Chương trình kiểm toán Kiểm kê hàng tồn kho D531

A.     Các công việc chuẩn bị cho việc quan sát kiểm kê hiện vật HTK

1

Trước tiên, thu thập bản sao hướng dẫn kiểm kê hiện vật HTK. Soát xét liệu bản hướng dẫn có rõ ràng và đầy đủ để đánh giá thiết kế KSNB về kiểm kê HTK không:

(a)    Các địa điểm được kiểm kê;

(b)    Ngày, thời điểm kiểm kê và những người tham gia kiểm kê;

(c)    Loại HTK được lưu trữ tại mỗi địa điểm;

(d)    Giá trị xấp xỉ của HTK được phân chia theo địa điểm (thu thập từ BGĐ);

(e)    Mô tả ngắn gọn các thủ tục kiểm kê và các tài liệu kiểm kê được sử dụng;

(f)     Các thủ tục kiểm soát đảm bảo việc kiểm kê HTK có hệ thống để giúp tất cả HTK được kiểm đếm và không có việc đếm trùng lặp và không có sự luân chuyển HTK trong quá trình kiểm kê;

(g)    Quy trình phát hiện HTK chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc lỗi thời;

(h)    Sự sắp xếp các kho và giá để HTK và các phiếu kiểm kê được đánh số để đảm bảo nhóm kiểm kê thực hiện kiểm kê đúng và đầy đủ;

(i)     HTK được kiểm kê bởi một nhóm gồm 2 người (1 người đếm, 1 người kiểm tra và ghi chép lại) và ít nhất có một thành viên của nhóm không chịu trách nhiệm về việc lưu trữ và ghi chép HTK;

(j)     Kiểm soát các phiếu kiểm kê được đánh số thứ tự đã sử dụng và chưa được sử dụng.

Xem xét liệu có cần chuyên gia để tham gia chứng kiến kiểm kê hiện vật HTK và kiểm tra các thủ tục kiểm kê HTK không.

2

Khi đơn vị chưa lập sẵn hướng dẫn kiểm kê hiện vật HTK, lập bản ghi nhớ chi tiết kiểm kê HTK về quá trình kiểm kê thông qua việc thảo luận với BGĐ. Đảm bảo thông tin quan trọng được tập hợp trong bản ghi nhớ.

3

Với các địa điểm không thực hiện kiểm kê (ví dụ: HTK được lưu trữ tại kho của bên thứ 3, ở nước ngoài, hoặc hàng hoá ký gửi…), phỏng vấn liệu có phương pháp thay thế khác được sử dụng để xác minh tính hiện hữu của HTK (ví dụ, sử dụng đại lý của bên thứ 3 để thực hiện kiểm kê, gửi thư xác nhận…).

Trường hợp số dư HTK ở những địa điểm đó có thể là trọng yếu, yêu cầu khách hàng thực hiện việc kiểm kê trừ khi không thể thực hiện được. Đánh giá lý do không thực hiện được kiểm kê và xem xét ảnh hưởng đến kiểm toán số dư HTK.

4

Khi xác nhận của bên thứ 3 là cần thiết, yêu cầu BGĐ lập thư xác nhận cho bên thứ 3 để xác nhận số dư HTK chi tiết theo chủng loại, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, tình trạng sử dụng tại ngày kết thúc kỳ lập kế toán. Thư xác nhận phải được gửi và nhận bởi KTV.

5

Phỏng vấn và ghi chép về việc liệu có HTK của bên thứ ba được lưu giữ tại khách hàng không, ví dụ, hàng ký gửi bên thứ ba và kiểm tra về:

(a)     Các khoản mục HTK đó đã được loại bỏ khỏi danh sách HTK chưa;

(b)     Các khoản mục đó đã được tách biệt ra khỏi HTK và đã được kiểm kê và tách ra khỏi các phiếu kiểm kê HTK chưa; và

(c)      Nếu trọng yếu, thu thập xác nhận từ bên thứ ba.

6

Khi các thủ tục kiểm kê HTK được xem xét là yếu kém hoặc có khiếm khuyết thì KTV phải trao đổi với khách hàng về các thay đổi cần thực hiện để loại bỏ các yếu kém và khiếm khuyết đó trước khi ban hành hướng dẫn kiểm kê HTK chính thức.

