Cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

Dưới đây là bản tin dành cho kế toán, kiểm toán viên về các điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

🔐 Doanh nghiệp cần làm gì để sẵn sàng cho tài khoản định danh điện tử?

Kể từ 01/07/2025, tài khoản định danh điện tử sẽ trở thành “chìa khóa số” bắt buộc đối với mọi giao dịch hành chính điện tử của doanh nghiệp – từ khai thuế, nộp hồ sơ BHXH, đến đấu thầu qua mạng và ký số. Là kế toán hay kiểm toán viên, bạn không thể đứng ngoài cuộc!

📲 Tài khoản định danh điện tử là gì?

Hiểu đơn giản, đây là “chứng minh nhân dân” phiên bản số dành cho pháp nhân – được Bộ Công an cấp, chứa toàn bộ thông tin nhận diện doanh nghiệp như:

• Mã số thuế

• Tên, địa chỉ trụ sở

• Người đại diện pháp luật

• Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép con (nếu có)

Khi sở hữu tài khoản này, doanh nghiệp có thể tham gia tất cả các nền tảng dịch vụ công với 1 danh tính số duy nhất – không còn phải khai đi khai lại thông tin ở từng cổng khác nhau.

📝 Thủ tục đăng ký – Không quá phức tạp!

Ai đăng ký?

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (đã có tài khoản VNeID mức 2).

Cách thức

Cách 1: Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức trên ứng dụng VNeID.

Bước 1:

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại điện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền thực hiện đăng nhập tài khoản định danh điện tử mức 2 trên ứng dụng VNeID => Chọn Định danh tổ chức.

Bước 2:

Tại màn hình Đổi tài khoản => Chọn Đăng ký định danh tổ chức

Bước 3: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/ khuôn mặt.

Bước 4: Chọn loại đăng ký định danh tổ chức.

Bước 5: Nhập thông tin tổ chức.

Bước 6: Xác thực passcode hoặc xác thực bằng vân tay/ khuôn mặt.

Bước 7: Tạo yêu cầu đăng ký thành công, xem lại yêu cầu.

Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan Công an.

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức hoặc người được người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức ủy quyền (Sau đây gọi là Người đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức) đến cơ quan công an và cung cấp giấy tờ về tổ chức và giấy tờ của người đăng ký gồm: Thẻ Căn cước công dân, thẻ Căn cước. Nếu người đăng ký là người được ủy quyền thì cung cấp thêm giấy ủy quyền có xác nhận đồng ý của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức.

Hồ sơ bao gồm

• Phiếu đề nghị (mẫu TK02)

• Giấy phép kinh doanh & giấy tờ liên quan (số hóa hoặc bản sao)

⏱ Thời gian xử lý: 3–15 ngày tùy theo độ đầy đủ thông tin của hồ sơ

Hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

⚠️ Kế toán, kiểm toán cần lưu ý gì?

• Rà soát thông tin thuế trước khi đăng ký: Theo Công văn 411/TCT-KK, doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu đăng ký thuế khớp với hồ sơ pháp lý. Thông tin sai lệch có thể khiến yêu cầu cấp tài khoản bị từ chối.

• Đồng bộ giữa các hệ thống: Nếu đang dùng nhiều phần mềm quản trị, hãy phối hợp IT/kỹ thuật để tích hợp tài khoản định danh vào hệ thống.

• Tư vấn khách hàng hoặc doanh nghiệp bạn kiểm toán: Đây là thời điểm “vàng” để chủ động hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị đăng ký