Hộ kinh doanh cần lưu ý các sai sót hóa đơn thường gặp

Hộ kinh doanh cần lưu ý các sai sót hóa đơn thường gặp theo quy định mới nhất hiện nay và mức xử phạt tương ứng

Sai sót thường gặp khi lập hóa đơn với hộ kinh doanh

1) Thông tin người mua/người bán không khớp (trang 1)

• Tên, địa chỉ, mã số thuế phải đúng như đăng ký thuế.

• Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không ghi MST trên hóa đơn.

• Lưu ý cách ghi tên hộ kinh doanh phải đúng theo giấy đăng ký, tránh viết khác (ví dụ thêm/bớt cụm “Hộ kinh doanh …”).

2) Gửi hóa đơn cho khách khi CHƯA được cơ quan thuế cấp mã (trang 2)

• HĐĐT có mã chỉ hợp lệ sau khi cơ quan thuế cấp mã.

• Không được gửi/khấu trừ/mua bán dựa trên hóa đơn chưa có mã (ví dụ số hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối do lỗi định dạng dữ liệu).

3) Chuyển HĐ điện tử sang giấy sai quy định (trang 2)

• Bản in chỉ có giá trị lưu trữ kế toán, không có giá trị giao dịch (trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế).

• Nội dung bản in phải khớp 100% với HĐĐT gốc; tránh hiển thị/ghi thêm dòng không đúng quy định (như cụm “bản thể hiện…”).

4) Xử lý sai sót không đúng thủ tục (trang 2–3)

• Tự ý điều chỉnh/thay thế nhưng không thông báo cho người mua hoặc cơ quan thuế ⇒ chênh lệch số liệu khai thuế.

• Khi điều chỉnh/thay thế phải gửi Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

• Trường hợp đã từng xuất hóa đơn giấy/TT32 trước đây, nay cần giảm giá trị theo quyết toán: hai bên lập văn bản thỏa thuận, người bán xuất HĐĐT theo TT78 để thay thế, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn… số… ngày…”, đồng thời thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT (trang 3).

5) Lập hóa đơn không đúng thời điểm (trang 3)

• Vi phạm thời điểm theo Điều 9 NĐ 123/2020/NĐ-CP dẫn tới khai sai kỳ, chậm nộp tiền thuế NSNN.

Có thể bị xử phạt thuế theo từng số hoá đơn vi phạm (Sai ngày…)

6) Rủi ro về tính hợp pháp của hóa đơn (trang 3–4)

• Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng/nghỉ/không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

• Không lập hóa đơn cho hộ/cá nhân kinh doanh, nhưng lại xuất hóa đơn cho doanh nghiệp khác để hợp thức đầu ra cho bên mua ⇒ hành vi trốn doanh thu/né nghĩa vụ theo TT 40/2021/TT-BTC (trang 4).

• Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế không khớp với hóa đơn gốc nhằm hưởng miễn/giảm thuế GTGT (trang 4).

• Không kê khai hóa đơn đầu vào dẫn đến không xuất/khai doanh thu bán ra đúng thực tế (trang 4).

Tổng hợp xử phạt Hóa đơn lập sai quy định

Checklist 7 bước cho hộ kinh doanh

1. Kiểm tra hồ sơ thuế: tên, địa chỉ, MST còn hiệu lực; cập nhật kịp thời khi thay đổi.

2. Ghi thông tin người mua đúng đăng ký; không ghi MST nếu người mua không có MST.

3. Ký số & gửi lên cơ quan thuế; chỉ gửi cho khách sau khi hóa đơn đã được cấp mã.

4. Lưu trữ điện tử; nếu in giấy để lưu, đảm bảo khớp nội dung với HĐĐT.

5. Đúng thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 NĐ 123.

6. Nếu sai sót: thống nhất với khách, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

7. Tự rà soát rủi ro: không dùng hóa đơn của đơn vị rủi ro; không “xuất hộ” cho DN khác; tuyệt đối bám sát giao dịch thực.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________