Tin tức
Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng
A410, 420, 430, 440, 450: Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng và A460: Tìm hiểu chu trình khóa sổ, lập và trình bày BCTC. Các mẫu này có nội dung tương tự nhau, do đó KTV căn cứ vào hướng dẫn dưới đây để thực hiện cho các Mẫu từ A410 – A450 và mẫu A460. Các thủ tục kiểm soát chính nêu tại Mẫu này chỉ là các ví dụ giả định. Tuỳ theo đặc điểm khách hàng và cuộc kiểm toán cụ thể, KTV phải căn cứ vào KSNB thực tế, mục tiêu kiểm soát và rủi ro phát hiện để xác định chu trình kinh doanh chính cần tìm hiểu.
Nội dung bài viết
Các chu trình kinh doanh quan trọng
Các chu trình kinh doanh quan trọng thường bao gồm (nhưng không giới hạn)
- Các số dư TK có ảnh hưởng lan tỏa đối với BCTC;
- Các TK có khối lượng giao dịch lớn trong năm
- Các giao dịch được xử lý tự động ở mức độ cao mà có rất ít hoặc không có sự can thiệp thủ công
Trong CTKTM, các chu trình kinh doanh chính được gợi ý bao gồm:
- (1) Chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền;
- (2) Chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền;
- (3) Chu trình HTK, giá thành, giá vốn;
- (4) Chu trình tiền lương và phải trả người lao động;
- (5) Chu trình TSCĐ và XDCB.
Trên thực tế, tuỳ theo đặc điểm khách hàng, có những trường hợp không cần phải tìm hiểu tất cả 5 chu trình kinh doanh mà chỉ áp dụng những chu trình chính (như chu trình (1) và (2)). Ngoài ra, trong một số trường hợp, ngoài 5 chu trình trên, KTV còn phải tìm hiểu các chu trình quan trọng khác.
Đồng thời, KTV cần tìm hiểu chu trình khóa sổ, lập và trình bày BCTC. Tùy thuộc vào đặc điểm khách hàng, KTV cần sửa đổi, bổ sung các nội dung cần tìm hiểu của chu trình này cho phù hợp.
Chuẩn mực và người thực hiện
CMKiT số 315 yêu cầu KTV cần tìm hiểu KSNB về mặt thiết kế và triển khai nhằm xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán. Việc tìm hiểu và đánh giá KSNB trong giai đoạn lập kế hoạch này được thực hiện hiện gồm 02 phần:
- Phần 1 – Đánh giá KSNB ở cấp độ DN (Mẫu A610);
- Phần 2 – Tìm hiểu KSNB về các chu trình kinh doanh chính (Các mẫu từ A410-A450) và chu trình khóa sổ, lập và trình bày BCTC (mẫu A460).
KTV phải tìm hiểu về KSNB trong tất cả các cuộc kiểm toán. Yêu cầu này áp dụng đối với tất cả các đơn vị ở bất kỳ quy mô nào, ngay cả khi KTV đã quyết định chỉ thực hiện thử nghiệm cơ bản sẽ là biện pháp xử lý phù hợp đối với các rủi ro có sai sót trọng yếu.
Người thực hiện các mẫu này là Trưởng nhóm kiểm toán và người phê duyệt là Chủ nhiệm kiểm toán. Để thực hiện được Mẫu này đòi hỏi KTV phải tìm hiểu kỹ càng và có sự hiểu biết sâu sắc về đặc điểm của khách hàng và các chu trình kinh doanh chính. Đối với các khách hàng mới (khách hàng kiểm toán năm đầu tiên) có thể KTV chưa thực hiện được đầy đủ các mẫu này. Tuy nhiên, theo yêu cầu của CMKiT, nhóm kiểm toán cần có hiểu biết nhất định về khách hàng và các chu trình kinh doanh chính, do đó, cần thực hiện tối thiểu các mẫu A410, A420 cho một khách hàng kiểm toán. Các mẫu còn lại cần thực hiện tùy thuộc tính chất quan trọng đối với đặc điểm khách hàng cụ thể. Trong trường hợp kiểm toán từ năm thứ 2 trở đi, KTV cần tìm hiểu kỹ hơn để hoàn thiện các mẫu này.
Thời điểm thực hiện
Các mẫu này nên được thực hiện vào thời điểm thực hiện soát xét BCTC giữa kỳ hoặc kiểm toán sơ bộ.
