Sai phạm về hóa đơn điện tử – Invoice risk

Bài viết dưới đây tập hợp các sai phạm về hóa đơn điện tử do cơ quan thuế tập hợp để người nộp thuế hiểu và tránh rủi ro

Việc xuất hóa đơn tổng hợp 

Hiện nay nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn sử dụng hóa đơn theo lối cũ như hóa đơn giấy trước đây. Đó là việc xuất hóa đơn tổng hợp cho hàng hóa xuất bán trong ngày, hoặc 2 đến 3 ngày xuất 1 hóa đơn, thậm chí cuối tháng xuất 1 hóa đơn. Đặc biệt là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, do một số người mua hàng không lấy hóa đơn. Theo quy định tại Điều 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử thì mỗi lần bán hàng, cung cấp dịch vụ phải xuất hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm giao hàng. Như vậy không thể xuất hóa đơn tổng hợp cho nhiều lần bán hàng, cung cấp dịch vụ và xuất hóa đơn cho các lần bán hàng thời điểm trước đó. Sai phạm này sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn và xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xuất hóa đơn không đúng đối tượng

Ngành thuế nhận được nhiều phản ánh của người dân, doanh nghiệp về việc mình không mua hàng nhưng có hóa đơn bán hàng cho mình. Thậm chí có doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đã bỏ kinh doanh, đóng mã số thuế, ngừng hoạt động, giải thể và người mua là cá nhân đã chết trước đó. Qua xác minh thấy rằng doanh nghiệp sử dụng các thông tin mã số thuế, địa chỉ của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh để xuất hóa đơn bán hàng giảm tồn kho ảo, hoặc một số doanh nghiệp xuất hóa đơn hàng biếu tặng, khuyến mãi để hợp thức hóa hồ sơ, chứng từ. Sai phạm này thuộc trường hợp sử dụng không hợp pháp hóa đơn và có thể bị xử phạt đến 50 triệu đồng. Hiện nay sử dụng hóa đơn điện tử nên người dân, doanh nghiệp có thể tra cứu các hóa đơn mà doanh nghiệp khác xuất cho mình trên kho dữ liệu hóa đơn điện tử. Vì vậy khuyến cáo tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn khi thực tế không có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.

Ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế

Theo quy định hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Thực tế hiện nay, chỉ tiêu tên, địa chỉ người bán người mua đối với hộ kinh doanh trên hóa đơn điện tử thường ghi không đúng thông tin với dữ liệu cơ quan thuế theo dõi quản lý. Qua rà soát hóa đơn điện tử đủ điều kiện để quay số hóa đơn may mắn tại địa bàn tỉnh Quảng Bình thì trên 50% hóa đơn có sai sót như trên. Do đó,  doanh nghiệp kiểm tra rà soát các hóa đơn có mã, không có mã đã lập, đã gửi cho người mua, trường hợp thông tin tên, địa chỉ ghi trên hóa đơn không đúng với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thì người bán thông báo cho người mua về việc sai sót và thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, có nhiều trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi có thay đổi về thông tin định danh của đơn vị nhưng lại không đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan thuế.

Đơn phương hủy, điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý  hóa đơn điện tử có sai sót thì việc hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập phải có sự thỏa thuận và thông báo cho người mua hàng biết để kê khai điều chỉnh thuế và hạch toán kế toán. Tuy nhiên lợi dụng ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử không có thao tác bắt buộc phải gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh, thay thế và thông tin hủy cho người mua nên người bán chỉ gửi thông báo cho cơ quan thuế mà không gửi cho người mua. Trường hợp này có thể dẫn đến nội dung hóa đơn kê khai với cơ quan thuế của người bán khác với nội dung hóa đơn kê khai thuế của người mua. Lợi dụng điều này, người nộp thuế kê khai điều chỉnh giảm thuế, điều chỉnh giảm cả doanh thu, thuế suất, điều chỉnh mặt hàng chịu thuế thành không chịu thuế … nhằm mục đích trốn thuế.

Ngoài ra còn có trường hợp người bán thực hiện huỷ hóa đơn có sai sót nhưng không gửi thông báo sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm a khoản 1 điều 7 thông tư số 78/2021/TT-BTC, dẫn đến doanh thu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng chênh lệch so với doanh thu lập trên hóa đơn điện tử..

 Người bán đã xuất hóa đơn (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư số 32 /2011/TT-BTC) gửi cho người mua, đến nay phải điều chỉnh giảm 1 phần giá trị nghiệm thu công trình đã xuất hóa đơn theo phê duyệt quyết toán của cơ quan có thẩm quyền thì: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm giá trị nghiệm thu theo phê duyệt quyết toán hoàn thành công trình của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, người bán xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để thay thế cho hóa đơn đã xuất. Nội dung hóa đơn ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm …”, doanh thu trên hóa đơn đúng bằng giá trị còn lại sau khi giảm phần giá trị nghiệm thu. Đồng thời thông báo việc thay thế này với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Hiện nay nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng đang lúng túng trong việc xuất hóa đơn điều chỉnh này.