B.     Tại ngày kiểm kê hiện vật HTK – Quan sát các thủ tục kiểm kê của BGĐ

1

Đối với từng địa điểm KTV tham gia chứng kiến kiểm kê, KTV phải ghi chép lại các thủ tục kiểm kê HTK đã được khách hàng thực hiện cũng như thủ tục của KTV thực hiện để đảm bảo việc kiểm kê HTK là đáng tin cậy, bao gồm nhưng không giới hạn đối với:

Quan sát kiểm kê hiện vật HTK được khách hàng thực hiện và đánh giá hướng dẫn và các thủ tục của khách hàng trong việc ghi chép và kiểm soát kết quả kiểm kê hiện vật HTK:

(a)      Hướng dẫn kiểm kê hiện vật HTK đã được ban hành và phổ biến tới các nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê và xem xét liệu họ đã được thông báo đầy đủ về trách nhiệm của mình trong công tác kiểm kê hay chưa;

(b)      Nhân sự quản lý cấp cao của khách hàng tham gia giám sát kiểm kê HTK có năng lực và ý thức được trách nhiệm của mình không;

(c)      Nhân sự quản lý cấp cao của khách hàng có độc lập với bộ phận kiểm soát hiện vật HTK không;

(d)      Có kiểm soát việc tiếp cận hiện vật đối với HTK để giúp việc kiểm kê chính xác và đầy đủ không;

(e)      Khi sử dụng máy cân hoặc các thiết bị đo lường khác, xác định rằng liệu các thiết bị này có tin cậy để thực hiện việc kiểm kê chính xác không;

(f)     Khi số lượng HTK được xác định dựa trên ước tính, soát xét cơ sở và sự phù hợp của việc ước tính;

(g)    Các thủ tục được thiết kế và thực hiện đảm bảo việc kiểm kê HTK có tính hệ thống, từ đó tất cả HTK đều được kiểm kê và không có việc đếm trùng lắp và không có sự luân chuyển của HTK trong suốt quá trình kiểm kê;

(h)    HTK được được bố trí và sắp xếp phù hợp và các phiếu kiểm kê được đánh số trước đảm bảo cho nhóm kiểm kê thực hiện kiểm kê đầy đủ và chính xác;

(i)     Các HTK được kiểm kê bởi nhóm gồm 2 người (một người kiểm kê và một người kiểm tra và ghi chép lại) và có ít nhất một thành viên của nhóm kiểm kê không chịu trách nhiệm trong việc lưu trữ và ghi chép HTK;

(j)     Các phiếu kiểm kê đã phát hành phải được ghi chép, bao gồm cả phiếu kiểm kê được sử dụng hoặc không sử dụng đều phải tập hợp lại và được ghi chép đến khi kết thúc kiểm kê;

(k)    HTK của bên thứ 3 gửi tại khách hàng được gắn nhãn chính xác, sắp xếp riêng biệt với HTK của khách hàng và không được tính vào trong phiếu kiểm kê HTK của đơn vị; và

(l)     HTK chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc lỗi thời được phát hiện trong quá trình kiểm kê được đánh dấu rõ ràng trên phiếu kiểm kê HTK và sắp xếp riêng với các HTK khác.

Các quy định khác được đưa ra trong hướng dẫn kiểm kê hiện vật HTK được tuân thủ thực hiện.

C.    Kiểm kiểm mẫu của KTV

1

Nếu có, thu thập danh mục HTK được sử dụng cho việc kiểm kê tại ngày kiểm kê hiện vật HTK (thường là cuối kỳ). Danh mục này phải được so sánh và đối chiếu với danh mục HTK cuối cùng mà BGĐ cung cấp cho KTV tại thời điểm thực hiện cuộc kiểm toán cuối kỳ.  

2

So sánh danh mục HTK được cung cấp tại ngày kiểm kê với danh mục đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm kê để xem xét liệu:

(a)    Có các thay đổi lớn về chủng loại/bản chất của HTK và giá trị tương ứng không;

(b)    Đánh giá liệu thay đổi lớn có phải vì lý do kinh doanh và được  giải thích;

(c)    Có cần thiết phải tăng hoặc giảm cỡ mẫu dựa trên danh mục HTK gần nhất không; và

(d)    Các khoản mục HTK được lựa chọn trước để kiểm tra việc kiểm kê có còn phù hợp không và nếu không, lựa chọn lại các khoản mục HTK để kiểm tra kiểm kê.

