Trình tự và mẫu thông báo Kỷ Luật Sa Thải Nhân Viên (kèm bản Tiếng Anh)

Trình tự xử lý kỷ luật sa thải áp dụng với NLĐ

Trình tự xử lý kỷ luật lao động được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định tại Điều 122, 125 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019) và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 70, 71, 72 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

I. Căn Cứ Pháp Lý (CCPL)

• Bộ luật Lao động 2019: Điều 122, 125

• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Điều 70, 71, 72 (Quy định chi tiết về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động).

II. Các Bước Chính trong Trình Tự Xử Lý Kỷ Luật Sa Thải

Trình tự được thực hiện qua 04 bước bắt buộc như sau:

1. Phát hiện Vi phạm và Lập Biên bản (BB)

• Hành động: Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật tại thời điểm xảy ra hoặc sau đó, người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải tiến hành lập Biên bản ghi nhận sự việc. Người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp, phát hiện hành vi vi phạm sau thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

• Yêu cầu: Biên bản phải có sự tham gia của người lao động (NLĐ) và/hoặc người chứng kiến (nếu có).

2. Thông báo về Cuộc họp Xử lý Kỷ luật

• Hành động: NSDLĐ phải gửi Thông báo chính thức về việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật.

• Đối tượng nhận thông báo:

  • Người lao động bị xử lý kỷ luật.

  • Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức khác, nếu có).

  • Các bên liên quan (người chứng kiến, người có quyền lợi liên quan).

• Thời hạn: Thông báo phải được gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày diễn ra cuộc họp (Điều 70 NĐ 145/2020/NĐ-CP).

3. Tổ chức Cuộc họp Xử lý Kỷ luật

• Trước khi họp xử lý kỷ luật: Thông báo trước ít nhất 05 ngày về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người lao động, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.

• Yêu cầu tham dự: Cuộc họp phải có sự tham gia của NLĐ và đại diện tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở. Nếu NLĐ không tham dự mà không có lý do chính đáng, NSDLĐ vẫn có thể tiến hành họp.

• Nguyên tắc: Tại cuộc họp, NLĐ phải được trình bày, bào chữa (hoặc nhờ người bào chữa), và yêu cầu người sử dụng lao động giải trình.

• Lưu hồ sơ: Mọi diễn biến trong cuộc họp phải được lập thành Biên bản cuộc họp có chữ ký của các thành phần tham dự.

4. Ra Quyết định Xử lý Kỷ luật Sa thải và thông báo công khai

• Thời điểm: NSDLĐ ban hành Quyết định xử lý kỷ luật sa thải sau khi kết thúc cuộc họp.

  Căn cứ điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

• Thời hiệu: Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động (thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm, tối đa 12 tháng đối với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh).

• Thủ tục: Quyết định phải được gửi đến NLĐ và Tổ chức đại diện NLĐ đã tham gia họp.

Lưu ý quan trọng: Quá trình xử lý kỷ luật sa thải phải đảm bảo nguyên tắc không được xử lý kỷ luật đối với các trường hợp NLĐ đang nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đang bị tạm giữ, tạm giam, hoặc đang chờ kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền.

Mẫu Thông báo vi phạm kỷ luật sa thải (Incident Report) – Bản tiếng Anh đính kèm

Trong quá trình quản lý lao động, việc lập Thông báo vi phạm kỷ luật là bước đầu tiên và quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận hành vi vi phạm, xác định mức độ ảnh hưởng và làm căn cứ thực hiện các bước xử lý tiếp theo theo đúng quy định pháp luật. Để hỗ trợ doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp Mẫu Thông báo vi phạm kỷ luật chuẩn, kèm bản tiếng Anh (Incident Report) dùng trong trường hợp doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc cần lưu hồ sơ song ngữ.

Mẫu văn bản này giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận đầy đủ diễn biến sự việc;

• Xác định thời gian, địa điểm, nhân chứng (nếu có);

• Nêu rõ nội dung vi phạm và căn cứ quy định nội bộ;

• Tạo lập hồ sơ kỷ luật minh bạch, đúng quy trình.

Dưới đây là mẫu văn bản tiếng Việt và file tiếng Anh để bạn tải về và sử dụng.

Biên bản họp XLKL

Mẫu quyết định sa thải

Mẫu quyết định sa thải 2

Thông báo mời họp xử lý kỷ luật

Labor Disciplinary Minutes

Dismissal Decision Template (2)

Dismissal Decision Template

Union Notice Template

1. Mẫu thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn)
   

   CÔNG TY….. SỐ:…………….

   CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc …, ngày …tháng ….năm …

    

   THÔNG BÁO

   V/v ……………..

   Kính gửi: Ban Chấp hành [Tên Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở]………………………………………………..