Có trường hợp người bán, người mua cùng thỏa thuận ghi số lượng hàng hóa để vận chuyển trên đường lớn, để hợp thức hóa, sau đó điều chỉnh, thay thế hóa đơn đối với hàng hóa đó với số lượng và giá trị thấp hơn giá trị hàng hóa ban đầu. Ví dụ người bán và người mua thỏa thuận lập hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế xuất bán 100 tấn hàng hóa (để đối phó với các cơ quan chức năng khi vận chuyển hàng hóa), hàng được vận chuyển đến người mua nhận, sau đó người bán lập hoá đơn điều chỉnh chỉ xuất bán người mua 5 tấn hàng.

Lưu ý: Việc điều chỉnh, huỷ hoá đơn phải dựa trên nguyên tắc phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, xử lý sai sót theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các trường hợp người nộp thuế điều chỉnh, huỷ hoá đơn không đúng số liệu phát sinh thực tế, không đúng quy định, cơ quan thuế sẽ xử phạt theo quy định pháp luật.

Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Gửi dữ liệu hóa đơn xăng dầu không đúng quy định

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về trách nhiệm của người bán hàng thì trường hợp kinh doanh xăng dầu thuộc đối tượng được gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo ngày. Tuy nhiên các trường hợp khách hàng lấy hóa đơn thì phải gửi dữ liệu đầy đủ từng hóa đơn. Qua kiểm tra trên ứng dụng thì rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu còn chưa gửi tổng hợp dữ liệu hóa đơn hàng ngày, dẫn đến người mua hàng không thể tra cứu được hóa đơn của mình. Hoặc có trường hợp hóa đơn đã xuất cho khách hàng, đã gửi dữ liệu đầy đủ từng hóa đơn rồi nhưng cuối ngày vẫn tổng hợp gửi lần thứ 2 dẫn đến bị trùng, làm cho số lượng và doanh thu tăng lên so với thực tế bán hàng.

Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua

Theo quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Tuy nhiên, hiện nay một số doanh nghiệp yêu cầu tổ chức cung cấp giải pháp lựa chọn gói dịch vụ: Khi doanh nghiệp lập xong hoá đơn điện tử bán hàng hoá cung cấp dịch vụ, thì chỉ cần bấm nút tích gửi thì hoá đơn điện tử vừa lập sẽ đồng thời gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua. Điều này thuận tiện cho kế toán doanh nghiệp trong việc theo dõi hoá đơn bán ra, tuy nhiên dễ xảy ra tình trạng hoá đơn chưa được cấp mã cơ quan thuế nhưng đã gửi cho người mua. Người bán và người mua không phát hiện được hoá đơn chưa cấp mã và vẫn kê khai, khấu trừ thuế thì người bán và người mua đã sử dụng không hợp pháp hoá đơn. Vì vậy người mua và người bán phải kiểm tra lại mã của cơ quan thuế được cấp chưa để có sự điều chỉnh sai sót.

Một số sai phạm điển hình khác

Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP dẫn đến việc kê khai không đúng kỳ, chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn của các tổ chức, doanh nghiệp đã không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký với cơ quan thuế, doanh nghiệp đã có thông báo ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không có trụ sở kinh doanh …, doanh nghiệp không phát sinh hoạt động mua vào nhưng có xuất bán hàng hóa, dịch vụ không liên quan mua vào.

Bán hàng, cung cấp dịch vụ nhưng không xuất hóa đơn điện tử mà sử dụng các loại bảng kê tính tiền, hóa đơn bán lẽ, phiếu tính tiền, vé… . Không lập hóa đơn ghi nhận doanh thu tính thuế cho hàng hóa dịch vụ đã bán cho người tiêu dùng không nhận hóa đơn, phổ biến tại các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có ngành nghề kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Người bán lập hóa đơn có mặt hàng không có trong Giấy phép kinh doanh, Giấy phép khai thác …

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà tất cả nội dung điều chỉnh, thay thế không khớp với hóa đơn gốc, với mục đích được hưởng miễn, giảm thuế GTGT.

Doanh nghiệp không kê khai các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào nên dẫn đến không xuất hóa đơn, kê khai doanh thu bán ra.

Nhiều trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhưng không lập hóa đơn cho hộ, cá nhân này mà doanh nghiệp lại lập hóa đơn cho người mua là doanh nghiệp khác nhằm giúp cho hộ, cá nhân kinh doanh trốn doanh thu hoặc doanh nghiệp tránh việc khai thuế thay, nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh được áp dụng theo Thông tư 40/2021/TT-BTC./.

Quản lý rủi ro hóa đơn

Trong bối cảnh gian lận thương mại điện tử ngày càng gia tăng, để phát hiện kịp thời các vụ việc vi phạm về hóa đơn điện tử, ngày 10/5/2023, Tổng Cục Thuế đã ban hành Quyết định số 575/QĐ-TCT về việc ban hành Quy trình áp dụng quản lý rủi ro đánh giá, xác định người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn.

