A420.1 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền 

1.      

Nhân sự và sự phân nhiệm

–    Nhân viên chịu trách nhiệm đối với việc mua hàng, vận chuyển, tiếp nhận hàng và thanh toán phải có đủ năng lực, được đào tạo và giám sát đầy đủ.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác, đánh giá

–    Nhân viên nhận hàng không được thực hiện công việc kế toán.

Tính hiện hữu

–    Chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập các tài liệu về mua hàng, nhận hàng, các khoản phải trả và HTK.

Tính hiện hữu, tính chính xác

2.      

Các quy định nội bộ

–    Có quy định về cá nhân có thẩm quyền phê duyệt Đề nghị mua hàng/Đơn đặt hàng và hạn mức phê duyệt của các cá nhân đó.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Có quy định về tiêu chuẩn phân biệt hàng hóa và TSCĐ và nhân viên kế toán phải hiểu rõ quy định này.

Tính chính xác

–    Có quy định rõ ràng về công việc của nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng, vận chuyển, nhận hàng và thanh toán và nhân viên phải hiểu rõ trách nhiệm của mình.

Tính chính xác

–    Có quy định là chỉ ghi nhận hàng hóa được mua khi rủi ro và lợi ích sở hữu đã chuyển sang cho đơn vị mua và chính sách đó được thông báo rộng rãi trong đơn vị.

Tính hiện hữu, tính chính xác

3.      

Yêu cầu đối với chứng từ liên quan

–    Phải lập Danh mục nhà cung cấp thường xuyên, trong đó có thông tin chi tiết về TK của nhà cung cấp.

Tính chính xác

–    Sử dụng Đơn đặt hàng và Báo cáo nhận hàng được đánh số sẵn. Những trường hợp ngoại lệ phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Có các thủ tục kiểm soát tại thời điểm cuối kỳ nhằm phát hiện và hạch toán những Báo cáo nhận hàng chưa được xử lý.

Tính đầy đủ, tính chính xác

–    Hàng hóa nhận thiếu hoặc nhận thừa phải được ghi chép lại chi tiết và gửi tới bộ phận kế toán một cách kịp thời.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hàng hóa bị trả lại được tách biệt với các loại HTK khác và phải được theo dõi riêng.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Chỉ thanh toán bằng séc cho các nhà cung cấp được phê duyệt và không được thanh toán bằng tiền mặt.

Tính hiện hữu

–    Việc sử dụng séc trống chỉ được hạn chế cho các cá nhân có thẩm quyền.

Tính hiện hữu

–    BGĐ (*) soát xét các séc thanh toán tiền hàng đã được đơn vị ghi nhận vào cuối kỳ nhưng chưa được ghi nhận trên sổ phụ ngân hàng.

Tính chính xác

–    Sử dụng séc thanh toán đã được đánh sẵn số thứ tự và ghi lại nội dung viết trên từng séc. Những séc hỏng phải ghi rõ là “HỦY” và được hủy bỏ.

Tính hiện hữu, tính chính xác

4.      

Đối chiếu, kiểm tra

–    Kiểm tra hạn mức chi theo dự toán chi hoặc cho từng cấp có thẩm quyền.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Có các kiểm soát nhằm đảm bảo thẻ mua hàng công ty chỉ được cấp cho cho nhân viên có thẩm quyền, và không được phép mua hàng cho cá nhân.

Tính hiện hữu

–    Soát xét Báo cáo về các đơn đặt hàng hàng tháng và rà soát, kiểm tra những khoản mục cũ/bất thường.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Đối chiếu đơn giá trên hóa đơn mua hàng với bảng giá, báo giá hoặc đơn đặt hàng đã được duyệt.

Tính chính xác

–    TK của nhà cung cấp được điền thông tin theo giao dịch và bộ phận kế toán soát xét tính hợp lý và nhất quán.

Tính chính xác

–    Đối chiếu thông tin trên phiếu nhận hàng với hóa đơn và đơn đặt hàng.