   Căn cứ Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

   Căn cứ [Các văn bản pháp lý khác có liên quan đến nội dung thông báo, nếu có];.

   Công ty [Tên Công ty] trân trọng thông báo đến Ban Chấp hành [Tên Tổ chức đại diện người lao động] nội dung sau:………………………………………………………………………………………… 

1. Nội dung thông báo/xin ý kiến: [Trình bày chi tiết, rõ ràng nội dung cần thông báo hoặc cần tham khảo ý kiến.]

2. Tài liệu đính kèm (nếu có):[Liệt kê các tài liệu gửi kèm để tổ chức nghiên cứu.]

3. Thời hạn và hình thức phản hồi (nếu cần lấy ý kiến):………………………

Đề nghị……………………………………………………………………………..

Rất mong sự hợp tác của Quý Ban Chấp hành.

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận -…………….; -…………….; – Lưu: VT.

GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

 

2. Biên bản họp Xử lý kỉ luật sa thải 

CÔNG TY …………….. Số: …../…../BB-…..

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——-******——-   ………, ngày ….. tháng ….. năm ……

 

BIÊN BẢN XỬ LÝ VI PHẠM KỶ LUẬT

 

Biên bản xem xét xử lý vi phạm kỷ luật lao động đối với:

Ông/Bà: …………………………………. Mã số nhân viên: ………………………………..

Chức vụ/Chức danh: ………………… Phòng ban/Bộ phận: ……………………………

Vào lúc: ….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại: Phòng họp Công ty …………………………………………………………………………

1. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

– Đại diện Ban lãnh đạo:

Ông/Bà: ………………………………………………….. Chức vụ: ……………………………..

– Đại diện nhân sự công ty:

Ông/Bà: ……………………………………………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………………………… Phòng ban: ……………………………

– Người bị lập biên bản:

Ông/Bà: ……………………………………………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………………………… Phòng ban: ……………………………

– Người làm chứng:

Ông/Bà: ……………………………………………………………………………………………

Chức vụ: ………………………………………………… Phòng ban: ……………………………

1. NỘI DUNG:

– Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc vi phạm: ………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

– Diễn biến sự việc: ………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

– Bằng chứng, tang vật: …………………………………………………………………….

– Thiệt hại của công ty: ……………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

– Ý kiến của người bị lập biên bản: …………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

– Hình thức xử phạt của Ban lãnh đạo: ………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

– Ý kiến của người làm chứng và đại diện nhân sự công ty: …………………..

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào hồi: ….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng ….. năm …..

 

Đại diện Ban lãnh đạo (Ký tên, ghi họ tên và đóng dấu)	Người bị lập biên bản (Ký tên, ghi rõ họ tên)
Đại diện nhân sự công ty (Ký tên, ghi rõ họ tên)	Người làm chứng (Ký tên, ghi rõ họ tên)

3. Mẫu quyết định sa thải 

CÔNG TY …………………	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: ………………	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
	………, ngày … tháng … năm …

 

QUYẾT ĐỊNH XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Về việc: Sa thải ông/bà ……………

Căn cứ quy định tại Bộ Luật lao động nước CHXHCN Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ Nội quy lao động của Công ty ………………………………………………;

Căn cứ kết quả phiên họp xử lý kỷ luật lao động ông/bà ………………… diễn ra ngày …. tháng …. năm……,

 

GIÁM ĐỐC CÔNG TY …………………. 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Xử lý kỷ luật lao động ông/bà ……………………………………………

Hiện đang công tác tại: ……………………………………………………………..

Chức vụ: ……………………………………………………………………………

Hình thức kỷ luật: Sa thải.

Theo kết quả phiên họp xử lý kỷ luật lao động tiến hành vào ngày……………. kết luận trong thời gian làm việc tại công ty, ông (bà) …….. đã có những sai phạm sau đây: ……………………………………………………………………………………………………………………

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Mọi quyền lợi, nghĩa vụ có liên quan của ông/bà …………………… được Công ty giải quyết đến hết ngày…… tháng …… năm…….

Chậm nhất trước ngày….. tháng ….. năm ……, ông/bà ………………… có trách nhiệm bàn giao toàn bộ công cụ, dụng cụ, tài sản và công việc cho phòng ……………………..

Ông/bà ……………….. và các bộ phận liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận: – Ông/bà ………………; – Ban Giám đốc Công ty; – Phòng………………..; – Lưu: VT.

GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

 

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

---

Công ty TNHH Manabox Việt Nam

Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Facebook: https://www.facebook.com/ManaboxVietnam

Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan

Youtube: https://www.youtube.com/@congtytnhhmanaboxvietnam6227

Tiktok: https://www.tiktok.com/@manabox.ketoanthue

Zalo: https://zalo.me/g/rittvj348