Hướng dẫn tất cả các trường hợp điều chỉnh hóa đơn sai sót

Dưới đây là hướng dẫn tổng hợp, chi tiết và dễ hiểu về tất cả các trường hợp lập điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP

Giá trị hóa đơn không đổi

Theo đó

• Thay đổi đơn vị tính hàng hóa: Chỉ cập nhật đơn vị tính, các giá trị khác giữ nguyên.

• Thay đổi tên hàng hóa: Chỉ cập nhật tên hàng hóa, giá trị không đổi.

• Thay đổi mã số thuế người mua: Chỉ cập nhật MST, giá trị khác không đổi.

Giá trị hóa đơn thay đổi (ảnh hưởng đến tiền thanh toán)

• Thay đổi số lượng (tăng hoặc giảm): Số lượng hàng hóa thay đổi, thành tiền và thuế thay đổi tương ứng.

  • Tăng số lượng, không đổi đơn giá, thuế suất.

  • Giảm số lượng, không đổi đơn giá, thuế suất.

• Thay đổi đơn giá (tăng hoặc giảm): Đơn giá hàng hóa thay đổi, thành tiền và thuế thay đổi tương ứng.
  • Tăng đơn giá, không đổi số lượng, thuế suất.

  • Giảm đơn giá, không đổi số lượng, thuế suất.

• Thay đổi thuế suất (tăng hoặc giảm): Thuế suất điều chỉnh, thành tiền và thuế thay đổi tương ứng.

  • Giảm thuế suất (VD: từ 10% xuống 8%)

  • Tăng thuế suất (VD: từ 8% lên 10%)

• Giảm thành tiền, tăng thành tiền

• Trả lại hàng hóa (toàn bộ hoặc một phần)

  • Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh âm (giảm giá trị hóa đơn).

  • Nếu trả lại toàn bộ: ghi giá trị âm toàn bộ.

  • Nếu trả lại một phần: ghi giá trị âm phần hàng hóa trả lại

Các trường hợp khác

• Điều chỉnh giảm/tăng thành tiền (do chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi, thu hộ, phí…)

• Điều chỉnh sai thông tin về mã số thuế, đơn vị tính, tên hàng hóa… (không ảnh hưởng giá trị hóa đơn)

• Điều chỉnh do sai sót thông tin về thuế suất, số lượng, đơn giá, thành tiền… (ảnh hưởng giá trị hóa đơn)

Quy Trình Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh

• Bước 1: Người bán phát hiện hóa đơn sai → Lập biên bản hoặc thông báo gửi cho người mua (theo mẫu 04/SS-HDDT).
• Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh:
  • Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (giảm/tăng tiền hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền…) và dẫn chiếu số hóa đơn gốc đã lập sai.
  • Dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…, Tháng…, Năm…” 

Hoặc: Lập hóa đơn thay thế

• • Khi hóa đơn cũ sai toàn bộ nội dung hoặc không đúng quy cách, chất lượng…
  • Dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…, Tháng…, Năm…”

Bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn? Mẫu biên bản điều chỉnh? Invoice adjustment minute

Một Số Lưu Ý theo ĐIỀU 10 – XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ LẬP (THÔNG TƯ 91/2026/TT-BTC)

1. NGUYÊN TẮC CHUNG

• Tính nhất quán các lần xử lý: Lần sau phát hiện sai phải tiếp tục theo hình thức xử lý của lần đầu (điều chỉnh/thay thế)
• Hóa đơn không có ký hiệu mẫu/ký hiệu/số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh
• Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng: Ghi số dương (+), điều chỉnh giảm: Ghi số âm (-)
• Kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh
  • Người bán: Kê khai vào kỳ phát sinh HĐ điều chỉnh.
  • Người mua: Kê khai vào kỳ nhận được HĐ điều chỉnh
• Hóa đơn theo từng lần phát sinh bị sai └─ Gửi đơn đề nghị Mẫu 06/ĐN-PSĐT để được CQT cấp HĐ điều chỉnh/thay thế mới.

2. HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP CÓ SAI SÓT

• ├─ Sai hình thức (Tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ…)
  • Điều kiện: KHÔNG sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa
  •  │ └─ Xử lý: Không lập lại hóa đơn → Báo người mua + Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT.
• ├─ Sai nội dung trọng yếu (MST, tên hàng, quy cách, số tiền, thuế suất…) │
  • ├─ Lựa chọn 1: Lập Hóa đơn điều chỉnh │ │ └─ Bắt buộc có dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” │
  • ├─ Lựa chọn 2: Lập Hóa đơn thay thế │ │ └─ Bắt buộc có dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” │
• ├─ Sai nhiều hóa đơn (cùng người mua, hàng hóa, giá, thuế trong 1 tháng): Lập 01 HĐ điều chỉnh/thay thế + Kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
• └─ Thủ tục hồ sơ đi kèm
  • ├─ Người mua là Tổ chức/HKD: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
  • ├─ Người mua là Cá nhân: Thông báo cho người mua / Đăng thông báo trên website.
• │ └─ Miễn lập thỏa thuận: Gửi Bảng tổng hợp/CSDL chi tiết, Giao dịch TMĐT. ├
• ─ Hóa đơn máy tính tiền & Tài sản đăng ký sở hữu
  • │ └─ Bắt buộc lập Hóa đơn thay thế (Trừ trường hợp trả lại tài sản đã đăng ký tên người mua).
• ├─ Ngành hàng không
  • │ └─ Đổi/hoàn chứng từ = Hóa đơn điều chỉnh (Không cần dòng “Điều chỉnh tăng/giảm…”).
• └─ Cơ quan thuế phát hiện sai └─ CQT gửi Mẫu 01/TB-RSĐT → Người bán rà soát và xử lý (Điều chỉnh/Thay thế).

3. XỬ LÝ LỖI TRÊN BẢNG TỔNG HỢP / CSDL CHI TIẾT

• ├─ Hóa đơn sai & Đã gửi Bảng tổng hợp │ └─ Ghi thông tin điều chỉnh/thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp kỳ sau (Không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT).
• └─ Bảng tổng hợp / CSDL chi tiết gửi CQT bị thiếu hoặc sai └─ Gửi Bảng tổng hợp / Bảng thông tin chi tiết BỔ SUNG.

4. PHÁT SINH NGHIỆP VỤ (HÓA ĐƠN GỐC KHÔNG SAI)

• ├─ Thay đổi giá trị/khối lượng khi quyết toán/thanh toán │ ├─ Lập HĐ mới cho phần chênh lệch (Giảm ghi âm, Tăng ghi dương). │ └─ Áp dụng: Quyết toán dự án, Điều chỉnh giá theo luật chuyên ngành, Kết luận CQNN, Bán buôn điện EVN.
• ├─ Chiết khấu thương mại (theo doanh số/số lượng) │
  • ├─ Cách 1: Điều chỉnh trên HĐ lần mua cuối cùng / kỳ tiếp sau.
  • │ └─ Cách 2: Lập hóa đơn điều chỉnh + Kèm bảng kê.
• ├─ Trả lại hàng hóa / Đổi hàng làm thay đổi giá trị │
  • ├─ Mặc định: Người bán lập Hóa đơn điều chỉnh. │
  • ├─ Có thỏa thuận: Người mua lập Hóa đơn trả lại hàng (nếu bên mua dùng HĐĐT).
• │ └─ Tài sản đã đăng ký quyền sở hữu/sử dụng (Tên người mua): Người mua lập HĐ trả lại hàng.
• ├─ Hủy/Chấm dứt giao dịch đã thu tiền trước (Dịch vụ, BĐS, Xây dựng) │ └─ Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.
• ├─ Trả lại phí/hoa hồng (Tài chính, Bảo hiểm) │
• ├─ TCTD hoàn phí thanh toán: Lập HĐ điều chỉnh (Không cần dòng “Điều chỉnh cho HĐ số…”).
• │ └─ Hoàn/giảm phí bảo hiểm, giảm hoa hồng: Người bán lập HĐ điều chỉnh (Có bảng kê nếu thu nhiều KH).
• ├─ Viễn thông di động trả trước │ └─ Lập hóa đơn điều chỉnh (Căn cứ trên dữ liệu Bảng kê của thuê bao sử dụng).
• └─ Chênh lệch tỷ giá (Bán khí thiên nhiên / Hợp đồng ngoại tệ xuất VND) └─ Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch do quy đổi thực tế.

Do đó, 

• Không phải mọi trường hợp đều cần lập hóa đơn mới (sai tên, địa chỉ người mua không cần thay thế, chỉ cần thông báo với CQT).

• Kê khai thuế:

  • Người bán, người mua kê khai bổ sung hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế.

  • Trường hợp điều chỉnh âm (giảm doanh thu), bên bán ghi số âm trên hóa đơn điều chỉnh.

• Trường hợp trả lại hàng:

  • Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn (ghi âm).

  • Nếu bên mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc đăng trên website

  • Nếu bên mua là tổ chức, doanh nghiệp: hai bên lập biên bản ghi nhận nội dung sai sót

Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Khai bổ sung thuế GTGT

Xem thêm

Các trường hợp kê khai điều chỉnh bổ sung thuế GTGT (Có ví dụ) – VAT declaration Adjustment

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________