Dưới đây là bản quy trình phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) mới nhất được biên soạn lại kèm ví dụ có hình ảnh và nội dung.
Nội dung bài viết
Trước khi phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp nên chuẩn bị một số vấn đề và xem xét các điều kiện sau
- ✅ Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ định danh (CCCD, giấy ĐKKD, thông tin MST cũ nếu có)
- ✅ Doanh nghiệp nên rà soát trước các tiêu chí liên quan đến người đại diện pháp luật (Xem checklist 13 điểm sau), tên công ty khớp với giấy ĐKKD
- ✅ Giám đốc nên chủ động cài đặt sẵn app VNeID và eTax Mobile trên điện thoại. Giám đốc phải có tài khoản định danh điện tử VNeID cấp 2 đăng ký theo số CCCD và số điện thoại chính chủ Đăng ký tại công an, kích hoạt ứng dụng VNeID
Sinh trắc học phát hành hóa đơn điện tử
Để nhanh chóng đáp ứng yêu cầu xác thực sinh trắc học trong đăng ký/thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhằm nâng cao an toàn, bảo mật trong sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế đã hoàn thành nâng cấp hệ thống hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu xác thực sinh trắc học phiên bản v1.0 trong tối ngày 14/5/2026. Theo đó, tại phiên bản v1.0 từ thời điểm này các trường hợp phải thực hiện sinh trắc học đối với người đại diện theo pháp luật bao gồm:
- – Khi thực hiện đăng ký mới sử dụng hóa đơn điên tử.
- – Khi thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối trường hợp thay đổi các thông tin của người đại diện theo pháp luật như Họ và tên, CCCD, Ngày sinh.
Đối với thực hiện thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT liên quan đến các thông tin khác (không phải thông tin người đại diện theo pháp luật) sẽ thực hiện xác thực bằng mã OTP./.
Các bước đăng ký qua Etax Mobile
- Sau khi gửi tờ khai đăng ký HĐĐT trên phần mềm, giám đốc phải trực tiếp vào eTax Mobile để duyệt tờ khai, Không được ủy quyền cho người khác thực hiện bước này
-
✅ Khi gửi tờ khai đăng ký HĐĐT, nên liên hệ CBT hoặc kiểm tra phản hồi của hệ thống trong vòng 24h
Quy trình kiểm tra điều kiện phát hành hóa đơn điện tử
Hệ thống của cơ quan thuế sẽ kiểm tra 13 tiêu chí trước khi đẩy tờ khai vào hệ thống chính thức. Nếu 1 tiêu chí không đạt, hồ sơ bị trả về.
| STT | Tiêu chí | Kết quả phải đạt |
|---|---|---|
| 1 | Xác thực người đại diện |
Đạt
|
| 2 | Không thuộc thời gian ngừng sử dụng hóa đơn điện tử | Đạt |
| 3 | Hộ/cá nhân kinh doanh có giấy chứng nhận ĐKKD | Đạt |
| 4 | Hình thức hóa đơn hợp lệ | Đạt |
| 5 | Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử hợp lệ | Đạt |
| 6 | Phương thức chuyển dữ liệu hợp lệ | Đạt |
| 7 | Loại hóa đơn sử dụng hợp lệ | Đạt |
| 8 | Tổ chức cung cấp dịch vụ hợp lệ |
Đạt
|
| 9 | Thông tin đơn vị truyền nhận hợp lệ | Đạt |
| 10 | Thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn | Đạt |
| 11 | Không đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn | Đạt |
| 12 | Đăng ký tích hợp HĐĐT với chứng từ điện tử (nếu có) | Đạt |
| 13 | Không thuộc đối tượng rủi ro rất cao về thuế |
Đạt (nếu không thì bị loại, ví dụ: người đại diện từng hoặc đang là đại diện của doanh nghiệp có MST trạng thái 03, 05, 06)
|
📌 Lưu ý: Cán bộ thuế (CBT) chỉ xử lý tờ khai sau khi hệ thống xác nhận đủ điều kiện. Nếu hệ thống ghi nhận: “Không đạt” chỉ tiêu số 13, lý do thường là do người đại diện pháp luật hiện tại hoặc trước đây đã đứng tên doanh nghiệp bị khóa MST (trạng thái 03, 05, 06).
Đối tượng áp dụng
-
Doanh nghiệp mới thành lập: bắt buộc thực hiện định danh điện tử trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT.
-
Doanh nghiệp đang hoạt động: nếu hết hạn chữ ký số, thay đổi người đại diện pháp luật, tên công ty, địa chỉ trụ sở (trừ trường hợp do thay đổi địa giới hành chính), đều phải thực hiện định danh như doanh nghiệp mới.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
_______________