A410.1 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền

1.      

Nhân sự và sự phân nhiệm

–    Nhân viên bán hàng, nhân viên thu tiền hàng và nhân viên quản lý nợ phải thu phải có năng lực phù hợp với công việc được giao, được đào tạo và giám sát đầy đủ.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác, đánh giá, đúng kỳ, phân loại, quyền và nghĩa vụ

–    Phải đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận: Bộ phận phê duyệt tín dụng cho khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý nợ phải thu và bộ phận thu tiền.

Tính hiện hữu

–    Bộ phận vận chuyển và xuất hóa đơn phải độc lập với bộ phận thu tiền.

Tính hiện hữu

–    Nhân viên lập và gửi báo cáo cho khách hàng phải độc lập với nhân viên kế toán nợ phải thu.

Tính hiện hữu, tính chính xác, đúng kỳ, quyền và nghĩa vụ, phân loại

2.      

Các quy định nội bộ

–    Có quy định về ghi nhận doanh thu và thông báo rõ ràng tới nhân viên kế toán và các nhân viên có liên quan.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác, đúng kỳ, phân loại

–    Có quy định về bán hàng, theo dõi các khoản phải thu, thu tiền mặt và thông báo, phổ biến thường xuyên cho nhân viên.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác, quyền và nghĩa vụ

–    Có quy định về những giao dịch bán hàng bất thường (như bán phế phẩm, bán hàng cho nhân viên công ty…) và thông báo, phổ biến thường xuyên cho nhân viên.

Tính hiện hữu, tính chính xác

3.      

Yêu cầu đối với chứng từ liên quan

–    Phải có đơn đặt hàng có hiệu lực trước khi thực hiện giao hàng.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Phiếu thu phải được đánh sẵn số thứ tự cho mỗi lần bán hàng thu tiền mặt.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Khi nhận séc, phải đóng dấu vào séc “chỉ trả tiền vào TK” (“for deposit only”), cùng với số TK của đơn vị. Yêu cầu ngân hàng không cho phép dùng séc để rút tiền mặt.

Tính hiện hữu

–    Các khoản thu bằng séc được lập thành danh sách, tính tổng và soát xét lại trước khi chuyển cho ngân hàng để chuyển tiền vào TK.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Tất cả các khoản thu (bằng tiền mặt hoặc séc) được gửi vào ngân hàng thường xuyên và kịp thời.

Tính hiện hữu

–    Thường xuyên có biện pháp để thu nợ tiền hàng và lưu tài liệu về các biện pháp này.

Tính chính xác, đánh giá

4.      

Đối chiếu, kiểm tra

–    Loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế và thành tiền phải được kiểm tra và soát xét trước khi phát hành hóa đơn.

Tính chính xác

–    Nội dung chi tiết trên hóa đơn phải được đối chiếu với đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Doanh thu từ việc bán và giao hàng tận nơi thu tiền mặt được đối chiếu hàng ngày với số tiền người giao hàng thu và phải có tài liệu phê duyệt.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Phải lập báo cáo bán hàng/nợ phải thu hàng tháng và gửi cho khách hàng để đối chiếu.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Kiểm tra (tự động hoặc thủ công) việc đánh số thứ tự liên tục trên chứng từ vận chuyển và hóa đơn.

Tính chính xác

–    Đối chiếu giữa tổng doanh thu bán hàng ghi nhận trên máy tính tiền và số tiền mặt thực thu hàng ngày/mỗi ca bán hàng. Đối chiếu với doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Đối chiếu số thứ tự của đơn đặt hàng/chứng từ vận chuyển với số ghi trên hóa đơn.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Đối chiếu Nhật ký bán hàng/sổ chi tiết với sổ cái.

Tính chính xác

–    Lập Bảng đối chiếu giữa tổng số tiền gửi ngân hàng hàng ngày với báo cáo các khoản phải thu và doanh thu bán hàng thu tiền mặt.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của phiếu thu tiền mặt, đối chiếu với số liệu tiền mặt gửi vào ngân hàng. Lưu tài liệu về ngày kiểm tra.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Kiểm tra để đảm bảo tỷ giá quy đổi ngoại tệ được sử dụng là chính xác.

Tính chính xác

5.      

Phê duyệt

–    Các giao dịch bán hàng chưa thanh toán ngay đều phải được phê duyệt bán chịu.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Giá bán phải áp dụng theo Bảng giá bán chuẩn. Nếu áp dụng giá bán khác thì phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Các khoản chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán ngoài quy định phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Các giao dịch bán hàng bất thường (như bán hàng cho nhân viên, bán phế liệu,…) phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt.

Tính hiện hữu

6.      

Kiểm soát tự động trên hệ thống

–    Hệ thống không cho phép thay đổi ngày hóa đơn (ví dụ: ngày đã cài sẵn trên máy, thì máy sẽ tự động hiện ngày trên hóa đơn khi lập, nhân viên không thể sửa tay vào quy trình này).

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Hệ thống tự động thông báo đối với một hóa đơn bị phát hành hai lần

Tính chính xác

–    Hệ thống kiểm tra các khoản thanh toán điện tử đã được ghi có vào đúng TK khách hàng và tính tổng để nhập vào sổ kế toán.

Tính chính xác

–     Bảng tỷ giá hối đoái được tự động nhập dữ liệu và tự động quy đổi.

Tính chính xác

7.      

Các báo cáo nội bộ và soát xét của BGĐ

–    Lập Báo cáo hàng tháng về giá bán đặc biệt (khác với Bảng giá chuẩn)
và các giao dịch bán hàng bất thường (bán phế liệu, bán hàng cho nhân viên…). BGĐ (*) soát xét Báo cáo này, ghi lại các hành động cần thiết và theo dõi việc thực hiện.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Lập Báo cáo bán hàng hàng tháng (thể hiện rõ: doanh số bán theo khách hàng, theo dòng sản phẩm, theo khu vực… và so sánh với kế hoạch bán hàng hoặc/và so sánh với các kỳ trước).

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Lập Báo cáo về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. BGĐ (*) phân tích Báo cáo này, điều tra các chênh lệch bất thường và ghi lại kết quả.

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Lập Báo cáo phân tích doanh thu, giá vốn hàng bán, lãi gộp và so sánh các chỉ tiêu này so với kế hoạch bán hàng và/hoặc so với các kỳ trước. BGĐ (*) xem xét và điều tra/ghi lại nguyên nhân chênh lệch (nếu có).

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Lập Báo cáo phân tích tuổi nợ (hàng tháng). Nhân viên thu nợ phải có hành động kịp thời đối với các khoản phải thu quá hạn. BGĐ (*) soát xét báo cáo này và có biện pháp xử lý đối với những khoản phải thu quá hạn.

Tính chính xác, đánh giá

–    Lập Báo cáo so sánh số tiền thực thu với kế hoạch dòng tiền và doanh thu bán hàng (ít nhất mỗi tháng một lần).

Tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác

–    Lập file hồ sơ khách hàng. BGĐ (*) định kỳ soát xét file hồ sơ khách hàng.

Tính hiện hữu, tính chính xác

–    Những khoản bán hàng vượt hạn mức tín dụng được điều tra và lưu lại kết quả.

Tính chính xác, đánh giá

–    BGĐ (*) soát xét những giao dịch lớn hoặc những giao dịch cuối kỳ để đảm bảo tuân thủ đúng chính sách ghi nhận doanh thu.

Tính chính xác