Hộ kinh doanh cần lấy hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh cần lấy hóa đơn đầu vào không? Đây là câu hỏi thường có vướng mắc gần đây do một số thông tin cho rằng nếu không lấy đầu vào là hành vi trốn thuế. Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, không ít hộ kinh doanh còn xem việc lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ là thủ tục rườm rà, không cần thiết. Tuy nhiên, trên thực tế, việc yêu cầu và nhận hóa đơn đầu vào lại mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp hộ kinh doanh bảo vệ quyền lợi chính đáng, phòng tránh rủi ro pháp lý và thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh.

Căn cứ pháp lý

Theo cơ quan thuế Đồng Nai, hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ. Đây là chứng từ kế toán hợp pháp chứng minh nguồn gốc hàng hóa, chi phí kinh doanh, là căn cứ để kê khai thuế, hạch toán chi phí và bảo vệ quyền lợi của người mua.

Việc sử dụng hóa đơn, chứng từ hiện nay được quy định tại:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế;
• Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
• Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành.dùng để khấu trừ thuế GTGT

Hóa đơn đầu vào – Căn cứ pháp lý bảo vệ hộ kinh doanh

Hóa đơn đầu vào có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh, không chỉ là chứng từ hợp pháp ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Thứ nhất, hóa đơn là căn cứ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa và nguyên vật liệu, giúp hộ kinh doanh tránh mua nhầm hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, đồng thời bảo vệ uy tín và niềm tin của khách hàng.

Thứ hai, hóa đơn đầu vào là chứng từ ghi nhận chi phí hợp lệ, giúp hộ kinh doanh hạch toán chính xác doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế, đảm bảo việc kê khai và nộp thuế được minh bạch, công bằng.

Thứ ba, hóa đơn là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh.

Cuối cùng, việc lấy và lưu giữ hóa đơn đầy đủ thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật, góp phần tạo dựng uy tín, tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, bền vững.

Rủi ro khi không lấy hóa đơn đầu vào

Nếu hộ kinh doanh không lấy hóa đơn khi mua hàng, sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng cả về pháp lý lẫn tài chính.

Trước hết, việc không có hóa đơn khiến hộ kinh doanh không thể chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, dễ bị xem là đang kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của hộ kinh doanh mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị tịch thu hàng hóa nếu không xuất trình được chứng từ hợp lệ.

Bên cạnh đó, khi không có hóa đơn, hộ kinh doanh không được ghi nhận chi phí hợp lệ, dẫn đến việc không thể kê khai giảm trừ thuế hoặc tính đúng lợi nhuận thực tế, từ đó có thể bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử phạt hành chính vì kê khai không đúng quy định.

Ngoài ra, việc thường xuyên mua bán hàng hóa mà không lấy hóa đơn còn có thể bị nghi ngờ liên quan đến hành vi trốn thuế, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Theo quy định tại Nghị định số 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong hoạt động thương mại và Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ bị xem là hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Tùy theo mức độ vi phạm, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính, tịch thu hàng hóa, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế nghiêm trọng.

Chính vì vậy, việc yêu cầu, nhận và lưu giữ đầy đủ hóa đơn đầu vào khi mua hàng là biện pháp quan trọng để tự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh. Hóa đơn không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh được rủi ro về pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh được minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước. Thực hiện nghiêm túc việc lấy hóa đơn khi mua hàng cũng góp phần xây dựng môi trường kinh doanh công bằng, lành mạnh và bền vững, nơi mọi chủ thể đều tuân thủ quy định pháp luật và cạnh tranh một cách trung thực.

Tại Điều 56 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP bổ sung quy định người mua hàng có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán; sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật cho các hoạt động kinh doanh; để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn dùng cho mục đích này phải là hóa đơn có thông tin xác định được người mua.

Với quy định trên, hộ kinh doanh cũng phải tuân thủ nghĩa vụ quản lý hóa đơn. Với hộ khoán tuy không phải thực hiện chế độ kế toán nhưng phải lưu giữ hồ sơ, chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, nhất là khi đề nghị sử dụng hóa đơn lẻ hoặc khi cơ quan quản lý kiểm tra. Với hộ kinh doanh kê khai thuế, việc lập và lưu trữ hóa đơn, chứng từ là bắt buộc. Từ ngày 1/1/2026, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.

Hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm trên 200 triệu đồng đến 3 tỷ đồng nếu lựa chọn nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi đáp ứng quy định về sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ (thuế giá trị gia tăng đầu ra trừ số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ) thì thực hiện chế độ kế toán và lưu giữ hóa đơn đầu vào.

Không có hóa đơn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bị xử phạt vi phạm hành chính do không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa

Cảnh báo vi phạm và chế tài xử phạt

Một số hành vi vi phạm thường gặp:

• Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn đã bị ngừng sử dụng, hóa đơn không đăng ký hợp pháp;
• Hóa đơn ghi sai thông tin, không đúng giao dịch thực tế;
• Mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để chứng minh nguồn gốc.

