Trích lập dự phòng hàng tồn kho

Trong tình hình hiện nay, việc tuân thủ các quy định về kế toán và thuế là ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là trong nghiệp vụ Trích lập Dự phòng Giảm giá Hàng tồn kho. Để làm rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu vào tình huống cụ thể của một doanh nghiệp đang thực hiện trích lập phức tạp, bao gồm 100% cho hàng NG, chậm luân chuyển và tính theo NRV cho nhóm còn lại, nhằm phân tích cơ sở pháp lý và bộ hồ sơ cần thiết để được chấp nhận chi phí hợp lý.

Tình huống: Doanh nghiệp A đang trích lập dự phòng hàng tồn kho cuối năm bao gồm:

1 là: Hàng NG, hàng này bao gồm cả NVL, thành phẩm, bán thành phẩm, (1 trong số giá trị đó sẽ được khai báo với hải quan để báo phế vào tháng 1.2026). tất cả số này e đang trích lập 100% giá trị hàng tồn kho

2 là hàng tồn kho chậm luân chuyển trên 1 năm cũng đang trích lập 100%

số còn lại đang trích lập NRV, phần này e trích cho thành phẩm theo công thức, sau đó ước tính phần bán thành phẩm + NVL mà những thành phẩm bị lỗ trên sử dụng để trích tiếp

Hãy cho biết quy định liên quan đến trích lập nhưng khoản đó, và tài liệu chứng minh những khoản trích đó để đc tính vào chi phí hợp lý

1. Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa kho bảo thuế, thành phẩm (sau đây gọi tắt là hàng tồn kho) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng hợp lý khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
• Là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. (Khoản 1 điều 4 Thông tư 48/2019/TT-BTC)

2. Về việc trích lập 100% giá trị hàng tồn kho

Khoản 4, Điều 4, Thông tư 48/2019/TT-BTC, Hàng tồn kho do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hư hỏng, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng phải được xử lý hủy bỏ, thanh lý.

• Đối với hàng NG, báo phế: Nếu có bằng chứng hàng này đã hư hỏng, không còn giá trị sử dụng (NRV = 0) thì được trích 100%. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ yêu cầu Biên bản kiểm kê xác định hàng hư hỏng do Hội đồng của công ty lập.
• Đối với hàng chậm luân chuyển: Chỉ được trích 100% nếu chứng minh được giá trị thu hồi của nó bằng 0. Nếu vẫn bán được (dù rất rẻ), chỉ được trích phần chênh lệch.

3. Công thức tính cho Bán thành phẩm & NVL (VAS 02)

Cách ước tính BTP và NVL dựa trên thành phẩm bị lỗ là hoàn toàn đúng theo Đoạn 24 – VAS 02:

• Không được ghi giảm giá NVL nếu thành phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất.
• Nếu giá thành phẩm thấp hơn giá thành sản xuất, thì NVL liên quan mới được ghi giảm xuống bằng NRV.

4. Hồ sơ minh chứng: 

• Đối với hàng NG (Hàng lỗi, hỏng) và Hàng báo phế Hải quan:

Biên bản kiểm kê: Xác định số lượng, tình trạng hàng NG tại thời điểm cuối năm.

Hồ sơ báo phế Hải quan: Bản sao tờ khai hoặc văn bản gửi cơ quan Hải quan (đối với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu) về việc tiêu hủy vào tháng 1/2026.

Quyết định phê duyệt: Văn bản của Ban giám đốc về việc xử lý hàng NG và mức trích lập 100%.

• Hàng chậm luân chuyển trên 1 năm:

Bảng kê chi tiết tuổi hàng: Chứng minh hàng đã tồn trên 12 tháng.

Bảng đánh giá giá trị: Tài liệu chứng minh giá bán ước tính của loại hàng này hiện tại đang thấp hơn giá vốn (ví dụ: báo giá bán thanh lý, giá thị trường của mặt hàng tương đương).

• Trích lập theo NRV (Thành phẩm, BTP và NVL)

Bảng tính toán NRV: Thể hiện rõ Giá bán ước tính – Chi phí bán hàng – Chi phí hoàn thiện.

Định mức kinh tế kỹ thuật: Để chứng minh NVL và BTP đó nằm trong cấu thành của các thành phẩm bị lỗ.

Hóa đơn bán hàng gần nhất: Của các mặt hàng tương tự để làm căn cứ xác định “Giá bán ước tính”.

Như vậy, các phương pháp trích lập đều có căn cứ pháp lý, nhưng điều kiện then chốt để được chấp nhận là chi phí hợp lý là doanh nghiệp phải có và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh giá trị thu hồi thực tế của hàng tồn kho.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________