Quy trình xác thực điện tử khi thay đổi Giấy đăng ký kinh doanh

Xác thực điện tử khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Bộ Tài chính chính thức triển khai quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình mới khiến nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi: khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc các nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, người nộp hồ sơ có phải xác thực điện tử hay không?

Quy định pháp luật có phạm vi rộng hơn thủ tục thành lập mới

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, “đăng ký doanh nghiệp” không chỉ bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp mà còn bao gồm:

• Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Đăng ký và thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Các nghĩa vụ đăng ký, thông báo và nghiệp vụ liên quan khác.

Khoản 5 Điều 12 Nghị định này quy định người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Việc áp dụng được thực hiện theo lộ trình do Bộ Tài chính thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo khoản 4 Điều 124.

Xem toàn văn Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Như vậy, về nguyên tắc, nghĩa vụ xác thực điện tử có thể áp dụng đối với cả hồ sơ thành lập mới và hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, phạm vi và thời điểm áp dụng thực tế phụ thuộc vào lộ trình triển khai trên hệ thống.

Theo như Manabox cập nhật từ tính đến 15/8/2026 các hồ sơ thành lập mới, thay đổi thông tin người đại diện đều phải thực hiện xác thực điện tử…

Quy trình xác thực khi doanh nghiệp ủy quyền nộp hồ sơ

Theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Tài chính, quy trình cơ bản gồm hai phần:

Đối với người được ủy quyền

Người được ủy quyền đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản VNeID; lựa chọn vai trò “Người được ủy quyền”; kê khai thông tin của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp; đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và gửi yêu cầu xác thực ủy quyền.

Đối với người ủy quyền

Người có thẩm quyền ký hồ sơ nhận yêu cầu trên ứng dụng VNeID, kiểm tra thông tin, xác nhận đã đọc nội dung và lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý với việc ủy quyền.

Sau khi người ủy quyền xác nhận thành công, hệ thống hiển thị trạng thái “Đã xác thực” và người được ủy quyền mới có thể tiếp tục nộp hồ sơ.

Một số tình huống doanh nghiệp cần lưu ý

• Nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ phải kèm bản sao giấy tờ định danh còn hiệu lực theo khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Nếu yêu cầu bị từ chối, hệ thống không cho nộp hồ sơ. Người nộp cần kiểm tra lại thông tin và gửi yêu cầu xác thực mới.
• Nếu người ủy quyền chưa phản hồi trong vòng 24 giờ, người được ủy quyền phải gửi lại yêu cầu xác thực.
• Nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, tài liệu hướng dẫn cho biết hệ thống lưu kết quả “Đã xác thực”; người nộp có thể chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ.
• Thông tin của người ủy quyền phải thống nhất với dữ liệu dân cư. Sai lệch về họ tên, ngày sinh hoặc số định danh có thể khiến việc xác thực không thành công.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị ngay từ bây giờ

Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp qua mạng, doanh nghiệp nên:

1. Bảo đảm người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền ký hồ sơ đã có tài khoản VNeID hoạt động bình thường.
2. Kiểm tra sự thống nhất giữa thông tin kê khai và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3. Thống nhất trước với người đại diện về thời điểm gửi yêu cầu để xác nhận kịp thời trên VNeID.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________