Mức xử phạt:

• Hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có thể bị phạt từ 300.000 đồng đến 50 triệu đồng tùy theo giá trị hàng hóa vi phạm;
• Với hàng hóa là thực phẩm, thuốc, hóa chất, phân bón, giống cây trồng, vật nuôi… mức phạt có thể tăng gấp đôi;

Ngoài ra, tang vật vi phạm có thể bị tịch thu hoặc buộc tiêu hủy, đồng thời buộc nộp lại lợi nhuận bất hợp pháp.

Hộ kinh doanh cần làm gì khi chuyển từ khoán lên kê khai?

Thói quen nhỏ – Tác động lớn đến môi trường kinh doanh

Khi mỗi hộ kinh doanh chủ động yêu cầu hóa đơn đầu vào, thị trường sẽ trở nên minh bạch và công bằng hơn. Việc mua bán có hóa đơn giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm soát nguồn gốc hàng hóa, ngăn chặn tình trạng buôn bán hàng lậu, hàng giả, hàng nhái. Điều này không chỉ giúp Nhà nước thu đúng, thu đủ, mà còn bảo vệ người tiêu dùng và các hộ kinh doanh làm ăn chân chính khỏi sự cạnh tranh không lành mạnh. Qua đó, thói quen lấy hóa đơn còn góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho hộ kinh doanh. Một hộ kinh doanh minh bạch, tuân thủ pháp luật sẽ được khách hàng, đối tác tin tưởng, mở ra nhiều cơ hội phát triển lâu dài.

Lợi ích cho chính mình – Góp phần cho xã hội minh bạch

Việc lấy hóa đơn đầu vào khi mua hàng là hành động nhỏ nhưng mang lại lợi ích to lớn. Hộ kinh doanh vừa được bảo vệ quyền lợi hợp pháp, vừa góp phần chống thất thu ngân sách nhà nước, bởi các cơ sở cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện kê khai và nộp thuế đầy đủ khi xuất hóa đơn; xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

Trước hết, việc không có hóa đơn khiến hộ kinh doanh không thể chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, dễ bị xem là đang kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của hộ kinh doanh mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị tịch thu hàng hóa nếu không xuất trình được chứng từ hợp lệ.

Bên cạnh đó, khi không có hóa đơn, hộ kinh doanh không được ghi nhận chi phí hợp lệ, dẫn đến việc không thể kê khai giảm trừ thuế hoặc tính đúng lợi nhuận thực tế, từ đó có thể bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử phạt hành chính vì kê khai không đúng quy định.

Theo quy định, các hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn đầu vào như mua bán hóa đơn giả, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị ngừng sử dụng hoặc không đúng thực tế giao dịch sẽ bị xử lý theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn và Nghị định số 102/2021/NĐ-CP sửa đổi các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn; hải quan; kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số…

Ngoài ra, hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa có thể bị xử phạt theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng (sửa đổi tại Nghị định 24/2025/NĐ-CP), với mức phạt từ 300.000 đồng đến 50 triệu đồng tùy giá trị hàng vi phạm, và có thể bị tịch thu hoặc buộc tiêu hủy tang vật vi phạm.

Chính vì vậy, việc yêu cầu, nhận và lưu giữ đầy đủ hóa đơn đầu vào khi mua hàng là biện pháp quan trọng để tự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh. Hóa đơn không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh được rủi ro về pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh được minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước. Thực hiện nghiêm túc việc lấy hóa đơn khi mua hàng cũng góp phần xây dựng môi trường kinh doanh công bằng, lành mạnh và bền vững, nơi mọi chủ thể đều tuân thủ quy định pháp luật và cạnh tranh một cách trung thực.

Sử dụng hóa đơn đầu vào là lợi ích cốt lõi và lâu dài của hộ kinh doanh

Việc sử dụng hóa đơn đầu vào có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh, không chỉ là chứng từ hợp pháp ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Hóa đơn đầu vào là chứng từ ghi nhận chi phí hợp lệ, giúp hộ kinh doanh hạch toán chính xác doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế, đảm bảo việc kê khai và nộp thuế được minh bạch, công bằng.

Cùng với đó, hóa đơn là bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh.

Trên hết, việc lấy và lưu giữ hóa đơn đầy đủ thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật, góp phần tạo dựng uy tín, tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, bền vững.

Một số lưu ý quan trọng

• Hộ khoán sử dụng hóa đơn lẻ phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa;
• Hộ kinh doanh tại chợ biên giới, cửa khẩu phải xuất trình được chứng từ khi cơ quan chức năng yêu cầu;
• Hộ kê khai thuế phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán và quản lý hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________