Hạch toán hàng tồn kho thừa, thiếu khi kiểm kê

Điều 21. Tài khoản 138 – Phải thu khác

1. Nguyên tắc kế toán

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;

– Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283);

– Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

– Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, …

– Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…

– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ:

– Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;

– Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;

– Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;

– Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;

– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Bên Có:

– Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;

– Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;

– Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.

– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

Số dư bên Nợ:

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381…

Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:

a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.

b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

Điều 57. Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng đ­ược dùng để hạch toán doanh thu nhận trư­ớc về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.

b) Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau:

– Giá trị tài sản thừa ch­ưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong biên bản xử lý, nếu đã xác định đư­ợc nguyên nhân;.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

Bên Nợ:

– Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;

– Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;

– Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;

– Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trư­ớc cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản;

– Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính;

– Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh;

– Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh;

– Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu từ cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước;

– Kết chuyển chi phí cổ phần hoá trừ (-) vào số tiền Nhà nước thu được từ cổ phần hoá công ty Nhà nước;

– Các khoản đã trả và đã nộp khác.

Bên Có:

– Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (ch­ưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay đư­ợc nguyên nhân;

– Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lư­ơng của công nhân viên;

– Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, n­ước ở tập thể;

– Kinh phí công đoàn vư­ợt chi đư­ợc cấp bù;

– Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán;

– Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ;

– Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay;

– Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê tài chính;

– Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê hoạt động;

– Phản ánh tổng số tiền thu từ bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước; Khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp;

– Vật tư, hàng hóa vay, mượn tạm thời, các khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân;

– Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại;

– Các khoản phải trả khác.

Số dư­ bên Có:

– BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chư­a nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chư­a chi hết;

– Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết;

– Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán;

– Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chưa kết chuyển;

– Phản ánh số tiền thu về bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước hoặc khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp còn phải trả đến cuối kỳ kế toán;

– Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.

Tài khoản này có thể có số d­ư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vư­ợt chi chưa được cấp bù.

Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác, có 8 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chư­a xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trường hợp giá trị tài sản thừa đã xác định đ­ược nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 338 (3381)…

…Tr­ường hợp phát hiện tài sản thừa ch­ưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ giải quyết:

a) Kế toán phản ánh giá trị tài sản thừa theo giá trị hợp lý tại thời điểm phát hiện để ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ các TK 111, 152, 153, 156, 211 (Theo giá trị hợp lý)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản thừa, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý ghi vào các tài khoản liên quan, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu; hoặc

Có TK 441 – Nguồn vốn đầu tư­ XDCB;

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388);

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp