đính kèm: như Chứng từ khấu trừ thuế / Chứng từ nộp thuế/Chứng từ về các khoản từ thiện, nhân đạo (nếu có)/Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của đơn vị tổ chứ trả thu nhập ở nước ngoài/ Các chứng từ khác.

+ Chọn tệp dữ liệu (đính kèm file dữ liệu gửi)

Sau khi chọn phụ lục đính kèm và chọn tệp dữ liệu => nhấn “ Tiếp tục”

Đính kèm tối đa không quá 10 dòng sau đó ấn tiếp tục

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản scan ( không quá 5MN, file có thể là PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX…)
2. Chứng từ nộp thuế
3. Chứng từ về các khoản đóng từ thiện, nhân đạo ( nếu có )
4. Chứng từ khác ( nếu có )

Xuất hiện xác thực nộp tờ khai

+ Nhập Mã kiểm tra => nhấn “ Tiếp tục”

Nhập mã OTP do Tổng Cục Thuế gửi qua tin nhắn điện thoại

Điền mã kiểm tra nhận được từ điện thoại.

=> Nhấn “ Tiếp tục”

=> Sau khi nộp tờ khai thành công tới cơ quan thuế, hệ thống (Tổng Cục Thuế) sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email đã đăng ký, đồng thời gửi tin nhắn thông báo vào số điện thoại đã đăng ký của NNT với nội dung :” hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công CQT trả thông báo chấp nhận/ không chấp nhận sau 01 ngày làm việc”.

Tra cứu tờ khai

Tra cứu tờ khai đã gửi:

Lựa chọn loại Tờ khai >> Chọn ngày gửi >> Tra cứu (mục đích kiểm tra Tờ khai đã được ghi nhận vào hệ thống của Cơ quan Thuế và kiểm tra cơ quan thuế nào thực hiện quyết toán thuế và liên hệ CQT để được hỗ trợ nếu có).

Lưu ý:

• Trường hợp người nộp thuế không nhận được tin nhắn thành công từ Tổng Cục Thuế gửi đến điện thoại, người nộp thuế kiểm tra lại đã có và nhập mật khẩu giao dịch điện tử khi thực hiện quyết toán chưa, nếu chưa phải đăng ký lại giao dịch điện tử và kê khai lại từ đầu
• Trường hợp người nộp thuế có nhiều Mã số thuế đề nghị người nộp thuế liên hệ cơ quan thuế để xử lý điều chỉnh còn 1 mã số thuế duy nhất và sử  dụng mã số thuế này để thực hiện đăng ký giao dịch điện tử

Sau khi nộp hồ sơ xong thì sẽ có tin nhắn về điện thoại báo hồ sơ khai thuế đã được gửi thành công. Nếu như được chấp nhận hồ sơ thì sẽ có tin nhắn thông báo kèm số thuế đề nghị hoàn

Sau khoảng 10 ngày làm việc thì tiền đề nghị hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản.

Trường hợp người nộp thuế phát sinh số thuế phải nộp thêm thì thực hiện nộp thuế ở ứng dụng Etax Mobile hoặc ngân hàng gần nhất

Kết luận

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã đẩy mạnh việc quyết toán Thuế online nên việc hoàn lại thuế TNCN mà chúng ta đã đóng vô cùng dễ dàng và không hề phức tạp. Hi vọng những chia sẻ về kinh nghiệm của Manabox sẽ giúp các bạn thực hiện thành công việc hoàn thuế TNCN nhé!

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________