A440.1 Thủ tục kiểm soát chu trình tiền lương và phải trả người lao động

Stt

Thủ tục kiểm soát

Cơ sở dẫn liệu

1.      

Nhân sự và sự phân nhiệm

–    Nhân viên kế toán tiền lương có năng lực phù hợp với công việc được giao, được đào tạo và giám sát đầy đủ.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Nhân viên lập bảng lương không được thực hiện các chức năng khác liên quan đến nhân sự như tuyển dụng/sa thải nhân viên, chấm công và phát lương/séc chi lương.

Tính hiện hữu

–    Trách nhiệm lập bảng lương phải tách biệt với trách nhiệm kế toán tiền lương.

Tính hiện hữu

–    Hạn chế quyền truy cập vào hồ sơ cá nhân, sổ kế toán lương và séc thanh toán lương trống.

Tính hiện hữu

–    Đơn vị sử dụng tổ chức cung cấp dịch vụ ngoài có uy tín để tính lương và các khoản giảm trừ cho người lao động.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

2.      

Các quy định nội bộ

–    Có quy định rõ ràng về các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và phổ biến đầy đủ cho nhân viên.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

3.      

Yêu cầu đối với chứng từ liên quan

–    Hồ sơ nhân sự phải lưu lại: Văn bản phê duyệt khi bổ sung các nhân viên mới vào bảng lương; văn bản phê duyệt mức lương của mỗi nhân viên; bất kỳ thay đổi nào liên quan đến tình trạng lao động (toàn thời gian, bán thời gian…) hoặc mức lương…

Tính hiện hữu

4.      

Đối chiếu, kiểm tra

–    Thông tin về tổng lương trước khấu trừ, số giờ công, số lượng lao động được trả lương mỗi kỳ…sử dụng cho việc lập bảng lương phải được so sánh với sổ nhật ký tiền lương.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Một người khác với người lập bảng lương soát xét, kiểm tra lại việc tính toán các khoản tiền lương, thưởng và các khoản giảm trừ.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Kiểm tra để đảm bảo thuế TNCN được kê khai và nộp đầy đủ, đúng hạn.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Kiểm tra đúng TK trước khi ghi bút toán lương.

Tính chính xác

–    Lương trích trước phải được tính toán lại để đảm bảo tính chính xác.

Tính chính xác

–    Soát xét việc phân bổ số giờ công/chi phí cho từng hoạt động hoặc bộ phận.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Có thủ tục kiểm soát để đảm bảo người lao động đã chấm dứt hợp đồng phải được xóa bỏ ngay lập tức khỏi bảng lương.

Tính hiện hữu, tính chính xác

5.      

Phê duyệt

–    Bảng chấm công và tổng số giờ làm việc phải được phê duyệt trước khi tính lương.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Các khoản thanh toán ngoài mức lương cố định, như làm thêm giờ hoặc các khoản tiền thưởng, cần phải được người giám sát có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Việc thanh toán lương bằng tiền mặt phải được phê duyệt bằng văn bản.

Tính hiện hữu

–    Các khoản tiền thưởng phải được BGĐ (*) phê duyệt trước khi thanh toán.

Tính hiện hữu

–    Bút toán lương phải được Phụ trách bộ phận nhân sự phê duyệt trước khi ghi sổ.

Tính chính xác

6.      

Kiểm soát tự động trên hệ thống

–    Hệ thống sẽ không tạo ra thông tin thanh toán đối với những nhân viên đã chấm dứt hợp đồng.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống kiểm tra tính đầy đủ của các khoản giảm trừ cho người lao động.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống tạo ra báo cáo về các trường hợp bất thường khi các khoản giảm trừ thấp hơn mức thông thường theo chức vụ và tình trạng lao động.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống tạo ra báo cáo lương chi tiết để cho phép phát hiện và xử lý các trường hợp bất thường.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

7.      

Các báo cáo nội bộ và soát xét của BGĐ

–    Lập Báo cáo so sánh chi phí lương thực tế của từng bộ phận, từng hoạt động với kế hoạch. BGĐ (*) soát xét báo cáo này và điều tra chênh lệch lớn (nếu có).

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác