Thuế GTGT
Tra cứu trạng thái hóa đơn
Để tránh những xử phạt không đáng có như trên, sau khi thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống, NNT cần rà soát trạng thái hóa đơn để kiểm tra hóa đơn đã hủy thành công hay chưa, sau đây là các bước thực hiện tra cứu trạng thái hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Nội dung bài viết
Các bước tra cứu
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
* Trường hợp khi tra cứu hiển thị thông tin “Hóa đơn có thông báo hóa đơn điện tử sai sót…” và trạng thái hóa đơn là Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ nghĩa là bạn đã hủy hóa đơn thành công.
Ảnh minh họa: Hóa đơn đã hủy thành công
* Trường hợp khi tra cứu ra trạng thái hóa đơn là Đã cấp mã hóa đơn, không có hiển thị thông tin “Hóa đơn có thông báo hóa đơn điện tử sai sót …” nghĩa là bạn chưa hủy hóa đơn thành công, bạn cần kiểm tra lại đã gửi mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót khi thực hiện hủy hóa đơn hay chưa?
*Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.
Các trường hợp hủy hóa đơn
Vậy, những trường hợp nào được hủy hóa đơn ?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 thì chỉ có duy nhất 2 trường hợp được hủy hóa đơn, đó là:
– Trường hợp 1: Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
– Trường hợp 2: Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
Tuy nhiên, thực trạng hiện nay việc hủy hóa đơn (hay còn gọi là xóa bỏ hóa đơn theo quy định trước đây) diễn ra một cách tùy tiện. Cụ thể, có những trường hợp đã lập hóa đơn, nhưng sau một thời gian phát hiện hóa đơn đó có sai sót thì thực hiện hủy (hay còn gọi là xóa bỏ) và lập lại một hóa đơn mới. Điều này dẫn đến rủi ro xử lý hóa đơn sai sót không đúng quy định và lập hóa đơn không đúng thời điểm. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, do đó nếu hủy hóa đơn sai sót và sau một thời gian lập lại hóa đơn mới sẽ dẫn đến hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm (do cả 2 hóa đơn này cùng phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Tùy theo mức vi phạm mà hình thức xử phạt lên đến 6 triệu đồng/ một hành vi. Ngoài ra, cần lưu ý đối với trường hợp hủy hóa đơn đối với trường hợp thứ nhất. Hiện nay, mỗi cơ sở kinh doanh khi đăng ký thành công hóa đơn điện tử sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn. Tại hệ thống này, người mua nếu đã đăng ký thành công sử dụng hóa đơn điện tử có thể tra cứu tất cả các hóa đơn đầu vào ngay khi người bán gửi hóa đơn điện tử đó lên hệ thống cơ quan thuế. Do đó, việc hủy hóa đơn điện tử đối với trường hợp chưa gửi cho người mua chỉ áp dụng đối với người mua chưa có tài khoản trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn (mà chủ yếu là cá nhân không kinh doanh). Tuy nhiên như đã phân tích ở trên, việc hủy và lập hóa đơn cho người mua chưa có tài khoản nêu trên chỉ nên diễn ra trong cùng 1 ngày, để tránh trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Nên áp dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh/ thay thế như thế nào ?
Về cơ bản, đối với các hóa đơn sai sót nếu không thuộc các trường hợp hủy hóa đơn nêu trên, người nộp thuế có thể chọn một trong hai hình thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế, hai hình thức xử lý này đều có giá trị như nhau. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh cho nội dung có sai sót, còn hóa đơn thay thế thì lập lại toàn bộ nội dung. Để lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng quy định, tùy theo từng phần mềm, người nộp thuế cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hướng dẫn đúng thao tác, lúc này hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế sẽ tự động hiển thị “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” mà không cần nhập vào tờ hóa đơn. Lúc này, hóa đơn gốc nếu bị thay thế khi tra cứu sẽ hiển thị dòng chữ:
“Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế
Bị thay thế bởi hóa đơn có ký hiệu mẫu số…., ký hiệu hóa đơn…., số hóa đơn…”
Trên đây là một số nội dung cần lưu ý về xử lý hóa đơn sai sót, người nộp thuế cần nắm bắt để thực hiện, tránh trường hợp bị xử phạt không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
_______________