Cách thực hiện
Tại phần mô tả các chu trình kinh doanh chủ yếu của khách hàng, KTV phải ghi chép lại
- Nguồn cung cấp thông tin (ai, bộ phận liên quan) và
- Cách xác minh tính hiện hữu của các bước
- Thủ tục trong từng quá trình (các mẫu chứng từ, các báo cáo nội bộ)
- Các thủ tục kiểm toán đã thực hiện (phỏng vấn, quan sát, kiểm tra) để chứng minh tính hiện hữu của các thông tin thu thập được, phục vụ cho quá trình tiến hành thử nghiệm kiểm soát hoặc thử nghiệm cơ bản.
KTV không phải tìm hiểu toàn bộ các hoạt động kiểm soát. KTV chỉ quan tâm đến việc đánh giá những kiểm soát giảm thiểu rủi ro có sai sót trọng yếu (do gian lận hoặc nhầm lẫn) trong BCTC. Mục đích duy nhất của kiểm soát là giảm thiểu rủi ro. Một kiểm soát mà không có rủi ro nào để giảm thiểu sẽ là dư thừa. Vì vậy, một rủi ro phải tồn tại trước khi có thể bị giảm thiểu bởi một kiểm soát của BGĐ. Tuy nhiên, một số KTV bỏ qua thực tế này. Họ bắt đầu đánh giá KSNB bằng việc ghi chép về hệ thống và các kiểm soát hiện có trước khi dành thời gian để xác định rủi ro nào thật sự phải được giảm thiểu. Phương pháp này dẫn đến nhiều công việc không cần thiết trong quá trình ghi chép và lữu trữ tài liệu kiểm toán và các kiểm soát mà sau đó được chứng minh là hoàn toàn không liên quan đến các mục tiêu kiểm toán.
Chỉ phỏng vấn BGĐ là không đủ để đánh giá việc thiết kế các thủ tục KSNB hoặc xác định liệu chúng có được thực hiện hay không.
Khi ghi chép hiểu biết của KTV về việc thiết kế của KSNB liên quan đến cuộc kiểm toán, KTV phải:
- Xác định nội dung, đặc điểm và mục đích của tài liệu được sử dụng;
- Ghi lại nhân sự quản lý tham gia (tên, chức vụ) vào thực hiện các KSNB.
Thủ tục đánh giá rủi ro phải thực hiện để thu thập bằng chứng kiểm toán về việc thực hiện kiểm soát bao gồm:
- Phỏng vấn nhân sự của đơn vị;
- Quan sát hoặc thực hiện lại việc áp dụng các kiểm soát cụ thể;
- Kiểm tra các tài liệu và báo cáo; và
- Kiểm tra một hoặc hai giao dịch thông qua hệ thống thông tin liên quan đến việc lập BCTC. Thủ tục này thường được gọi là “walkthrough- test/thủ tục kiểm tra từng bước quy trình”.
Lưu ý: “walkthrough- test/thủ tục kiểm tra từng bước quy trình” không phải là kiểm tra về tính hoạt động hữu hiệu của một kiểm soát. Việc thực hiện các kiểm soát cung cấp bằng chứng về việc liệu một kiểm soát có thực sự hoạt động tại một thời điểm cụ thể không. Nó không chứng tỏ về tính hoạt động hữu hiệu trong cả thời kỳ được kiểm toán. Bằng chứng về tính hoạt động hữu hiệu sẽ đạt được từ thử nghiệm kiểm soát.
Nếu nghi ngờ một kiểm soát nào đó không thực sự được thực hiện, KTV sẽ không đánh giá về mặt thiết kế của kiểm soát đó hoặc không ghi chép về mặt thực hiện của kiểm soát đó cho đến khi thực hiện một số công việc để xác định là kiểm soát đó có tồn tại và hoạt động. Hoặc KTV không cần dành thời gian để đánh giá các kiểm soát đã được xác định là thiết kế không phù hợp.
