Đầu tư, Hành chính nhân sự, Kế toán, Kinh doanh
Chuyển cơ quan BHXH quản lý khi thay đổi địa điểm
Khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh và cần chuyển cơ quan BHXH quản lý, bạn cần thực hiện một số thủ tục sau căn cứ Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu BHXH, BHYT, BNTN, BHTNLĐ, BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định.
Nội dung bài viết
Tại cơ quan BHXH cũ
- Nộp hồ sơ:
- Bản sao giấy phép kinh doanh đã được cập nhật thông tin địa chỉ mới
- Danh sách đầy đủ các lao động đang tham gia BHXH, BHYT, bao gồm các thông tin cá nhân cần thiết.
- Thu hồi thẻ BHYT của người lao động.
- Bản sao các chứng từ nộp tiền đóng BHXH, BHYT đã thực hiện.
- Thực hiện nộp đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN trước tháng chuyển đi
- Hồ sơ báo giảm lao động tham gia BHXH và nộp cho cơ quan BHXH chậm nhất ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, kèm theo Quyết định/Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển địa phương khác hoặc Quyết định giải thể của đơn vị, giấy phép kinh doanh, …bản sao (1 bản)
- Sau đó, Cơ quan BHXH nơi đi thực hiện làm Biên bản làm việc với đơn vị chuyển quận, huyện trong tỉnh hoặc Biên bản xác nhận các số liệu đã thực hiện về BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (đối với đơn vị chuyển sang tỉnh khác). Sau đó BHXH nơi đi làm Công văn gửi cơ quan BHXH cấp tỉnh đề nghị cho đơn vị chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN.
- Cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi đi căn cứ hồ sơ đúng theo quy định thực hiện ban hành Công văn cho phép đơn vị được chuyển địa bàn tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN.
- Chốt sổ BHXH: Cơ quan BHXH cũ sẽ tiến hành chốt sổ BHXH cho từng người lao động và chuyển hồ sơ sang cơ quan BHXH mới căn cứ vào Công văn được chuyển quận, huyện, tỉnh, đơn vị thực hiện báo Giảm lao động tại BHXH nơi đi ngay trong tháng cuối và báo Tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN tại BHXH nơi đến theo quy định.
Tại cơ quan BHXH mới nơi chuyển đến
- Nộp hồ sơ:
- Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động (bản sao có chứng thực)
- Thông báo chuyển địa điểm: Đơn xin chuyển địa điểm tham gia BHXH, BHYT
- Biên bản chuyển địa bàn quản lý BHXH
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản).
- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan BHXH tham gia trước đó (mẫu C12-TS, 1 bản)
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 1 bản).
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 1bản/người).
- Hồ sơ đã được chốt sổ từ cơ quan BHXH cũ: Bao gồm danh sách lao động, thẻ BHYT, chứng từ nộp tiền
- Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan BHXH mới sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và cập nhật thông tin vào hệ thống báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối vơi cơ quan BHXH nơi chuyển đến
- Cấp lại thẻ BHYT: Sẽ cấp lại thẻ BHYT mới cho người lao động với thông tin địa chỉ mới.
Lưu ý:
- Thời gian thực hiện: Thủ tục chuyển đổi thường mất khoảng 5-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào từng địa phương và khối lượng công việc của cơ quan BHXH.
- Hồ sơ điện tử: Nhiều cơ quan BHXH hiện nay đã áp dụng thủ tục nộp hồ sơ điện tử, giúp rút ngắn thời gian và thủ tục hành chính. Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH mới để biết thông tin chi tiết.
- Tiền phạt: Nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc thực hiện thủ tục chuyển đổi, có thể bị phạt theo quy định của pháp luật.
Những câu hỏi thường gặp
Em có thắc mắc, ngày 29.07.2020 Công ty em có hoàn thành hồ sơ chuyển địa chỉ văn phòng từ quận 1 qua quận 2. Nhưng đến thời điểm đó bên em vẫn còn nợ tiền BHXH, nên chưa làm hồ sơ chuyển cơ quan BHXH quản lý được. Nay bên em đã đóng tiền BHXH đến hết tháng 07 thì bên em đã làm hồ sơ chuyển cơ quan quản lý được chưa ạ. Hay phải hoàn thành đến thời điểm tháng hiện tại thì mới làm hồ sơ được ạ.
Căn cứ Điểm 3.1, Điểm 3.2 Điều 7 Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam thì “ Đơn vị có trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh; Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại Công ty mẹ”. Theo nội dung bạn hỏi, văn phòng Công ty bạn đã đóng đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đến hết tháng 7/2020 tại quận 1, sau đó chuyển trụ sở đến, làm việc tại quận 2 từ tháng 8/2020 thì có thể tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động tại quận 2 kể từ tháng 8/2020.
Thành phần hồ sơ gồm: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) kèm bản sao giấy đăng ký kinh doanh và hồ sơ báo giảm lao động nộp Cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 để được xem xét, giải quyết.
- Có cần phải đóng lại BHXH ở cơ quan cũ trước khi chuyển sang cơ quan mới không? Không cần thiết đóng lại BHXH ở cơ quan cũ. Cơ quan BHXH cũ sẽ tiến hành chốt sổ và chuyển hồ sơ sang cơ quan BHXH mới.
- Nếu nhân viên nghỉ việc trong quá trình chuyển đổi thì làm thế nào? Cần thông báo cho cơ quan BHXH về việc nghỉ việc của nhân viên để được hướng dẫn cách thức thực hiện thủ tục.
- Các giấy tờ cần chuẩn bị khác: Ngoài các giấy tờ trên, tùy theo yêu cầu của từng cơ quan BHXH, bạn có thể cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác như quyết định thành lập công ty, báo cáo tài chính, v.v.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
_______________
Việt Anh gia nhập Manabox từ năm 2017 và hiện đang làm Giám đốc vận hành tại Manabox Việt Nam. Với mong muốn chia sẻ kiến thức của bản thân, Việt Anh sẽ cung cấp những bài viết chất lượng nhất đến độc giả.