3

Thực hiện kiểm tra việc ghi nhận cao hơn thực tế (từ sổ tới kho) thông qua việc lựa chọn các khoản mục có giá trị cao từ danh mục HTK/các phiếu kiểm kê HTK và kiểm tra tới khoản mục HTK kiểm kê được lựa chọn. Thực hiện kiểm kê HTK và đối chiếu với số lượng trên danh mục HTK/phiếu kiểm kê HTK.

4

Thực hiện kiểm tra việc ghi nhận thấp hơn thực tế (từ kho tới sổ) thông qua việc chọn ngẫu nhiên các khoản mục hiện vật HTK tại địa điểm kiểm kê. Thực hiện kiểm kê hiện vật HTK và đối chiếu với số lượng trên danh mục HTK/phiếu kiểm kê HTK.

5

Chênh lệch về số lượng kiểm kê giữa đơn vị và KTV phải được giải quyết trong quá trình kiểm kê. Khi hàng loạt số liệu không đúng và không chính xác xảy ra trong quá trình quan sát/kiểm kê mẫu của KTV, có thể cần phải sắp xếp theo từng phần nhất định của HTK hoặc tất cả HTK để kiểm kê lại.

6

Khi các phiếu kiểm kê HTK đánh số thứ tự liên tục được sử dụng, ghi chép số lượng của các phiếu kiểm kê được sử dụng và không được sử dụng tại ngày kiểm kê cuối cùng.

7

Thực hiện phô tô, hoặc chiết xuất chi tiết một số phiếu kiểm kê đã hoàn thành (ngoài các phiếu kiểm kê của KTV) để sau đó đối chiếu với tổng hợp kiểm kê trong quá trình kiểm toán sau đó.

D.     Các tài liệu liên quan đến tính đúng kỳ được thu thập trong quá trình chứng kiến kiểm kê hiện vật HTK

1

Nếu có, thu thập các bản sao hoặc ghi chép chi tiết các tài liệu liên quan đến tính đúng kỳ tại mỗi địa điểm kiểm kê:

(a)      Phiếu xuất kho cuối cùng (GDN);

(b)      Phiếu nhập kho cuối cùng (GRN).

2

Nếu khách hàng sử dụng hệ thống HTK đáng tin cậy cho phép các tài liệu HTK quan trọng như phiếu xuất kho cuối cùng (GDN) và phiếu nhập kho cuối cùng (GRN) được đánh số thứ tự, thu thập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho có số thứ tự cuối cùng trước khi kết thúc năm (trong quá trình kiểm kê HTK) và số thứ tự đầu tiên sau ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc các tài liệu chi tiết liên quan, cho mục đích thực hiện thủ tục kiểm tra tính đúng kỳ của HTK.

3

Đối chiếu phiếu xuất kho cuối cùng (GDN) và phiếu nhập kho cuối cùng (GRN) đã lựa chọn với hệ thống quản lý HTK của đơn vị hoặc danh mục luân chuyển HTK để đảm bảo rằng các hàng hoá được xuất kho hoặc nhập kho trước và sau ngày kết thúc năm được ghi chép đúng kỳ.

E.     Tài liệu về chứng kiến kiểm kê hiện vật HTK

1

Với mỗi địa điểm mà KTV tham gia chứng kiến kiểm kê, KTV phải lập giấy làm việc để ghi chép lại quy trình kiểm kê hiện vật HTK của BGĐ, các chi tiết và kết quả kiểm kê hiện vật HTK và khi có sẵn, thu thập các tài liệu liên quan đến tính đúng kỳ trong quá trình kiểm kê của địa điểm đó (Báo cáo kiểm kê hiện vật HTK).

Có

Không

Không áp dụng

Ý kiến

1.     

Không có ngoại lệ nào trong việc xử lý các rủi ro được xác định tại giấy làm việc phần A800.

2.     

Công việc đã được hoàn thành đúng theo kế hoạch, những phát hiện và kết quả được lưu hồ sơ đầy đủ.

3.     

Tất cả thông tin cần thiết đã được thu thập cho việc trình bày và thuyết minh trong BCTC.

4.     

Các sai sót được xác định (ngoài các sai sót không đáng kể) đã được ghi nhận tại giấy làm việc B360.

5.     

Các bằng chứng được thu thập là đầy đủ và thích hợp làm cơ sở đạt được các mục tiêu kiểm toán.

Nếu chọn “Không”, trình bày tại giấy làm việc B410 và xem xét ảnh hưởng đến ý kiến kiểm toán tại giấy làm việc B140.