Gợi ý các tiêu chí cần xem xét khi đánh giá thiết kết của các thủ tục KSNB (cột số 3 tại mục 4. Soát xét thủ tục KSNB về mặt thiết kế và thực hiện) bao gồm:
- Mục đích của kiểm soát và liên hệ của nó với rủi ro;
- Bản chất và tầm quan trọng của rủi ro;
- Năng lực và thẩm quyền của người thực hiện hoạt động kiểm soát;
- Sự thường xuyên và nhất quán khi hoạt động kiểm soát được thực hiện;
- Mức độ tổng hợp và khả năng dự báo;
- Tiêu chuẩn để điều tra và quy trình để theo dõi;
- Sự phụ thuộc vào các hoạt động kiểm soát khác;
- Sự phụ thuộc vào các thông tin do đơn vị cung cấp;
Các tiêu chí này được hiểu như sau:
Mục đích của việc kiểm soát và liên hệ của nó với rủi ro
Một thủ tục có chức năng để ngăn chặn hoặc phát hiện sai sót trọng yếu thường chính xác hơn một thủ tục mà chỉ đơn thuần là xác định và giải thích sự chênh lệch. Ngoài ra, một thủ tục kiểm soát liên quan gián tiếp đến rủi ro thường ít có khả năng ngăn chặn hoặc phát hiện sai sót trọng yếu trong số dư TK, giao dịch và thuyết minh hơn so với một kiểm soát có liên quan trực tiếp đến rủi ro.
Ví dụ, mục đích của dự toán để soát xét doanh thu thực tế thông thường là để xác định và giải thích sự chênh lệch cho các mục đích hoạt động không nhất thiết phải cho các mục đích phát hiện các sai sót trọng yếu.
Điều quan trọng là đánh giá này được áp dụng cho mỗi rủi ro mà kiểm soát có thể phát hiện được.
Bản chất và tầm quan trọng của rủi ro
Rủi ro tiềm tàng càng lớn mức độ chính xác của thủ tục kiểm soát được kỳ vọng càng cao.
Ví dụ, một thủ tục kiểm soát có mức độ giám sát cao hơn sẽ phù hợp hơn với phần hành chi phí lương vì phần hành này thường có rủi ro có sai sót trọng yếu ở mức độ bình thường, nhưng có thể không phù hợp đối với những rủi ro có sai sót trọng yếu ở mức độ cao như là một ước tính kế toán quan trọng.
Năng lực và thẩm quyền của người thực hiện hoạt động kiểm soát
Kinh nghiệm của người thực hiện hoạt động kiểm soát và vị trí của họ trong tổ chức ảnh hưởng đến sự hiệu quả của hoạt động kiểm soát.
Ví dụ, nếu người trợ lý của kiểm soát viên thực hiện soát xét tài liệu được chuẩn bị bởi kiểm soát viên, thẩm quyền của trợ lý kiểm soát viên trong việc thực hiện một đánh giá như vậy có thể bị chất vấn, đưa ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp giữa người trợ lý và kiểm soát viên.
Ví dụ, một nhân viên cấp dưới có thể chưa có kiến thức cần thiết về đơn vị được kiểm toán hoặc vị trí trong tổ chức để thực hiện thủ tục kiểm soát một cách hiệu quả – công việc đòi hỏi phải có một sự hiểu biết sâu về đơn vị được kiểm toán và có khả năng đưa ra thách thức với lãnh đạo và những người khác trong tổ chức.
Mức độ tổng hợp và khả năng dự báo:
Một kiểm soát được thực hiện thường xuyên và liên tục sẽ có độ chính xác cao hơn so với một kiểm soát chỉ được thực hiện một cách rời rạc (không thường xuyên).
Ví dụ, một kiểm soát dạng soát xét đã xác định rõ ràng các thủ tục và được thiết kế để được thực hiện hàng quý sẽ chính xác hơn một kiểm soát không xác định được thủ tục và được thực hiện không thường xuyên hoặc được thực hiện đột xuất. Tương tự như vậy, khi kiểm soát CNTT nói chung có hiệu quả, kiểm soát tự động được kỳ vọng sẽ hoạt động liên tục hơn một kiểm soát thủ công.
Một điều khiển được thực hiện ở một mức độ chi tiết hơn nói chung là chính xác hơn một kiểm soát được thực hiện ở một mức độ tổng thể. Độ chính xác của những kiểm soát này cũng phụ thuộc vào khả năng dự đoán (ví dụ, kết quả mong đợi càng dự báo được thì mức độ chính xác khi xác định sai sót trọng yếu tiềm tàng càng cao).
Ví dụ, sự phân tích về doanh thu theo khu vực địa lý hoặc dòng sản phẩm sẽ chính xác hơn sự phân tích tổng doanh thu của đơn vị.
