Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Dựa trên thông tin từ Nghị định 337/2025/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành, dưới đây là bài viết tóm tắt và câu trả lời cho câu hỏi Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Tóm tắt Thông tư 08/2026/TT-BNV về HĐLĐ điện tử

Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung về HĐLĐ điện tử. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Theo đó, mỗi HĐLĐ điện tử khi được gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử sẽ được cấp 01 mã định danh — ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ HĐLĐ điện tử nào khác. ID này được cấp một lần và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

Nhà cung cấp eContract phải thực hiện kết nối với Nền tảng HĐLĐ điện tử để gửi dữ liệu hợp đồng phục vụ việc cấp ID. Đối với nhà cung cấp eContract đã có hồ sơ đề nghị kết nối trước ngày Thông tư có hiệu lực, Thông tư quy định thời hạn chuyển tiếp: chậm nhất đến ngày 20/7/2026, nhà cung cấp eContract phải hoàn thành việc kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trong thời gian chuyển tiếp, hợp đồng được giao kết qua eContract sẽ được cấp ID sau khi nhà cung cấp hoàn tất kết nối.

Các phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sẽ được gắn với ID của hợp đồng lao động điện tử tương ứng.

• ID được cấp tự động, gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số.
• Ký tự chữ được sử dụng để phân loại nguồn gốc hợp đồng:

Trong 12 ký tự số, 02 ký tự đầu là hai số cuối của năm hợp đồng được cấp ID; 10 ký tự sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên. Nền tảng sẽ cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận, kiểm tra thông tin hợp lệ. Một điểm đáng chú ý là việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử.

Cụ thể:

Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh điện tử tổ chức theo quy định, có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Khi tài khoản định danh điện tử bị khóa hoặc thay đổi trạng thái, quyền truy cập và sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Từ góc độ tuân thủ, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các nội dung sau:

1. Rà soát hệ thống ký hợp đồng điện tử hiện tại: Kiểm tra nhà cung cấp eContract đang sử dụng có kế hoạch kết nối với Nền tảng HĐLĐ điện tử hay chưa.
2. Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng lao động: Đặc biệt là dữ liệu về người lao động, chức danh, loại hợp đồng, thời hạn, tiền lương, phụ cấp, hình thức trả lương và các thông tin bắt buộc khác.
3. Đảm bảo tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp: Người sử dụng lao động là tổ chức cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử tổ chức để phục vụ việc truy cập và quản lý trên nền tảng.
4. Rà soát hợp đồng đã ký trước ngày 01/7/2026: Các hợp đồng điện tử đã giao kết trước thời điểm Thông tư có hiệu lực có thể thuộc nhóm cần cập nhật, bổ sung hoặc gửi dữ liệu để được cấp ID theo quy định chuyển tiếp.
5. Cập nhật quy trình nhân sự nội bộ: Quy trình giao kết, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử cần được cập nhật để bảo đảm các tài liệu liên quan đều gắn với ID hợp đồng.

Tóm tắt Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về HĐLĐ điện tử

Ngày 24/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử. Đây là văn bản pháp lý quan trọng tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho việc chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Các nội dung chính của Nghị định:

• Định nghĩa: 1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

• Giá trị pháp lý: HĐLĐ điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

• Nguyên tắc thực hiện:

  • Phải tuân thủ các quy định về an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật lao động.

  • Hợp đồng phải được gửi cho các bên dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử đã thỏa thuận.

• Chuyển đổi hình thức: Nghị định quy định rõ việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử và ngược lại, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của nội dung. Hợp đồng sau khi chuyển đổi phải có chữ ký số xác nhận và gắn mã định danh (ID).

• Thời gian hiệu lực:

  • Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

  • Hệ thống/Nền tảng HĐLĐ dự kiến vận hành chính thức chậm nhất vào ngày 01/07/2026.

HĐLĐ điện tử có bắt buộc không?

Câu trả lời là: KHÔNG BẮT BUỘC (ở thời điểm hiện tại và theo tinh thần của Nghị định mới). Dựa trên nội dung Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

1. Điều 4. Nguyên tắc chung: Mang tính khuyến khích: Chính phủ quy định rõ là “Khuyến khích” người sử dụng lao động và người lao động sử dụng HĐLĐ điện tử để thay thế cho hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính.

2. Quyền lựa chọn: Pháp luật lao động hiện hành (Bộ luật Lao động 2019) vẫn công nhận các hình thức hợp đồng khác (lời nói, văn bản giấy). Hợp đồng điện tử là một hình thức tùy chọn hiện đại, thuận tiện nhưng không phải là duy nhất.

3. Lộ trình áp dụng: Mặc dù không bắt buộc chuyển đổi ngay lập tức, nhưng Nghị định đặt ra lộ trình đến ngày 01/07/2026, việc quản lý và thực hiện hợp đồng điện tử sẽ được chuẩn hóa qua Nền tảng HĐLĐ điện tử. Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp chọn dùng hợp đồng điện tử, họ sẽ phải tuân thủ chặt chẽ các quy chuẩn mới từ thời điểm này.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________