Tuyển dụng Kế toán nội bộ (Internal Accountant cum GA)

About Manabox Vietnam

Manabox Vietnam supports Japanese and international companies in Vietnam in accounting, tax, labor, legal, and management matters.

We value the idea of Win-Win-Win. This means:

• Win for our clients
• Win for our business partners, such as vendors and partner companies
• Win for Manabox members

We are looking for a new team member who can support both accounting operations and internal office culture.

This is not only an admin position. This role helps the company run smoothly, supports employees, improves the office atmosphere, and uses AI tools to make daily work more efficient.

Work location: Manabox Vietnam – Room 701, 7th Floor, 3D Center Building, No. 3 Duy Tan, Cau Giay, Hanoi 

Salary: Up to 18,000,000 VND

Why This Role Is Important

Manabox is growing. As the company grows, we need someone who can support both numbers and people.

On the accounting side, this person will help manage company accounting, payments, documents, and tax filing work. We also expect this person to use AI and digital tools to improve routine work.

On the people and admin side, this person will help create a better working environment. For example, planning company meals, team events, onboarding support, and small internal activities that make employees feel more positive at work.

We are looking for someone who can make the company better from the inside.

Key Responsibilities

1. Accounting and Management Work Using AI

You will be responsible for basic accounting, finance, and tax-related work for Manabox Vietnam. You will also improve routine work by using AI and digital tools.

• Collect, organize, and check invoices, receipts, contracts, and payment documents
• Support payment schedules, cash in/out records, expenses, unpaid amounts, and receivables
• Prepare information for bookkeeping, accounting entries, monthly reports, and financial statements
• Prepare documents and check numbers for Manabox Vietnam’s tax filing
• Manage tax filing schedules and related internal deadlines
• Give work instructions to accounting/admin team members
• Check progress and review supporting documents and accounting inputs
• Use Excel, Google Workspace, accounting software, ChatGPT, Claude, Gemini, and other tools for data organization, checking, summaries, and reports
• Create templates and checklists for repeated accounting work
• Suggest ways to use AI or digital tools for work that is still done manually

In this area, we do not want someone who only processes accounting tasks. We want someone who can use AI to make accounting work more accurate, faster, and easier to repeat.

2. Admin and Employee Experience

You will also support office operations and help create a positive working atmosphere.

• Plan and manage company meals, birthday events, team building, seasonal events, and internal recognition
• Suggest ideas to improve employee motivation and team atmosphere
• Support onboarding so new members can understand the company and start smoothly
• Answer employee questions and collect small problems from daily office life
• Create and update internal announcements, manuals, FAQs, rules, and application flows
• Manage office supplies, equipment, seats, mail, visitors, welfare support, and health check-ups
• Communicate with vendors, building management, insurance companies, IT vendors, and other service providers
• Support communication between Japanese managers and Vietnamese staff

In this area, we expect a mindset similar to an internal marketer. Please observe the team, understand the office atmosphere, and think about how to make the workplace better and more positive.

Requirements

• University degree
• At least 3 year of experience in Admin, General Affairs, HR Assistant, Office Management, accounting/admin support, or internal event support
• Basic skills in Word, Excel, Google Workspace, and office tools
• Ability to write clear and careful documents in Vietnamese
• Ability to communicate in English with the CEO and managers for confirmation, reporting, and discussion
• Careful, responsible, and willing to support others
• Good communication with internal and external people
• Ability to manage tasks and deadlines
• Strong interest in learning and using AI and digital tools
• Positive attitude toward supporting employees and improving the office atmosphere

Nice to Have

• Experience in a Japanese company, foreign company, accounting firm, consulting firm, or international working environment
• Basic knowledge of labor, social insurance, personal income tax, or internal company rules
• Experience in recruitment support, onboarding, HR document management, or internal events
• Experience using AI tools such as ChatGPT, Claude, Gemini, Notion, Trello, or other work improvement tools
• Experience in internal communication, community management, event planning, or simple social media support
• Experience handling accounting documents, invoices, contracts, or payment requests

What You Can Learn

• Learn how a professional firm supports Japanese and foreign companies in Vietnam
• Gain practical knowledge across accounting, tax, labor, legal, and management matters
• Learn management accounting, which means accounting used for business decisions
• Learn how to use AI and digital tools in real accounting, admin, and internal operations
• Propose AI-based work improvements and apply them to real internal workflows
• Join the process of building better systems for admin, HR, accounting, and management
• Join internal culture building and employee engagement activities
• Improve communication skills between Japanese managers and Vietnamese staff
• Work closely with the Japanese CEO and learn how management looks at the company
• Grow skills that are still important in the AI era: planning, coordination, improvement, and office operations

Benefits and Why Join Manabox

Manabox provides both stable benefits and opportunities to learn.

