Chuyển đổi Phần mềm chat nội bộ

Các lựa chọn thay thế Skype phù hợp cho doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau về công cụ giao tiếp. Dưới đây là một số nền tảng phổ biến có thể thay thế Skype:

• Chatwork: Một nền tảng nhắn tin chuyên biệt cho doanh nghiệp, đặc biệt phổ biến tại Nhật Bản. Chatwork cung cấp các tính năng chat nhóm, quản lý công việc, và có giao diện thân thiện giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

• Slack: Một công cụ mạnh mẽ dành cho giao tiếp nội bộ, cho phép tích hợp nhiều ứng dụng khác.

• Zoom: Một trong những nền tảng phổ biến nhất dành cho hội nghị trực tuyến, phù hợp với các cuộc họp lớn, sự kiện trực tuyến và hội thảo.

• Google Meet: Tích hợp tốt với hệ sinh thái Google Workspace, phù hợp với doanh nghiệp đã sử dụng Gmail, Google Drive.

• WhatsApp Business: Thích hợp cho doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ nhắn tin nhanh và gọi điện tiện lợi.

• Discord: Không chỉ dành cho cộng đồng game, Discord ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp nhờ khả năng quản lý kênh chat và thoại linh hoạt.

• Cisco Webex: Một nền tảng chuyên nghiệp, phù hợp với các tổ chức lớn cần bảo mật cao.

Cách thức chuyển đổi từ Skype sang nền tảng khác

Bước 1: Đánh giá nhu cầu doanh nghiệp

Trước khi chọn nền tảng thay thế, doanh nghiệp cần xác định các tiêu chí quan trọng như:

• Số lượng người dùng và quy mô trao đổi

• Khả năng tích hợp với các công cụ đang sử dụng

• Yêu cầu về bảo mật và quản lý dữ liệu

• Chi phí vận hành

Bước 2: Lưu trữ và sao lưu dữ liệu Skype

Trước khi Skype ngừng hoạt động, các doanh nghiệp nên sao lưu danh bạ, lịch sử trò chuyện và các dữ liệu quan trọng. Microsoft cho phép xuất dữ liệu này để lưu trữ hoặc nhập vào hệ thống mới. Ví dụ, với người chuyển đổi qua Teams thì các bước tiếp theo cho người dùng Skype:

• 1. Chuyển sang Microsoft Teams: Microsoft khuyến khích người dùng chuyển sang sử dụng Teams, nền tảng cung cấp nhiều tính năng tương tự Skype cùng các cải tiến như quản lý lịch và tổ chức cuộc họp. https://support.microsoft.com/vi-vn/office/moving-from-skype-to-microsoft-teams-free-3c0caa26-d9db-4179-bcb3-930ae2c87570
• 2. Đăng nhập bằng tài khoản Skype: Người dùng có thể đăng nhập vào Teams bằng tài khoản Skype hiện có, giúp duy trì danh bạ và lịch sử trò chuyện mà không cần tạo tài khoản mới.
• 3. Sao lưu dữ liệu: Trước ngày 5/5/2025, người dùng nên sao lưu danh bạ và lịch sử trò chuyện từ Skype để tránh mất mát thông tin quan trọng.

Bước 3: Lập kế hoạch triển khai nền tảng mới

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết để triển khai nền tảng mới, bao gồm:

• Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng

• Kiểm tra khả năng tích hợp với hệ thống nội bộ

• Chuyển đổi dữ liệu và đảm bảo tính liên tục trong giao tiếp

Nhân viên cần được đào tạo để làm quen với nền tảng mới. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hướng dẫn hoặc cung cấp tài liệu hỗ trợ.

Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ nhân viên, điều chỉnh quy trình nếu cần và đảm bảo nền tảng mới hoạt động trơn tru.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________