Tập huấn Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử

Sau khi tìm hiểu về thời điểm và nội dung hóa đơn, bước tiếp theo là quy trình quản lý vòng đời hóa đơn điện tử: từ đăng ký, sử dụng cho đến việc ngừng, thay thế và điều chỉnh khi có sai sót.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

• Trong vòng 01 ngày làm việc, hệ thống sẽ đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với dữ liệu dân cư và gửi thông báo xác nhận.

• Trường hợp thuộc diện rủi ro cao, cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình trong 01 ngày, và người nộp thuế phải phản hồi trong 02 ngày làm việc.

• Nếu đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp, doanh nghiệp phải hoàn tất kết nối kỹ thuật trong 10 ngày làm việc.

Quy định này rút ngắn thời gian, tăng tính tự động hóa, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng.

Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có thể bị ngừng hiệu lực trong các trường hợp:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế, tạm ngừng kinh doanh.

• Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

• Sử dụng hóa đơn để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hoặc lập hóa đơn khống.

• Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định.

Quy trình xử lý vi phạm khá chặt chẽ: cơ quan thuế gửi thông báo, yêu cầu giải trình trong 01–02 ngày. Nếu người nộp thuế không chứng minh được việc sử dụng đúng quy định, cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng.

Thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử

Sai sót trong lập hóa đơn là điều khó tránh, Nghị định 70/2025 đã quy định rõ cách xử lý:

• Sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần thông báo cho người mua.

• Sai các thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách): Người bán có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

• Hóa đơn điều chỉnh: Phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…”.

• Hóa đơn thay thế: Phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…”.

Ngoài ra, nghị định còn đưa ra hướng dẫn chi tiết cho các tình huống đặc biệt:

• Trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại, hoàn phí bảo hiểm, hoặc dịch vụ viễn thông.

• Trong mọi trường hợp, việc điều chỉnh/thay thế phải đi kèm biên bản thỏa thuận hoặc dữ liệu chứng minh.

Ý nghĩa đối với doanh nghiệp

• Chủ động và linh hoạt: Có nhiều lựa chọn xử lý sai sót, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Giảm rủi ro pháp lý: Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh bị xử phạt khi xảy ra lỗi hóa đơn.

• Minh bạch với khách hàng: Người mua có thể yên tâm về tính hợp pháp và chính xác của chứng từ.

Kết luận

Quy định mới về đăng ký, ngừng sử dụng, điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử thể hiện sự siết chặt nhưng linh hoạt trong quản lý thuế. Doanh nghiệp cần nắm vững để vừa tuân thủ pháp luật, vừa chủ động xử lý kịp thời các sai sót phát sinh trong thực tế kinh doanh.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

---

Công ty TNHH Manabox Việt Nam

Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Facebook: https://www.facebook.com/ManaboxVietnam

Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan

Youtube: https://www.youtube.com/@congtytnhhmanaboxvietnam6227

Tiktok: https://www.tiktok.com/@manabox.ketoanthue

Zalo: https://zalo.me/g/rittvj348