Tiêu chuẩn để điều tra và quy trình để theo dõi
Đối với kiểm soát loại soát xét (trừ khi việc soát xét được thực hiện đối với từng giao dịch), ngưỡng sai sót có thể chấp nhận khi điều tra các chênh lệch hoặc khác biệt và mối quan hệ của nó với mức trọng yếu là quan trọng nhưng chỉ là sự xác định một cách chủ quan mức độ chính xác của kiểm soát. Việc theo dõi các trường hợp ngoại lệ và những khoản mục bất thường được ghi nhận thông qua soát xét cũng rất quan trọng, phải theo dõi để giải quyết kịp thời và xác định cách phản hồi phù hợp và hỗ trợ khi cần thiết.
Ví dụ, một kiểm soát mà điều tra các chỉ tiêu gần với mức trọng yếu đã được lựa chọn có độ chính xác thấp và nguy cơ không có khả năng ngăn chặn hoặc phát hiện sai sót có thể là trọng yếu hơn so với một kiểm soát mà điều tra các chỉ tiêu nhỏ hơn so với mức trọng yếu.
Phụ thuộc vào các thủ tục kiểm soát khác hoặc phụ thuộc vào thông tin
Nếu một hoạt động kiểm soát phụ thuộc vào các kiểm soát khác (ví dụ: hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát CNTT chung) hoặc thông tin mà đơn vị cung cấp, nó có thể hữu ích để hiểu được các thủ tục kiểm soát mà nó phụ thuộc và/hoặc xem xét các thông tin được sử dụng cho việc kiểm soát. Đây không phải là yêu cầu bắt buộc, ngoại trừ mục đích lên kế hoạch để kiểm tra hiệu quả hoạt động trong trường hợp tin tưởng vào hệ thống KSNB của đơn vị (tức là khi thông tin do đơn vị cung cấp được sử dụng nhiều hơn khi thực hiện thủ tục kiểm toán).
Đối với những điểm yếu phát hiện trong quá trình soát xét, đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện các kiểm soát, KTV cần ghi lại trong dự thảo Thư quản lý và xem xét liệu các điểm yếu đó có hình thành khiếm khuyết nghiêm trọng không. Trường hợp trong quá trình đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện các KSNB phát hiện ra các khiếm khuyết nghiêm trọng, KTV phải kiểm tra lại các khiếm khuyết này đã được xem xét khi đánh giá rủi ro ở cấp độ cơ sở dẫn liệu chưa.
KTV cần cân nhắc tiến hành thử nghiệm kiểm soát trong những trường hợp sau:
- KTV tin rằng KSNB được thiết kế và vận hành có hiệu quả trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót hoặc gian lận có ảnh hưởng trọng yếu đến các cơ sở dẫn liệu của các chỉ tiêu trên BCTC.
- Các thử nghiệm cơ bản không đủ cơ sở cung cấp các bằng chứng kiểm toán phù hợp cho các cơ sở dẫn liệu của các chỉ tiêu trên BCTC, chẳng hạn các chu trình kinh doanh chủ yếu phụ thuộc ở mức độ cao vào hệ thống CNTT.
Để thực hiện việc đánh giá KSNB đối với chu trình kinh doanh chính, KTV cần thực hiện 06 bước công việc sau: (Tại các Mẫu từ A410 – A460 là các ví dụ về mục tiêu kiểm soát, rủi ro và thủ tục kiểm soát chính. Các DNKiT khi áp dụng phải sửa đổi cho phù hợp với công ty và từng khách hàng cụ thể. Đối với mẫu A460, tùy vào đặc điểm khách hàng, KTV có thể lựa chọn các thủ tục kiểm soát chính tại Phụ lục 1 – Thư viện các thủ tục kiểm soát để điền vào mẫu này hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp )
- Bước 1 – Xác định mục tiêu kiểm soát: Mục tiêu kiểm soát được xây dựng chủ yếu dựa vào một số cơ sở dẫn liệu. Các cơ sở dẫn liệu hiệu quả đối với tìm hiểu, đánh giá và kiểm tra KSNB là tính hiện hữu, tính đầy đủ và tính chính xác. Các cơ sở dẫn liệu khác thường được kiểm tra thông qua kiểm tra cơ bản.
- Bước 2 – Xác định rủi ro có thể xảy ra: Xác định được rủi ro có thể xảy ra dẫn đến mục tiêu kiểm soát tương ứng không thực hiện được.