• 13th-month salary and Tet holiday bonus
• Social insurance, health insurance, and unemployment insurance according to regulations
• Company insurance and welfare policies based on company rules
• Periodic salary review
• Support for learning and professional certifications
• Professional and friendly working environment
• Company trips twice a year
• Monthly team building
• Annual health check-ups
• Opportunity to work closely with the Japanese CEO and managers
• Opportunity to learn AI and digital tools through real work
• Opportunity to share your ideas for internal events and company culture

Who Fits This Role

• You notice changes in people’s mood and team atmosphere
• You like thinking, “How can we make this easier or better?”
• You see company events and meals as chances to make the team stronger
• You are not afraid of AI and like trying new tools
• You can balance careful accounting/admin work with friendly communication

Who May Not Fit This Role

• You only want to do fixed tasks quietly
• You are not interested in internal events or working with people
• You strongly avoid using AI or new tools
• You care about speed but not accuracy in documents and numbers

How to Apply

Please send your CV in English or Vietnamese to: hr@manaboxvn.jp

Email subject: Your Name_Admin

Company: Manabox Vietnam Co., Ltd. Address: Room 701, 7th Floor, 3D Center Building, No. 3 Duy Tan, Cau Giay, Hanoi, Vietnam

Vietnamese Version

Tầm nhìn của chúng tôi – Win-Win-Win

Manabox Vietnam hỗ trợ các doanh nghiệp Nhật Bản và quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực kế toán, thuế, lao động, pháp lý và quản trị doanh nghiệp.

Chúng tôi đề cao tinh thần Win-Win-Win:

• Khách hàng phát triển 
• Đối tác đồng hành cùng phát triển
• Đội ngũ Manabox có môi trường làm việc tích cực và nhiều cơ hội phát triển

Chúng tôi đang tìm kiếm một nhân sự phụ trách đồng thời mảng Kế toán nội bộ và GA/Admin, đây là vị trí vô cùng quan trọng vì không chỉ vận hành công việc hằng ngày mà còn cần có tư duy cải tiến và ứng dụng AI vào thực tế. Đây sẽ là “mama” tổng quản đồng thời hỗ trợ quản trị trực tiếp cho Giám đốc và ban quản lý.

Vị trí này sẽ phù hợp với những bạn yêu thích sự tối ưu, chủ động tìm cách làm việc thông minh hơn và muốn trở thành “AI lead” trong team vận hành nội bộ. Bạn sẽ có cơ hội trực tiếp ứng dụng các AI tools… để hỗ trợ kế toán, quản lý dữ liệu, báo cáo cho BOD teams, đề xuất cải thiện quy trình và nâng cao trải nghiệm nhân sự trong công ty.

Chúng tôi không tìm một người chỉ xử lý công việc hành chính đơn thuần. Chúng tôi tìm một người có thể cùng công ty xây dựng cách làm việc mới ⇒ nhanh hơn, hiệu quả hơn và hiện đại hơn với AI.

Địa điểm làm việc: Manabox Việt Nam – Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D, Số 3 Duy Tân, P. Cầu Giấy, Hà Nội

Mức lương: up to 18.000.000 VNĐ (Vị trí kế toán nội bộ)

Key Responsibilities

Job Responsibilities

1. Kế toán nội bộ

• Quản lý và kiểm tra hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, hồ sơ thanh toán
• Theo dõi thu chi, công nợ, lịch thanh toán
• Chuẩn bị dữ liệu cho hạch toán, báo cáo và kê khai thuế
• Làm việc với đội ngũ quản lý, hỗ trợ xử lý các công việc liên quan đến thuế, kế toán, tuân thủ
• Quản lý file, checklist và quy trình kế toán nội bộ
• Sử dụng Excel, Google Workspace và AI tools để tổng hợp, kiểm tra và xử lý dữ liệu
• Chủ động ứng dụng AI để cải thiện hiệu suất công việc, giảm thao tác thủ công và tối ưu quy trình vận hành
• Đề xuất các cách cải thiện công việc bằng AI/tools nhằm tăng độ chính xác và hiệu quả trong công việc hằng ngày

2. GA / Admin

• Quản lý các công việc vận hành văn phòng hằng ngày
• Làm việc với nhà cung cấp, tòa nhà, bảo hiểm và các đối tác dịch vụ
• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, thư từ và hồ sơ nội bộ
• Hỗ trợ onboarding cho nhân viên mới, chia sẻ về nội quy của công ty cho nhân sự.
• Hỗ trợ tổ chức team building, sinh nhật, sự kiện nội bộ
• Hỗ trợ giao tiếp và phối hợp giữa quản lý người Nhật và nhân viên Việt Nam
• Ứng dụng AI/tools để hỗ trợ quản lý tài liệu, tổng hợp thông tin và cải thiện vận hành nội bộ

Requirements

• Có từ 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Kế toán nội bộ, Admin, GA hoặc Accounting/Admin Support
• Cẩn thận, có trách nhiệm và quản lý công việc tốt
• Sử dụng được Excel và các công cụ văn phòng cơ bản
• Có thể đọc viết tiếng Anh cơ bản để trao đổi công việc
• Có tinh thần hỗ trợ và phối hợp với team
• Chủ động học hỏi và sẵn sàng sử dụng AI/tools để cải thiện công việc

Benefits and Why Join Manabox

Manabox mang đến cả sự ổn định và cơ hội phát triển lâu dài.

• Thời gian làm việc linh hoạt không gò bó, được telework 1 ngày / tuần.
• Lương tháng 13 và thưởng Tết
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN theo quy định
• Chế độ bảo hiểm và phúc lợi theo quy định công ty
• Review lương định kỳ
• Hỗ trợ học tập và chứng chỉ chuyên môn
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện
• Du lịch công ty 2 lần/năm
• Team building hằng tháng
• Khám sức khỏe định kỳ
• Cơ hội làm việc trực tiếp với CEO và quản lý người Nhật
• Cơ hội học và ứng dụng AI thông qua công việc thực tế
• Có thể chủ động đề xuất ý tưởng cho hoạt động nội bộ và văn hóa công ty

CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN

Vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh về email: hr@manaboxvn.jp. 

📌 Tiêu đề email: Tên_Internal Accountant