Hành chính nhân sự, Kế toán, Thuế TNCN, Thuế TNDN
Tình huống doanh nghiệp: Nhân viên phái cử doanh nghiệp chi trả hộ lương và công tác phí
TÌNH HUỐNG: Công ty con tại Việt Nam có kế hoạch tiếp nhận nhân sự được Công ty Mẹ tại Nhật Bản phái cử sang làm việc (nhân viên phái cử). Trong thời gian làm việc tại Việt Nam, Công ty Con đứng ra chi trả hộ các khoản chi phí như lương, ăn ở, đi lại cho nhân viên này.
Tình huống này phát sinh một số vấn đề pháp lý và thuế quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ:
Nội dung bài viết
Yêu cầu về Giấy phép lao động
Dù người lao động được Công ty Mẹ cử sang, nhưng nếu làm việc tại Việt Nam, họ vẫn được xem là lao động nước ngoài theo quy định. Trừ khi thuộc diện được miễn, họ sẽ phải có giấy phép lao động.
Trường hợp này, Công ty Con cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (và sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP). Việc không làm thủ tục có thể dẫn đến xử phạt cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Chi phí chi trả hộ và nghĩa vụ thuế TNDN
Về thuế TNDN, các khoản như lương, ăn ở, vé máy bay mà Công ty Con chi hộ cho nhân sự phái cử không được tính vào chi phí hợp lý.
Muốn được khấu trừ, doanh nghiệp cần chứng minh đây là khoản chi thực tế phát sinh, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này thường được xử lý thông qua một hợp đồng/thỏa thuận phái cử rõ ràng, quy định cụ thể nghĩa vụ tài chính giữa Công ty Mẹ và Công ty Con, kèm theo đầy đủ chứng từ, hóa đơn, thanh toán hợp lệ. Căn cứ: Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Trong tình huống này, việc Công ty Con là người đứng ra chi hộ và sẽ được bù đắp bởi khoản thu từ phía Công ty Mẹ, do đó các khoản chi này không được xác định là chi phí được trừ.
Thuế thu nhập cá nhân – Ai phải nộp, nộp thế nào?
Dù không ký hợp đồng lao động với Công ty Con, nhưng nếu nhân sự đó làm việc thực tế tại Việt Nam và được hưởng lợi ích tài chính ở đây, thì vẫn phải nộp thuế TNCN tại Việt Nam.
-
Nếu người lao động lưu trú tại Việt Nam trên 183 ngày trong năm, họ được xác định là cá nhân cư trú, và phải kê khai toàn bộ thu nhập toàn cầu (kể cả phần lương do Công ty Mẹ trả).
-
Ngược lại, nếu dưới 183 ngày, thì nộp theo diện không cư trú, với thuế suất 20% trên phần thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
Trong trường hợp này, Công ty Con có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN thay cho người lao động, kể cả với phần lương do Công ty Mẹ chi trả.
Lưu ý: Việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN (Khoản chi phí công tác), Công ty Con cần áp dụng chính sách, quy chế tài chính của Công ty Mẹ do bản chất người lao động làm việc theo hợp đồng với Công ty Mẹ.
Tổng kết
Để tránh rủi ro về thuế và lao động trong tình huống với nhân viên phái cử, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
-
Hợp đồng hoặc biên bản phái cử rõ ràng giữa các bên;
-
Thực hiện đầy đủ thủ tục cấp/miễn giấy phép lao động;
-
Lập hồ sơ thuế TNCN cho người lao động, đăng ký mã số thuế, kê khai và nộp thuế đúng quy định;
-
Lưu toàn bộ chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp lý của chi phí.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
Công ty TNHH Manabox Việt Nam
Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Facebook: https://www.facebook.com/ManaboxVietnam
Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan
Youtube: https://www.youtube.com/@congtytnhhmanaboxvietnam6227
Tiktok: https://www.tiktok.com/@manabox.ketoanthue
Zalo: https://zalo.me/g/rittvj348