Việc ban hành Quy trình góp phần hướng dẫn cơ quan thuế thực hiện thu thập, phân tích thông tin, phân loại mức độ rủi ro người nộp thuế trong quản lý và sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật. Cùng với đó, góp phần chuẩn hoá các nội dung và các bước công việc, tạo sự thống nhất khách quan trong công tác đánh giá người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn.

Ngay sau khi Tổng Cục Thuế ban hành Quy trình áp dụng quản lý rủi ro đánh giá, xác định người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh đã thành lập tổ triển khai áp dụng quản lý rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn do đồng chí Nguyễn Văn Bột – Phó Cục trưởng làm Tổ trưởng.

Tổ triển khai đã tiến hành đánh giá, phân loại người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có dấu hiệu rủi ro để thực hiện rà soát, kiểm tra và thực hiện các biện pháp quản lý khác phù hợp.

Ứng dụng phân tích rủi ro

Qua rà soát, từ tháng 5/2023 đến nay Tổ triển khai đã thực hiện rà soát, theo dõi, kiểm tra các trường hợp rủi ro xác định từ kết quả phân tích trên ứng dụng rủi ro TPR. Kết quả phân tích bộ tiêu chí đánh giá rủi ro nhóm II – Nhóm chỉ số tiêu chí xác định người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro phải thực hiện kiểm tra việc quản lý và sử dụng hóa đơn. Trên cơ sở ngưỡng rủi ro cao đã được phê duyệt và tổng điểm rủi ro của NNT, kết quả phân tích của ứng dụng QLRR có 97 doanh nghiệp có xếp hạng rủi ro cao (tổng điểm rủi ro từ 400 điểm đến 450 điểm), 01 doanh nghiệp có tổng điểm rủi ro từ 450 điểm trở lên; đã ban hành 18 thông báo yêu cầu doanh nghiệp giải trình bổ sung thông tin tài liệu, ban hành 01 thông báo yêu cầu doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Có thể thấy, Quy trình quản lý rủi ro đã góp phần hiện đại hoá công tác đánh giá người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro trong quản lý và sử dụng hóa đơn; nâng cao khả năng phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các tổ chức, cá nhân có hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp nhằm gian lận tiền thuế, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế.

Thời gian qua, các cơ quan Thuế và các cơ quan quản lý Nhà nước đã phát hiện và xử lý nhiều trường hợp vi phạm pháp luật về hành vi mua bán hóa đơn trái phép, với mục đích khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hợp thức hóa chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí của doanh nghiệp. Hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp này không chỉ gây thất thu cho NSNN mà còn ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh, tạo sự không công bằng giữa các doanh nghiệp. Trước thực trạng này, cơ quan Thuế và các cơ quan quản lý Nhà nước đã và đang đẩy mạnh các giải pháp rà soát, công bố thông tin các doanh nghiệp rủi ro cao về hóa đơn và xử lý hình sự đối với các cá nhân, tổ chức vi phạm về sử dụng hoá đơn không hợp pháp. 

Để hạn chế việc người mua nhận hoá đơn không hợp lệ từ nhà cung cấp, thời gian qua cơ quan Thuế đã đẩy mạnh triển khai sử dụng ứng dụng công nghệ số trong công tác quản lý. Một trong số đó là sử dụng phần mềm quản lý HĐĐT. Phần mềm này tích hợp được các tính năng tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn từ nhà cung cấp, không bỏ sót hóa đơn, kết nối với hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế, kiểm tra được các hóa đơn xuất cho DN, đối chiếu với khai thuế của doanh nghiệp để phát hiện rủi ro cao về thuế.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là hành vi sử dụng những hóa đơn, chứng từ khống, phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác hoặc sử dụng hóa đơn được cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn chứng từ… Những hóa đơn này, thường được sử dụng cho các mục đích: doanh nghiệp khai khống chi phí; doanh nghiệp mua hóa đơn để hợp thức hóa chi phí, thanh toán; người bán hàng mua hóa đơn giao cho người mua hàng hoá, dịch vụ; người bán hàng không xuất hóa đơn cho người mua trực tiếp mà lập hóa đơn khống cho doanh nghiệp khác; doanh nghiệp lập hóa đơn đầu ra khống và mua hóa đơn đầu vào để hợp thức hóa chứng từ liên quan….

Để phòng tránh những rủi ro, doanh nghiệp, người sử dụng có thể tra cứu HĐĐT trên các ứng dụng về HĐĐT trên thiết bị di dộng (App store, Google play) hoặc truy cập website: https://checkinvoice.vn/ sau đó thả file xml để xem nội dung và truy cập cổng thông tin điện tử cơ quan thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu và đối chiếu thông tin hóa đơn. Đồng  thời, các DN cũng cần sử dụng ứng dụng số vào quản lý của doanh nghiệp nhất là ứng dụng mua bán hàng hóa. Ứng dụng này, có thể kiểm tra thông tin người bán và chỉ nhận HĐĐT do người bán phát hành với đầy đủ thông tin liên quan.

Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091

Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.

_______________