Chi thưởng cho người lao động là một hoạt động phổ biến nhằm ghi nhận, khuyến khích sự đóng góp của nhân viên vào thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi thưởng vừa hợp lệ về thuế vừa tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định pháp lý liên quan.
Nội dung bài viết
Quy định về căn cứ chi thưởng
Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hoặc mức độ hoàn thành công việc.
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế thưởng hoặc quy định thưởng cụ thể trong:
- Hợp đồng lao động;
- Thỏa ước lao động tập thể;
- Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn;
- Hoặc quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính.
Điều này phù hợp với yêu cầu tại điểm b, khoản 2.5, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), quy định:
“Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”
Nếu doanh nghiệp không ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các tài liệu nêu trên, khoản chi thưởng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.
Hồ sơ, chứng từ hợp lệ
Để chứng minh tính hợp lệ và phục vụ kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:
- Quyết định chi thưởng, nêu rõ đối tượng, căn cứ, mức thưởng;
- Danh sách chi tiết nhân viên nhận thưởng, kèm chữ ký xác nhận hoặc chứng từ chuyển khoản;
- Bảng kê thanh toán thưởng;
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng…).
Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Tiền thưởng cho người lao động là thu nhập chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến từng phần nếu thưởng chi trả cùng kỳ lương;
- Khấu trừ thuế suất 10% nếu thưởng được chi trả riêng biệt và đáp ứng điều kiện theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Khoản thưởng cần được kê khai đúng kỳ tính thuế và quyết toán cuối năm.
Lưu ý về giới hạn chi phúc lợi
Theo khoản 2.30, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, chi thưởng lễ, Tết…) chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu tổng mức chi không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
Một tháng lương bình quân thực tế được xác định bằng công thức:
Tổng tiền lương thực tế chi trả trong năm / số tháng thực tế có phát sinh chi trả lương.
Nếu doanh nghiệp chi vượt mức giới hạn này, phần chi vượt sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Lưu ý thêm: Khoản chi thưởng cuối năm, thưởng Tết cũng cần được phân định rõ:
- Nếu chi theo tiêu chí đánh giá thành tích công việc, doanh thu… sẽ được xem là thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động;
- Nếu chi mang tính phúc lợi chung, cần kiểm soát trong giới hạn một tháng lương nêu trên.
Các lưu ý đặc biệt khác
- Chi thưởng bằng hiện vật: Doanh nghiệp phải quy đổi giá trị hiện vật ra tiền để tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Chi thưởng cho cá nhân không ký hợp đồng lao động: Khoản chi trả cho cộng tác viên, chuyên gia ngoài HĐLĐ sẽ chịu khấu trừ thuế TNCN 10%.
- Chi thưởng không có quy chế hoặc chứng từ hợp lệ: Rủi ro lớn là khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí khi quyết toán thuế.
Việc chi thưởng cho người lao động, nếu được thực hiện đúng quy định, sẽ vừa giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, vừa tối ưu chi phí thuế. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần:
- Ban hành quy chế thưởng rõ ràng, ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng;
- Lập đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi trả;
- Tuân thủ nghĩa vụ khấu trừ, kê khai thuế TNCN;
- Kiểm soát khoản chi phúc lợi trong giới hạn một tháng lương bình quân.
Quản lý tốt các yếu tố này chính là chìa khóa để vừa đảm bảo lợi ích tài chính vừa hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và thuế cho doanh nghiệp.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
Công ty TNHH Manabox Việt Nam
Phòng 701, tầng 7, tòa nhà 3D center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Facebook: https://www.facebook.com/ManaboxVietnam
Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan
Youtube: https://www.youtube.com/@congtytnhhmanaboxvietnam6227
Tiktok: https://www.tiktok.com/@manabox.ketoanthue
Zalo: https://zalo.me/g/rittvj348