Hộ kinh doanh cần làm gì khi chuyển từ khoán lên kê khai?

Kể từ ngày 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hình thức nộp thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc các hộ kinh doanh hiện đang nộp thuế theo phương pháp khoán cần chuyển sang phương pháp kê khai hoặc thành lập doanh nghiệp. Vậy Hộ kinh doanh cần làm gì khi chuyển từ khoán lên kê khai?

HỘ KINH DOANH CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, các Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có doanh thu năm 2025 từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo từ máy tính tiền. Đây không còn là lựa chọn – mà là nghĩa vụ bắt buộc. dưới đây là 10 bước cần thực hiện trước thời điểm quan trọng này để đảm bảo Hộ không bị động khi chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế:

Rà soát lại doanh thu khoán được cơ quan thuế xác định đầu năm 2025

Ngay từ đầu năm, Chi cục Thuế đã gửi Thông báo doanh thu khoán năm 2025 đến từng Hộ. Nếu doanh thu được ấn định từ 1 tỷ đồng trở lên, Hộ sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025, bất kể doanh thu thực tế trong 5 tháng đầu năm. Vì vậy, cần tra cứu lại thông báo để xác định nghĩa vụ và chuẩn bị phương án phù hợp.

Kiểm kê hàng hóa, tài sản, công nợ – lập sổ sách ngay từ đầu

Việc chuyển sang hóa đơn điện tử là bước khởi đầu cho quá trình minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Hộ nên rà soát lại toàn bộ tài sản, hàng tồn kho, công nợ phải thu – phải trả để ghi nhận đúng thực trạng. Đây là cơ sở quan trọng để thiết lập hệ thống sổ sách, kiểm soát dòng tiền và hoạt động hiệu quả hơn.

Mẫu biên bản kiểm kê của Hộ kinh doanh

Khi mua hàng, làm việc lại với nhà cung cấp – yêu cầu xuất hóa đơn đầu vào hoặc sử dụng bảng kê 01/TNDN trong một số trường hợp

Từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, mọi khoản chi phí không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Hộ cần rà soát lại các nhà cung cấp, yêu cầu họ xuất hóa đơn cho hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc cân nhắc thay đổi đối tác nếu không đảm bảo minh bạch.

Khi bán hàng, tạo thói quen xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng

Từ 01/6/2025, mỗi lần bán hàng đều phải xuất hóa đơn, dù khách hàng có yêu cầu hay không. Dữ liệu hóa đơn sẽ được gửi trực tiếp về cơ quan thuế nên không thể bỏ qua bất kỳ giao dịch nào. Thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo pháp lý mà còn tạo uy tín và hỗ trợ kiểm soát sổ sách.

Lựa chọn máy tính tiền phù hợp và hiểu cách sử dụng

Máy tính tiền tích hợp phát hành hóa đơn giờ đây trở thành thiết bị bắt buộc. Hộ kinh doanh nên tham khảo danh sách máy được Tổng cục Thuế công bố, chọn loại phù hợp với ngành nghề (cửa hàng bán lẻ, quán ăn, hiệu thuốc…), tiến hành cài đặt và vận hành thử ít nhất 2 tuần trước thời điểm chính thức để làm quen và xử lý tình huống phát sinh.

Danh sách tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Ghi chép đầy đủ các khoản chi phí và công nợ – kể cả bằng tiền mặt

Các chi phí phát sinh bằng tiền mặt như mua vật tư, trả lương, vận chuyển… nếu không ghi chép rõ ràng sẽ dễ bị thất thoát hoặc không được chấp nhận khi quyết toán thuế. Hộ nên dùng sổ tay hoặc phần mềm đơn giản để ghi lại chi tiết từng khoản chi, người nhận, lý do và số tiền.

Tìm hiểu kế toán cơ bản hoặc tìm người tư vấn thuế kế toán phù hợp

Khi phát hành hóa đơn điện tử, giao dịch bán hàng được ghi nhận tự động. Tuy nhiên, các khoản chi phí, công nợ, lãi – lỗ vẫn cần được theo dõi chặt chẽ. Hộ nên học các kiến thức kế toán cơ bản hoặc thuê dịch vụ kế toán định kỳ để kiểm soát hiệu quả hoạt động kinh doanh, tránh sai sót.

Vướng mắc của hộ kinh doanh khi khai thuế

Chuẩn bị hồ sơ nhân sự để đóng BHXH bắt buộc

Theo Luật BHXH mới có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, Hộ sử dụng lao động thường xuyên sẽ phải tham gia BHXH bắt buộc. Ngay từ bây giờ, cần lập danh sách lao động, xác định thời gian làm việc, hợp đồng, mức lương và thông tin cá nhân để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ BHXH đúng hạn.

Ngoài ra, từ 1/7/2025, chủ hộ kinh doanh cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Cân nhắc chuyển đổi mô hình sang Công ty TNHH nếu hoạt động đã mở rộng

Với các Hộ có doanh thu lớn, thuê nhiều lao động, thường xuyên ký hợp đồng hoặc có định hướng mở rộng, mô hình Hộ kinh doanh sẽ không còn phù hợp. Việc chuyển đổi thành Công ty TNHH một thành viên sẽ giúp hợp pháp hóa hoạt động, dễ dàng tiếp cận vốn, có tư cách pháp nhân và được hạch toán minh bạch hơn.

Chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Thủ tục chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Để chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

• Nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thuế khoán: Sử dụng mẫu số 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Trên tờ khai, cần đánh dấu vào ô “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế”.

• Thời hạn nộp tờ khai: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.

• Chuẩn bị hồ sơ bổ sung: Bao gồm bản sao công chứng CMND/CCCD của chủ hộ, hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu có), và các giấy tờ liên quan đến ngành nghề đăng ký (nếu ngành yêu cầu điều kiện).

• Nộp hồ sơ: Tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi hộ kinh doanh hoạt động

Nghĩa vụ sau khi chuyển sang phương pháp kê khai

Sau khi chuyển đổi, hộ kinh doanh cần tuân thủ các nghĩa vụ sau:

• Thực hiện chế độ kế toán: Theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

• Sử dụng hóa đơn điện tử: Từ ngày 01/6/2025, các hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời kết nối trực tiếp dữ liệu với cơ quan thuế.

• Kê khai và nộp thuế định kỳ: Thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào quy mô và lựa chọn của hộ kinh doanh

Lựa chọn giữa hộ kinh doanh kê khai và thành lập doanh nghiệp

Việc lựa chọn tiếp tục hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh kê khai hay chuyển đổi thành doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô và định hướng phát triển của hộ kinh doanh

• Hộ kinh doanh kê khai: Phù hợp với các hộ có quy mô nhỏ, ít nhân công, không có nhu cầu mở rộng lớn, và muốn giữ thủ tục đơn giản

• Thành lập doanh nghiệp: Phù hợp với các hộ kinh doanh muốn phát triển kinh doanh lâu dài, mở rộng chi nhánh, tuyển nhiều nhân sự, hoặc có kế hoạch hợp tác, huy động vốn

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________