Tài liệu bị hư hỏng do thiên tai bão lụt thì kế toán phải làm gì?

Bước

Nội dung công việc

1

Đánh giá tình hình

Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại để xác định khả năng phục hồi, bao gồm cả tài liệu giấy lẫn dữ liệu điện tử.

2

Báo cáo sự cố

Thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

3

Khôi phục tài liệu

Thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng mức tối đa có thể

+ Phục hồi tài liệu bên trong doanh nghiệp: Thống kê lại các tài liệu cần phục hồi, lập lại và lưu trữ và thực hiện phục hồi

• Đối với tài liệu giấy, có thể cần đến sự trợ giúp của các chuyên gia phục hồi tài liệu chuyên nghiệp
• Đối với dữ liệu điện tử, sử dụng các bản sao lưu (backup) để phục hồi dữ liệu.

+ Phục hồi tài liệu bên ngoài doanh nghiệp: Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán (Các nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan khác) để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại. Đối với những tài liệu kế toán không thể sao chụp được do những lý do như đơn vị kế toán cung cấp bị giải thể, phá sản … Doanh nghiệp phải lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”

4

Kiểm kê

Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Sau khi kiểm kê, cần cập nhật các thông tin vào hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các báo cáo tài chính.

5

Rà soát và phòng ngừa

Đánh giá lại các quy trình lưu trữ tài liệu và dữ liệu để cải thiện các biện pháp phòng ngừa trong tương lai, như lưu trữ đa địa điểm, sao lưu thường xuyên, và bảo mật dữ liệu.