- Bước 3 – Xác định thủ tục kiểm soát chính: Xác định thủ tục kiểm soát chủ yếu mà DN sử dụng để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa một cách có hiệu quả các rủi ro đã xác định.
- Bước 4 – Đánh giá thủ tục kiểm soát chính về mặt thiết kế: Sử dụng các thủ tục phỏng vấn, trao đổi, quan sát và vận dụng xét đoán chuyên môn để đánh giá xem thủ tục kiểm soát chính này có ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa có hiệu quả rủi ro đã xác định hay không.
- Bước 5 – Đánh giá thủ tục kiểm soát chính về mặt thực hiện: Kiểm tra xem DN có thực sự sử dụng các thủ tục kiểm soát này không bằng việc chọn mẫu một hoặc hai nghiệp vụ kiểm tra quy trình từ khi bắt đầu cho đến khi được ghi nhận vào BCTC (có thể sử dụng walkthrough test).
- Bước 6 – Quyết định có thực hiện kiểm tra tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát chính hay không: KTV có thể quyết định tiếp tục thực hiện kiểm tra tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát chính (thử nghiệm kiểm soát), khi đó KTV sẽ thực hiện tiếp các mẫu giấy làm việc tại phần C. Trường hợp KTV quyết định không thực hiện kiểm tra tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát chính mà chỉ thực hiện thử nghiệm cơ bản thì KTV không phải thực hiện các mẫu giấy làm việc tại phần C liên quan đến thủ tục kiểm soát chính đó.
Lưu ý: KTV có thể thể hiện quyết định có kiểm tra tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát chính vào cột số 6 như trong các biểu này đang trình bày hoặc thể hiện tại phần kết luận, khi đó tại phần kết luận của các biểu này, KTV sẽ nêu cụ thể các kiểm soát chính sẽ thực hiện kiểm tra tính hữu hiệu tại phần C. Việc hoàn thành các biểu này không phải đã bao gồm việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để kiểm tra tính hữu hiệu của kiếm soát chính.
Bước 7 – Tham chiếu đến giấy làm việc thử nghiệm kiểm soát (nếu thực hiện): Khi quyết định thực hiện kiểm tra tính hữu hiệu đối với một thủ tục kiểm soát chính, KTV thực hiện thử nghiệm kiểm soát tương ứng (Phần C). KTV thực hiện tham chiếu từng thủ tục kiểm soát chính đã được quyết định có kiểm tra tính hữu hiệu với các giấy làm việc thử nghiệm kiểm soát tương ứng.
Khi kết luận kiểm toán cho các mẫu giấy làm việc phần này, KTV cần phải xác định các rủi ro có sai sót trọng yếu từ chu trình và ghi vào các giấy làm việc phần A800, đồng thời thiết kế thủ tục kiểm toán cơ bản tương ứng để xử lý.
Lưu ý:
Các DNKiT nên xây dựng thư viện về các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát chính cho các chu trình kinh doanh chính, chu trình khóa sổ, lập và trình bày BCTC theo từng loại hình kinh doanh sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc tìm hiểu và kiểm tra KSNB. (Tham khảo “Thư viện các thủ tục kiểm soát” tại Phụ lục 1 của Tài liệu này). Tại từng chu trình kinh doanh chính, CTKTM-BCTC đã gợi ý các thủ tục kiểm soát chính (Tại phụ lục 03 của tài liệu hướng thực hiện CTKTM) và thư viện các thủ tục kiểm soát ở mẫu A4xx1 để KTV xem xét, tham khảo.
Liên kết với giấy làm việc khác
Các thông tin trong các mẫu này được liên kết tới Mẫu A610, các mẫu tại phần C và Mẫu A910, về rủi ro phát hiện trong quá trình lập kế hoạch dựa trên hiểu biết các chu trình kinh doanh và chu trình khoá sổ, lập và trình bày BCTC.
Liên hệ nếu quý khách cần tư vấn thêm: Ms Huyền Hotline/Zalo – 094 719 2091
Email: pham.thi.thu.huyen@manaboxvn.jp.
_______________
Việt Anh gia nhập Manabox từ năm 2017 và hiện đang làm Giám đốc vận hành tại Manabox Việt Nam. Với mong muốn chia sẻ kiến thức của bản thân, Việt Anh sẽ cung cấp những bài viết chất lượng nhất đến độc giả.