Tính chính xác

–    Kiểm tra sự chính xác của các thông tin trên hóa đơn mua hàng bao gồm tổng số tiền, chiết khấu, thuế, chi phí vận chuyển… trước khi thanh toán.

Tính chính xác

5.      

Phê duyệt

–    Cá nhân có thẩm quyền kiểm tra chứng từ và phê duyệt các khoản thanh toán trong hạn mức chi của mình.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Đối với những khoản thanh toán vượt quá hạn mức chi của cá nhân/bộ phận hoặc vượt quá một giá trị cụ thể nào đó thì cần phải được cấp quản lý cao hơn phê duyệt.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    BGĐ (*) thường xuyên soát xét và phê duyệt Danh mục nhà cung cấp thường xuyên. Việc mua hàng hóa, dịch vụ từ những nhà cung cấp không có trong Danh mục nhà cung cấp thường xuyên phải được BGĐ (*) phê duyệt.

Tính hiện hữu, tính chính xác

6.      

Kiểm soát tự động trên hệ thống

–    Hệ thống tự động khớp thông tin trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng. Những chứng từ có thông tin không khớp sẽ được hệ thống thông báo (ví dụ: thông tin trên hóa đơn không khớp với đơn đặt hàng) và nguyên nhân được điều tra kịp thời.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống sẽ không cho phép thanh toán đối với hàng hóa, dịch vụ nếu không có thông tin về việc hàng hóa đã nhận và việc thanh toán đã được phê duyệt.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống sẽ kiểm tra để ngăn ngừa trường hợp thanh toán trùng lắp cho cùng một đơn hàng.

Tính chính xác

–    Hệ thống tạo ra báo cáo các trường hợp ngoại lệ/bất thường về xử lý séc, xác định các số liệu trùng lắp, các khoản thanh toán vượt quá hạn mức chi,…

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống xác định những hàng hóa phải được ghi nhận là TSCĐ dựa trên các tiêu chí có sẵn, như loại hàng hóa, mã hàng hóa, giá trị…

Tính đầy đủ, tính chính xác

7.      

Các báo cáo nội bộ và soát xét của BGĐ

–    Lập Báo cáo so sánh hàng hóa mua thực tế (bao gồm cả giá hàng và chi phí mua hàng liên quan) với kế hoạch mua hàng. BGĐ (*) soát xét và điều tra những chênh lệch (nếu có).

Tính đầy đủ, tính chính xác

–    BGĐ (*) thường xuyên soát xét bản phân tích tỷ lệ lãi gộp, điều tra những chênh lệch lớn.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    BGĐ (*) soát xét định kỳ việc áp dụng chính sách kế toán về việc ghi nhận TSCĐ/hàng hóa.

Tính chính xác

–    Lập Bản đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả với Sổ nhật ký chung hàng tháng và phải được BGĐ (*) phê duyệt.

Tính chính xác

–    Lập Bản đối chiếu với ngân hàng hàng tháng và được BGĐ (*) soát xét.

Tính chính xác

–    Lập Bản đối chiếu giữa Báo cáo bán hàng của nhà cung cấp với TK phải trả hàng tháng và phải được BGĐ (*) soát xét.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    BGĐ (*) soát xét và phê duyệt các khoản chi phí trích trước vào cuối kỳ.

Tính đầy đủ, tính chính xác

–    Có thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo các khoản thanh toán được ghi nhận đúng kỳ.

Tính đầy đủ, tính chính xác

–    Có thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả các TK ngân hàng và chữ ký của người được ủy quyền được BGĐ (*) phê duyệt.

Tính hiện hữu

–    BGĐ (*) giải quyết kịp thời các yêu cầu của nhà cung cấp.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    BGĐ (*) soát xét định kỳ việc sử dụng séc thanh toán cho nhà cung cấp.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    BGĐ (*) tìm hiểu kịp thời lý do của những khoản thanh toán thừa cho nhà cung cấp.

Tính chính xác