Kiểm tra Kiểm soát nội bộ Chu trình bán hàng

Mục tiêu kiểm soát “Tính hiện hữu”: Doanh thu, phải thu ghi nhận trên sổ phải có thật

Doanh thu và khoản phải thu đã ghi nhận trên sổ là giả (không có thật) 

Hợp đồng/đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền phê duyệt

KS1

Mỗi giao dịch

Chọn mẫu ngẫu nhiên …. hóa đơn trong năm.

Đối chiếu các hóa đơn đến đơn đặt hàng, hợp đồng và xem xét liệu đơn đặt hàng/hợp đồng có dấu hiệu phê duyệt của người có thẩm quyền

Cxx1

Hóa đơn bán hàng bị ghi nhận trùng

Đối chiếu độc lập giữa phiếu xuất kho với hóa đơn đồng thời đóng dấu “Đã xuất hóa đơn” trên phiếu xuất kho để đảm bảo rằng một nghiệp vụ bán hàng không bị xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán nhiều lần

KS3

Mỗi giao dịch

Với … hóa đơn đã lựa chọn trên, đối chiếu đến các phiếu xuất kho và xem phiếu xuất kho có dấu hiệu kiểm soát để không bị sử dụng để xuất hóa đơn nhiều lần

Cxx1

Doanh thu ghi nhận nhưng chưa giao hàng hóa hoặc chưa cung cấp dịch vụ

Phiếu xuất kho phải được ký xác nhận bởi người giao hàng và người nhận hàng

KS4

Mỗi giao dịch

Với các phiếu xuất kho tương ứng đã thu thập ở trên, kiểm tra phiếu xuất kho có được ký nhận bởi người giao hàng và người nhận hàng hay không.

Cxx1

Mục tiêu kiểm soát “Tính đầy đủ”: Doanh thu, các khoản phải thu và đã thu tiền được ghi nhận đầy đủ.

Hàng hóa đã bán nhưng chưa được ghi nhận doanh thu, hoặc chưa xuất hóa đơn

Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu xuất hàng phải được đánh số thứ tự để kiểm soát, so sánh với hóa đơn về số lượng xuất, thời gian xuất.

KS5

Mỗi giao dịch

1.  Chọn… tháng trong năm để mượn chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu xuất hàng. Kiểm tra việc đánh số thứ tự có liên tục không và có liên kết tương ứng với nội dung hóa đơn không.

Cxx2

KS7

Hàng tháng/

quý…

2.  Chọn… tháng/quý trong năm để mượn biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Kiểm tra tính đầy đủ của các biên bản đối chiếu công nợ và dấu hiệu rà soát của kế toán. Đối chiếu số liệu với sổ kế toán. Xem xét việc xử lý các chênh lệch (nếu có).

Cxx3

Cuối kỳ kế toán, kế toán rà soát lại tất cả các giao dịch, các giao dịch đã giao hàng nhưng chưa xuất hóa đơn nhằm kiểm tra giao dịch bán hàng đã được ghi nhận doanh thu hay chưa.

KS8

3.  Chọn mẫu kiểm tra các giao dịch phát sinh sau thời điểm kết thúc kỳ kế toán để kiểm tra dấu hiệu rà soát của kế toán.

Cxx4

Mục tiêu kiểm soát “Tính chính xác”: Doanh thu, các khoản phải thu và đã thu tiền được ghi nhận chính xác, đúng đối tượng.

Số lượng, chủng loại hàng bán trên hóa đơn khác với hợp đồng, đơn đặt hàng và thực tế xuất kho

Khi lập hóa đơn bán hàng [kế toán/nhân viên bán hàng] phải kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho về số lượng, chủng loại hàng bán.

KS…

Mỗi giao dịch

4.   Căn cứ các hóa đơn đã chọn ở bước 1: kiểm tra dấu hiệu rà soát, đối chiếu của [kế toán/nhân viên bán hàng] trên hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho và kiểm tra sự phù hợp về số lượng, chủng loại trên các tài liệu này.

Cxx5

Các nghiệp vụ bán hàng bị ghi sai đối tượng khách hàng.

KS…

Hàng tháng

5.  Chọn … tháng trong năm để mượn biên bản đối chiếu 2 bộ phận. Đối chiếu số liệu và xem xét việc xử lý các chênh lệch (nếu có).

Cxx6

Mục tiêu kiểm soát  “Tính đánh giá”: Các khoản phải thu khách hàng được ghi nhận theo giá trị có thể thu hồi được.

Không xác định các khoản nợ không có khả năng thu hồi

KS…

Mỗi giao dịch

6.  Chọn … khách hàng có số dư nợ lớn. Kiểm tra hồ sơ đánh giá năng lực khách hàng và sự phê duyệt bán chịu.

Cxx7

Ước tính giá trị có thể thu hồi các khoản nợ phải thu quá hạn không chính xác

KS…

Hàng tháng

7.  Chọn … tháng để mượn báo cáo phân tích tuổi nợ. Kiểm tra các số liệu phân tích trên báo cáo và dấu hiệu rà soát, phê duyệt của lãnh đạo. Xem xét các khách hàng dư nợ quá hạn đã được trích lập dự phòng chưa.

Cxx8